Sådan opsætter du integrationen med Visma e-conomic

Oversigt

Integrationen understøtter følgende:

• Kortudgifter, tilbagebetalinger og fakturaer (ikke indkøbsordrer)
• Synkroniserer følgende hver time:
  • Kontoplan – automatisk import af værdier, inklusive opdateringer af navn, standardmomssatser og status.
  • Tags – afdelinger (kun Ét dimensionslag), og hvis der er abonneret på Projektmodul: Omkostningstyper, Projekter.
  • Moms – automatisk import af værdier, inklusive opdateringer af navn, momssatser og status.
  • Leverandør – automatisk import af værdier, inklusive opdateringer af navn og status.
• Udfylder koder for afdelinger på forhånd baseret på team. 
• Valg af bogføringsmetode – Kassekladde eller Leverandørgæld – og tilknytning af en leverandør til en udgift

Forberedelse

Opret 3 nye konti (type Balanceopgørelse) i e-conomic til:

• Pleo Saldo – følg bevægelser på virksomhedskontoen i Pleo
• Private udlæg – følg saldoen for medarbejderes tilgodehavender
• Eksterne tilbagebetalinger (valgfrit) – spor tilbagebetalinger, der er foretaget uden om Pleo

Opret 3 nye kassekladder i e-conomic til:

• Korttransaktioner 
• Udlæg 
• Fakturabetalinger

Forbindelse

1. Gå til Indstillinger i Pleo.
2. Klik på Regnskab, og vælg:
   1. Visma e-conomic blandt de tilgængelige valgmuligheder
   2. Din type e-conomic-aftale (se nedenfor)
3. Klik på Opret forbindelse.
4. Sørg for, at aftalenummeret er korrekt. 
5. Klik på Tilføj app.
6. Når du har oprettet forbindelse, skal du indtaste kontonummeret, og de kassekladder, der blev oprettet under opsætning af dine konti i e-conomic.

Hvordan vælger man den rigtige type e-conomic-aftale? 

Valgmulighed 1 – hvis du har brugeradgang via en enkelt aftale. Som bruger bør dette være din standardvisning i e-conomic:

Valgmulighed 2 – hvis du har adgang som administrator via flere aftaler. Som administrator i e-conomic kan du skifte mellem dine aftaler, som vist på dette billede:

Opsætning

Kategorier og moms

1. Gå til Indstillinger i Pleo. 
2. Klik på Regnskab. 
3. Vælg Kategorier. 
4. Opret kategorier.
5. Gør følgende for hver enkelt kategori:
   • Tilføj kontonumrene. 
     Bemærk! Det gælder, hvis du bruger Faktura – rullemenuen til valg af konti vil ikke give dig et komplet overblik under kategoriopsætning. Du skal i stedet indtaste dit kontonummer. 
   • Vælg en momskode i rullemenuen.

Tags og tag-grupper

Afdelinger i e-conomic afspejles i Pleo-tags.

1. Gå til Indstillinger i Pleo.
2. Gå til Regnskab. 
3. Klik på Tags. 
4. Gå til sektionen Dimensioner. 
5. Vælg de relevante dimensioner, som vil blive opsat som tags i Pleo.
6. Det tager cirka 15 minutter, før processen fuldføres i baggrunden.

• Hvis medarbejderen foretager køb på tværs af forskellige afdelinger

1. Klik på Indstillinger.
2. Gå til Regnskab.
3. Klik på Tags.
4. Opret en tag-gruppe, og navngiv den Afdelinger.
5. Åbn den nyoprettede tag-gruppe, og klik på Importér i øverste højre hjørne.

• Hvis udgifterne for dine medarbejdere altid er relateret til den samme afdeling

1. Klik på Brugere.
2. Vælg Teams.
3. Opret dine afdelinger.
4. Angiv den rigtige afdelingskode under Kode.
   
5. Tilføj teammedlemmerne.

Værd at vide: 

• Tags synkroniseres flere gange om dagen.
• Du kan maksimalt have fem aktive tag-grupper (hvis du allerede har oprettet 5 tag-grupper, skal du arkivere én af dem).
• Det er ikke muligt at skjule bestemte afdelinger for bestemte brugere.

Modulet Projects

Hvis du har modulet Projects, importeres både Projects og Cost Types som tag-grupper i Pleo. Der skal angives en Cost Type for alle udgifter med et Project-tag og omvendt.

Find ud af hvordan modulet Projects i e-conomic arbejder sammen med Pleo.

Avancerede indstillinger

Udgiftsoverførsel

Ved at aktivere denne funktion overføres eventuelle udgifter, der er dateret inden for en spærret eller lukket regnskabsperiode, automatisk til den næste åbne regnskabsperiode på eksporttidspunktet.

1. Gå til Indstillinger i Pleo.
2. Gå til Regnskab. 
3. Under Eksportindstillinger skal du slå knappen Udgiftsoverførsel til.

Leverandørtagging

1. Gå til Indstillinger i Pleo.
2. Gå til Regnskab. 
3. Klik på Aktivér leverandørtagging.
4. Vælg en standardleverandør på listen.
   Bemærk: Denne leverandør bruges automatisk, hvis ingen specifik leverandør er valgt til en udgift eller faktura.

Når Leverandørtagging er aktiveret og opsat, kan du i en udgiftsoplysning vælge en leverandør under Bogføringsmetode (leverandør er kun obligatorisk for Leverandørgæld).

Leverandørsynkronisering

Leverandører importeres fra e-conomic til Pleo med muligheden for at oprette nye leverandører fra Pleo under din Visma e-conomic-konto. Sådan opretter du nye leverandører:

1. Gå til Indstillinger i Pleo.
2. Åbn Regnskab.
3. Tilføj følgende indstillinger: 
   • Leverandørgruppe
   • Momszone
   • Betalingsvilkår
     Bemærk! Alle nye leverandører oprettes ved hjælp af disse Indstillinger – hvis du ønsker at foretage ændringer af oplysningerne om en leverandør, kan du gøre det i Visma e-conomic.

Værd at vide! Leverandører synkroniseres flere gange om dagen og afspejler eventuelle ændringer, der er foretaget af leverandørnavne eller leverandørstatus.

Eksportér en udgift

Når du har opsat integrationen, er det vigtigt at eksportere en udgift for at se, om integrationen er konfigureret korrekt.