Så här ställer du in Pleo-integrationen i Business Central

Äldre integration – den här guiden är avsedd för användare som behöver funktionen Representation.

I alla andra fall rekommenderar vi användning av vår nya Business Central-integration. Använd installationsguiden för att komma igång med anslutningen av Business Central v2 till Pleo.

Viktigt att veta innan du börjar:

Pleos direktintegration stöder bara den molnbaserade versionen av Business Central som hostas direkt av Microsoft.
Om ditt företag använder Business Central genom en tredjepartsleverantör eller om din Business Central-plattform hostas lokalt på din server kan du tyvärr inte använda direktintegrationen.

Är du osäker på om så är fallet?

Logga sedan in på din Business Central-plattform och se vad som står i webbläsaren. Om webbläsaren heter till exempel https://businesscentral.dynamics.com är den hostad av Microsoft och du kan använda direktintegrationen.

Om din version är hostad av tredje part eller körs internt kan du i stället exportera dina utgifter från Pleo genom att använda en anpassad Excel- eller CSV-fil.

Direktintegrationen stöder inte heller “Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations”.

Kontakta vårt supportteam om guiden nedan inte täcker dina behov eller dina anpassade inställningar i Business Central.

Steg 1: Skapa ett nytt motkonto i Business Central

I Business Central, skapa ett nytt G/L Account för Pleo.
Det gör du genom att klicka på Finance → Chart of Accounts → New.
Obs: Kontot måste vara ett G/L Account. Integrationen kan inte importera bankkonton från Business Central.

Om du avser att använda Pleos utläggsfunktion måste du skapa ytterligare två ekonomiska konton för funktionen:

Ett G/L Account för utlägg från Pleo
Det här kontot måste vara ett annat än det tidigare skapade kontot och kommer att agera som ett mellankonto
Ett G/L Account för utlägg
(Det här kontot måste vara annorlunda från de tidigare skapade kontona och kommer bara att användas vid manuell utbetalning utanför Pleo)

Steg 2: Skapa en ny Pleo-journal

Skapa en ny journal för Pleo under dina General Journals i Business Central.
Du gör detta genom att klicka på Finance → General Journals → General Journal → New.
Pleo ser enbart den första journalen i listan. Därför är det viktigt att du ger den namnet APleo eller ser till att journalen är den första i listan. När du namnger den kan det vara en bra idé att lämna beskrivningsfältet tomt eller kopiera journalens namn här. Om du lägger till en beskrivning är det detta du kommer att se i Pleo som namnet på journalen.
Lägg till ditt nyligen skapade motkonto i din Pleo-journal under Bal. Kontonummer.
OBS: Skapa inte en ny verifikationsserie för Pleo. Skapa bara en ny verifikation inom din mall för General Journals i Business Central.

Steg 3: Anslut Business Central till Pleo

Logga in på Pleo och gå till Inställningar → Bokföring
Välj Microsoft Dynamics 365 Business Central från listan över direktintegrationer
Du kan bli ombedd att logga in på Business Central för att autentisera dig på en separat sida
Logga in och ge Pleo tillåtelse att komma åt ditt Business Central-konto

Kommentar: Om du ser meddelandet Behöver administratörens godkännande när du försöker ansluta till ditt Business Central-konto, behöver du kontakta IT-teamet för att begära rätt behörigheter innan du slutför integrationsinställningen.

Du kommer att skickas tillbaka till Pleo. Här behöver du kartlägga några standardinställningar och konton:

Integrationsmiljö (välj ”Produktion”)
Integrationsföretag (välj relevant enhet från listan)
Pleo-journal för utgifter (välj journalen för Pleo som nyss skapades)
Konto för Pleo-utgifter (välj huvudbokskontot för Pleo-kontot som nyss skapades – Cash management)

Om du använder Pleos utläggsfunktion behöver du också göra ett val:

Journal för Pleo-utlägg (välj journalen för Pleo som nyss skapades)
Konto för utlägg (välj huvudbokskontot för utlägg och utbetalningar via Pleo som nyss skapades)
Motkonto för utbetalningar (välj huvudbokskontot för manuella utbetalningar utanför Pleo som nyss skapades)

Steg 4: Kategorier

När du har kopplat samman Pleo och Business Central behöver du skapa dina kategorier i Pleo.

Läs mer om Pleos kategorier här.

När du skapar en ny kategori i Pleo kommer du att kunna välja mellan dina huvudbokskontot från en rullgardinsmeny som direkt länkar till din kontoplan i Business Central:

Kom ihåg att namnge kategorin. Namnet är det som medarbetare ser och väljer från i Pleo-appen. Välj därför ett namn som medarbetarna lätt känner igen.

Steg 5: Momskoder

När du ansluter Pleo till Business Central skapas dina momskoder från Business Central automatiskt i Pleo.

