Para contabilizar los gastos de Pleo Reembolsos en Holded correctamente, hay que hacer una configuración muy sencilla y rápida en la aplicación web de Pleo. ¡No te preocupes! Si sigues esta guía, en 20 minutos habrás terminado.
? Si todavía no has conectado Pleo con Holded, haz clic aquí
Lo primero que debes hacer es abrir ambas aplicaciones en tu ordenador. Una vez listas, ve a la web app de Pleo y sigue estos pasos:
Abajo a la izquierda, haz clic en tu nombre y luego en ? Ajustes > Contabilidad.
Bajo la opción “Configurar” podrás seleccionar tu sistema de contabilidad. Si ya has configurado “Holded Online” verás las cuatro cuentas que aparecen aquí abajo.
☝️ Por favor sigue los siguientes pasos en orden :
(0). Cuenta bancaria para los gastos de la tarjeta Pleo
Si ya la has configurado, ve al siguiente paso. Si no, ?sigue leyendo aquí.
1. Cuenta de contacto para Pleo Reembolsos
1.1 En Holded, dirígete a Contactos y haz clic en “Nuevo contacto” (arriba a la izquierda)
1.2 Asigna un nombre (por ejemplo “Pleo Reembolsos”)
1.3 Dentro del nuevo contacto, dirígete al apartado “Contabilidad”
1.4 Bajo ☝️ Cuenta proveedor/acreedor, crea una nueva cuenta que asociarás con el contacto. Es necesario que crees una cuenta 410 (tal y como ves en el ejemplo).
1.5 Bajo las cuentas 410 del cuadro de cuentas, asigna un nombre a la nueva cuenta (p. ej. Pleo Pocket Cuenta) y haz clic en “Crear”.
☝️ Importante: esta cuenta 410xxxxxxxx que acabas de crear servirá como la cuenta para gastos en efectivo en tu cuadro de cuentas.
1.6 Vuelve a los ajustes de Pleo y selecciona en el desplegable de “Contacto para Pleo Reembolsos” el contacto, y haz clic en “Guardar”
☝️ Ojo: Si tenéis un gran número de cuentas de contactos en Holded creado, puede que el nuevo contacto de Pleo Reembolsos no aparezca en el desplegable. En este caso contacta con support@pleo.io.
2. Cuenta bancaria para los gastos en efectivo
2.1Crea por favor una Pasarela de Pago para Pleo Reembolsos en Holded:
2.2 Entra en Holded > Tesorería y haz clic arriba a la derecha en “Añadir”
2.3 Agrega una Pasarela de pago (forma manual)
2.4 Llámala “Pleo Reembolsos” o algo parecido
2.5 Entra en las configuraciones de esta nueva cuenta:
Ejemplo de Pasarela de Pago
2.6 Dirígete al Número de cuenta y selecciona el número de la cuenta que hayas creado para Pleo Reembolsos (410XXXXXXX) al crear el contacto para Pleo Reembolsos en Holded.
☝️ Así, el Contacto de Pleo Reembolsos y la Pasarela de pago de Pleo Reembolsos estarán conectados con la misma cuenta de Pleo Reembolsos en el cuadro de cuentas en Holded. Es imprescindible para exportar gastos en efectivo y reembolsos correctamente.
2.7 Vuelve a los ajustes de Pleo y selecciona bajo “cuenta para gastos en efectivo” la nueva cuenta de Pasarela de Pago en el desplegable, y haz clic en “Guardar”
3. Cuenta para Reembolsos
A menos que reembolses a tus empleados directamente a sus tarjetas de crédito privadas a través de la Cartera Pleo, necesitarás esta cuenta para las remuneraciones pendientes de pago.
Esta cuenta agrupará las cantidades a reembolsar por empleado en Holded y al mismo tiempo se utilizará para equilibrar la cuenta para gastos en efectivo en Holded (Lee sobre los dos tipos de reembolsos más aquí).
Te aconsejamos configurar esta cuenta porque puede que en vuestra empresa se hagan tanto reembolsos directos como reembolsos manuales.
3.1 Entra en Holded > Tesorería y haz clic arriba a la derecha en “Añadir”
3.2 Añade otra Pasarela de Pago, llámala “Pleo remuneraciones pendientes de pago”
3.3 Entra en las configuraciones de esta Pasarela de Pago:
3.4 Como número de cuenta, cambia el número de cuenta:
465 Remuneraciones pendientes de pago
Si prefieres tener una nueva cuenta por separado, crea una nueva cuenta 4650000X “Remuneraciones pendientes de pago Pleo Reembolsos”
3.5 Vuelve a los ajustes de Pleo y selecciona bajo “Cuenta para Reembolsos” la nueva cuenta Pasarela de Pago en el desplegable que acabas de crear, y haz clic en “Guardar”
¡Listo!
Prueba de Exportación
Ahora solo te queda hacer una prueba de exportación.
Al exportar los gastos en efectivo junto con los reembolsos (directos y manuales) a Holded, estos deberían aparecer así en tu libro diario:
Ejemplo Libro diario: Gasto en efectivo y reembolso directo de este gasto
Ejemplo Libro diario: Gasto en efectivo y reembolso manual de este gasto
Ya sabes, si te quedan dudas, contacta con support@pleo.io
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