Opret og administrer godkendelsespolitikker

Opret godkendelsespolitikker for at styre, hvilke udgifter der kræver gennemgang, hvem der gennemgår dem, og i hvilken rækkefølge godkendelserne sker.

Denne artikel gælder for virksomheder, der bruger godkendelsespolitikker. Hvis din virksomhed stadig konfigurerer gennemgang på team-, tag- og virksomhedsniveau separat, skal du følge vejledningen til de eksisterende indstillinger for gennemgang.

Før du går i gang

• Din virksomhed skal have et Scale-, Lead- eller Enterprise-abonnement
• Du skal have administratorrettigheder for at oprette eller redigere godkendelsespolitikker
• Bekræft, at din virksomhed er skiftet til avancerede godkendelser
• Beslut, hvilke udgifter politikken skal dække, og hvem der skal gennemgå dem
• Sørg for, at relevante teams, ledere, tags og organisationsoplysninger er opdaterede

Opret godkendelsespolitikker 

1. Gå til Indstillinger.
2. Åbn Godkendelsespolitikker.
3. Vælg Ny gennemgangsregel , og angiv et navn, der forklarer politikkens formål, f.eks. Marketingudgifter over 1.000 EUR.
4. Under Gælder for skal du vælge den virksomhed, enhed eller det omfang, som politikken gælder for.
5. Vælg den udgiftstype (kort, fakturaer, kørsel osv.), som reglen holder øje med.
6. Tilføj de betingelser, en udgift skal opfylde. Afhængigt af de tilgængelige muligheder for din virksomhed kan du muligvis bruge:
   • udgiftsbeløb eller -type
   • medarbejder, team eller leder
   • virksomhed eller enhed
   • tag, projekt, afdelinger eller omkostningscenter.
7. Tilføj ét eller flere godkendelsestrin, og tildel en eller flere godkendere til hvert enkelt trin.
   • Vælg fortløbende trin, når godkendere skal handle i en bestemt rækkefølge. 
   • Vælg parallelle trin, når gennemgange er uafhængige og kan ske på samme tid.
   • Tilføj backup-godkendere, hvor det er nødvendigt (anbefalet).
8. Gennemgå opsætningen, og vælg Føj til godkendelsespolitik.

Rediger godkendelsespolitikker

1. Åbn Godkendelsespolitikker.
2. Vælg det workflow, du vil ændre.
3. Opdater betingelser, trin eller godkendere.
4. Tjek, om ændringen påvirker afventende udgifter, nye udgifter eller begge dele.
5. Gem eller aktivér det opdaterede workflow.

Deaktiver eller slet godkendelsespolitikker

Deaktiver en politik, når den ikke længere skal tildele nye gennemgange, men opsætningen muligvis stadig er nødvendig. Slet kun et workflow, når det ikke længere er nødvendigt, og du er klar over, hvad der sker med afventende udgifter.