Du ser listan över momskoder i Inställningar → Bokföring → Bläddra ned till avsnittet Momskod.

När du kartlägger dina huvudbokskonton som kategorier i Pleo kan du välja en momskod som standard för varje kategori.

Proffstips: Momskoder och Business Central

Om du redan har mappat momsinställningar i Business Central behöver du inte mappa momskoder i Pleo också.

När du exporterar dina utgifter från Pleo kommer Business Central automatiskt att veta vilken momskod som ska läggas på utgiften baserat på det valda huvudbokskontot.

Om du väljer en annan momskod för en utgift i Pleo (en annan än standardinställningen för momskod i Business Central), upphäver den valda momskoden i Pleo den förvalda inställningen i Business Central.

Steg 6: Taggar (Dimensioner)

Om du använder dimensioner som Projects, Departments eller Cost Centres i Business Central kan du enkelt importera dem till Pleo.

Gå till Inställningar i Pleo → Bokföring → Taggar
Klicka på ”Skapa taggrupp” och namnge den antingen som “Projekt” eller “Avdelningar” eller liknande
I Taggruppen → klicka på ”Importera” → välj vilken grupp av dimensioner du vill importera och klicka på ”Importera” igen

När dina dimensioner har importerats till Pleo kommer dina användare att kunna tagga varje utgift med rätt dimensionsvärde från Business Central.

Viktigt: När du gör ändringar i din lista över dimensioner i Business Central kommer de inte automatiskt att återspeglas i Pleo. Du behöver gå till taggruppen i Pleo och klicka på ”Återimportera” för att synka ändringarna.

Proffstips: Synkronisera dina avdelningar eller andra dimensioner som standard för”Teamkoder” i Pleo

Använder du avdelningskoder i Business Central? Då har du möjlighet att importera dem direkt som ”teamkoder” i Pleo.

Genom att göra det kommer dimensionerna automatiskt att tillämpas på användarnas utgifter, förutsatt att de är associerade med ett team i Pleo. Som en följd av detta behöver användarna inte längre manuellt välja sin avdelning varje gång de gör ett köp med sitt Pleo-kort.

Du har möjlighet att kartlägga dina avdelningar både som taggar och teamkoder i Pleo. Som standard kommer medarbetarens utgifter att tilldelas teamkoden som avdelning. Om medarbetaren väljer en annan avdelning via taggarna, kommer det värdet att väljas framför standardteamkoden.

Skriv till din kontaktperson på Pleo för att få hjälp att aktivera ”Avdelningssynk” för ditt företag.

Steg 7: Exportera dina utgifter från Pleo till Business Central

Dina utgifter pushas inte automatiskt till Business Central. Du behöver exportera dina Pleo-utgifter till journalen i Business Central med ett knapptryck.

Se den här guiden om hur du exporterar utgifter från Pleo.

När utgifterna exporteras kommer de skapa en post i journalen du har skapat för Pleo.

Följande data kommer att exporteras för varje utgift:

Anställningsdatum
Belopp (i din Kontos valuta)
Dokumentnummer från Pleo (t.ex. 2400001)
Beskrivning inkl:
- Köpställe/leverantör
- Medarbetarnamn
- Namn på Pleo-kategori
Kommentar:
- Kommentar från Pleo
Dimensioner (Projects, Departments, Cost Centres)
Kvitto i bilagan ”Inkommande dokumentfiler”

Begränsningar/FAQ

Data som exporteras från Pleo till Business Central kan inte justeras

Det är viktigt att notera att vår integration med Business Central är en fast API-integration som inte kan anpassas till individuella behov. Det innebär att data som importeras från Pleo till journalposten i Business Central är låst. Till exempel kan du inte välja vad du vill se i beskrivningsfältet eller definiera din egen nummerserie i Pleo (se även nästa punkt).

Du kan bara välja Pleos nummerserie

När du exporterar dina utgifter från Pleo till Business Central kommer fältet Dokumentnummer att fyllas i med Pleos nummerserie för utgifterna. Det här kan inte anpassas eller justeras. Om du vill skriva över Pleos nummerserie med den du har ställt in i BC, kan du i din Pleo-journal klicka på ”Process” → ”Omnumrera dokumentnummer” → ”Ja”. Efter det kommer alla poster att följa din önskade nummerserie i BC.

Dina motkonton för Pleo måste vara ett huvudbokskonto/finanskonto

Som du har läst tidigare i guiden är det viktigt att du skapar ditt motkonto för Pleo som ett finanskonto eller huvudbokskontot i Business Central.

Dock har vi vissa kunder som föredrar att deras motkonto för Pleo ställs in som ett bankkonto, eftersom det underlättar bokföringen för vissa. Tyvärr stöder inte vår integration det.

En begränsning i API:et innebär att Pleo bara kan importera finanskonton från Business Central. Därför är det nödvändigt att motkontot som skapas för Pleo är ett finanskonto.