Tutustu Advanced Approvals -toimintoon

Advanced Approvals tarjoaa yrityksellesi enemmän hallintaa siihen, mitkä kulut vaativat tarkastuksen, kuka ne tarkastaa ja missä järjestyksessä tarkastukset tapahtuvat. Advanced Approvals on saatavilla asiakkaille Scale-, Lead- ja Enterprise-sopimuksissa.

Tämä artikkeli koskee yrityksiä, jotka käyttävät Advanced Approvals -toimintoa. Jos yrityksesi vielä määrittää tiimi-, luokka- tai yritystarkastukset erikseen, katso sen sijaan ohjeita olemassa oleville tarkastusasetuksille.

Mitä eroa on tarkastuksella ja Advanced Approvals -toiminnolla?

• Tarkastus on toiminto, jonka tarkastaja tekee kululle. Tarkastaja voi hyväksyä sen, pyytää lisätietoja tai hylätä sen.
• Advanced Approvals määrittää, mitkä kulut vaativat tarkastuksen, kuka ne tarkastaa ja missä järjestyksessä tarkastukset tapahtuvat.

Yrityksesi voi esimerkiksi luoda käytännön, jossa yli 5 000 euron kulun tarkastaa ensin työntekijän esimies ja sen jälkeen Talousosasto.

Miten Hyväksyntäkäytännöt toimivat

Hyväksyntäkäytäntö sisältää ehdot ja hyväksyntävaiheet.

Ehdot

Ehdot määrittävät, mitkä kulut siirtyvät työnkulkuun. Käytettävissä olevista vaihtoehdoista riippuen ehdot voivat perustua tietoihin, kuten kulun summaan, kulutyyppiin, työntekijään, tiimiin, yksikköön, luokkaan, projektiin, osastoihin tai kustannuspaikkaan.

Hyväksyntävaiheet

Hyväksyntävaiheet määrittävät, kuka tarkastaa kulun.

Käytäntö voi sisältää yhden tai useamman vaiheen, kuten:

1. Työntekijän esihenkilö
2. Budjetin tai projektin omistaja
3. Talousosasto

Peräkkäiset ja rinnakkaiset hyväksynnät

• Peräkkäinen: Yksi hyväksyntävaihe on suoritettava loppuun ennen kuin seuraava alkaa. Käytä tätä, kun tarkastajien on toimittava määritetyssä järjestyksessä.
• Rinnakkainen: Kaksi tai useampi hyväksyntävaihe voi olla aktiivisena samanaikaisesti. Käytä tätä, kun tarkastukset ovat toisistaan riippumattomia.

Mitä tarkastajat voivat tehdä

Kun kulu ohjataan tarkastajalle, se näkyy Tarkasta-osiossa.

Tarkastaja voi:

• hyväksyä kulun
• pyytää lisätietoja käyttäjältä
• hylätä kulun.

Kun tarkastaja hyväksyy kulun, se siirtyy seuraavaan vaadittuun vaiheeseen. Työnkulku on valmis, kun kaikki vaaditut hyväksyntävaiheet on suoritettu. Lue lisää tarkastamisesta.

Siirtyminen Advanced Approvals -toimintoon

Kun yritys ottaa Advanced Approvals -toiminnon käyttöön, uudet hyväksyntäkäytännöt korvaavat yrityksen olemassa olevat tiimin, luokan, yrityksen ja peräkkäisten tarkastusten logiikan. Ennen siirtymistä tarkista nykyisestä asetuksesta luodut työnkulut ja varmista niiden ehdot, tarkastajat ja vaiheiden järjestys.

Seuraavat vaiheet

• Käytännön määrittämiseksi katso kohta Luo ja hallinnoi hyväksyntäkäytäntöjä
• Poissaolojen kattamiseksi katso kohta Lisää varatarkastajia