Onboarding-checklista för administratör

Börja med att konfigurera ditt Pleo-konto så att medarbetare kan börja spendera och du tryggt kan följa upp och exportera utgifter redan från dag ett.

Sätt in pengar på ditt konto

Överför medel till ditt Pleo-konto så att dina medarbetare har tillgängliga medel att använda på sina kort när de blir inbjudna.

Bra att veta: Den första insättningen kan ta några dagar extra eftersom vårt verifieringsteam behöver validera källan till dina medel. När ditt bankkonto är verifierat behandlas framtida insättningar mycket snabbare.

Konfigurera inställningarna för ditt bokföringskonto

Gör bokföringskonfigurationen för att säkerställa att utgifter kopplas korrekt till relevanta G/L-konton, momssatser och eventuella nödvändiga kostnadsställen. Följ stegen för att konfigurera bokföring med Pleo, ställa in dina kategorier, ställa in dina taggar, konfigurera motkonton i Pleo och ställa in dina momskoder

Bjud in ditt team

Bjud in dina anställda så att de kan få tillgång till sina Pleo-kort och utbetalningsfunktioner (om det är aktuellt). Se Hur du bjuder in, raderar eller uppdaterar användarroller i Pleo, och om du använder utbetalningar, följ Tillåt utlägg och milersättning med utbetalningar.

Bra att veta: Börja med en mindre pilotgrupp först. Detta hjälper dig att justera konfigurationen innan du rullar ut den till resten av organisationen.

Beställ och aktivera kort

Beställ fysiska kort vid behov. Medarbetare får automatiskt tillgång till sina virtuella kort när de har loggat in och de kan lägga till korten i Apple Pay eller Google Pay genom att följa Lägg till kort i digital Wallet.

Gör din första riktiga transaktion

Använd ett Pleo-kort eller skicka in en utgiftsrapport för att testa flödet från början till slut. Kontrollera dina Kategorier och taggar, och justera dina bokföringsinställningar om något behöver förbättras.

Kör din första månadsavslutningsprocess

Slutför den första exporten genom att följa Så här exporterar du utgifter. Om du använder en bokföringsintegration ska du bekräfta att utgiftsdata överförs korrekt till ditt bokföringsprogram. Om du använder csv-export ska du säkerställa att filen innehåller all nödvändig utgiftsdata.

Granska dina attestflöden (valfritt)

Ställ in attestflöden för att säkerställa att utgifter attesteras av relevanta personer i din organisation (t.ex. närmaste chef, avdelningschef eller projektledare).

Konfigurera hantering av prenumeration (valfritt)

Ställ in leverantörskort för att hantera prenumerationer och återkommande leverantörsbetalningar effektivt.