Come utilizziamo l'IA: funzione Linee guida di spesa di Pleo

Le linee guida di spesa permettono agli amministratori di condividere direttamente con i dipendenti le linee guida di spesa di un'azienda tramite Pleo. Queste si basano sulle categorie di spesa già esistenti dell'azienda, come "Pasti e Bevande" o "Viaggi". La funzione è supportata dall'intelligenza artificiale generativa (genAI) e consente agli amministratori di sfruttare questa tecnologia nella stesura delle linee guida (oppure possono anche essere redatte manualmente). Inoltre, permette ai dipendenti di porre domande sulle linee guida in modo naturale (Esempio: cosa posso spendere per una cena con un client?) e l'intelligenza artificiale generativa fornirà la risposta attingendo direttamente dalle linee guida. Se la risposta generata non è soddisfacente, c'è un meccanismo di feedback per comunicarlo a noi di Pleo. Questo consente ai dipendenti di ottenere risposte su come possono spendere denaro, senza dover contattare gli amministratori o il team finanziario. Gli amministratori possono sempre modificare o eliminare le linee guida, per assicurarsi che riflettano la politica di spesa aggiornata dell'azienda.

Qual è il valore delle linee guida di spesa per l'azienda?

Le linee guida di spesa offrono numerosi vantaggi:

• Linee guida chiare: i dipendenti ricevono linee guida chiare e specifiche per un ruolo per le spese accettabili, riducendo al minimo l'ambiguità e i potenziali problemi di non conformità.
• Coerenza: garantisce che le politiche di spesa siano coerenti, aggiornate e su misura per le esigenze specifiche dell'azienda.
• Riduzione degli errori: linee guida definite riducono la probabilità di errori di spesa e cattiva gestione finanziaria.

Inoltre, le Linee Guida di Spesa Abilitate dall'IA offrono i seguenti vantaggi:

• Creazione di politiche semplificata: Pleo automatizza la creazione, gestione e aggiornamento delle politiche di spesa specifiche dell'azienda, riducendo il carico di lavoro per gli amministratori.
• Domande e risposte in linguaggio naturale: l'abilitazione AI offre risposte in linguaggio naturale alle domande dei dipendenti sulle Linee guida di spesa, migliorando la comunicazione e la chiarezza.

Come viene utilizzata l'IA?

Pleo utilizza l'OpenAI LLM (large language model) di Microsoft Azure per offrire funzionalità AI all'interno della piattaforma. L'LLM non è addestrato sui dati dell'azienda, ma fornisce approfondimenti basati su ciò che è disponibile nell'istanza del cliente. A questo scopo, condividiamo informazioni, nome e posizione dell'azienda. Per generare linee guida, usiamo l'elenco delle categorie e degli account per ciascuna categoria che l'azienda possiede.

Condividiamo queste informazioni come parte del prompt che utilizziamo per generare testo dal LLM. Per i dati di produzione usiamo solo Azure OpenAI, e la versione che utilizziamo attualmente è distribuita all'interno dell'UE in Svezia. I dati vengono utilizzati dal LLM per generare il risultato e non vengono usati per addestrarlo.
Pleo non è responsabile per i contenuti generati dall'IA. Gli amministratori dei clienti sono sempre responsabili di assicurarsi che i contenuti condivisi con i dipendenti siano corrretti.
Pleo non è affiliato con alcun fornitore, commerciante o altro contenuto generato dall'IA.

I modelli di IA possono essere impiegati per automatizzare la generazione delle linee guida di spesa. Quando lo facciamo, seguiamo i seguenti passaggi:

• Elaborazione dei dati: l'IA elabora i dati specifici dell'azienda (ad esempio, categorie di contabilità, dimensioni, posizione) e i dati relativi al ruolo*.
• Decisioni automatizzate: i modelli di IA generano raccomandazioni, semplificando il processo di creazione delle politiche e garantendo allo stesso tempo accuratezza e rilevanza.
• L'amministratore ha il totale controllo: saranno sempre loro a pubblicare le linee guida e possono decidere quando utilizzare l'IA per modificare, aggiornare o pubblicare una nuova linea guida.
• Archiviazione sicura: tutti i dati sono archiviati in modo sicuro utilizzando l'infrastruttura cloud di Pleo su AWS (Amazon Web Services), garantendo riservatezza e protezione da usi impropri.
• Dati personali: nessun dato personale viene elaborato per impostazione predefinita. Poiché la funzione si basa sull'input di testo libero, elaboreremo ciò che l'utente inserisce.

Questo approccio aiuta le aziende a mantenere politiche di spesa efficaci ed efficienti, sfruttando il potere dell'IA per adattarsi alle esigenze organizzative in evoluzione.

*I dati sui ruoli non includono dati personali dei dipendenti, solo titoli professionali e nomi dei team.