Einrichten der DATEV KR-Schnittstelle (Service „Buchungsdatenservice“)

Überblick

Wichtigste Funktionen der Schnittstelle

• Tags
  • Kostenstellen (KOST1 und KOST2) importieren und mit Tags in Pleo synchronisieren
• Händler:innen-Tagging 
  • Exportierte Ausgaben auf die tatsächlichen Händler:innen in DATEV KR buchen
• Mehrere Währungen 
  • Mehrere Währungen in Pleo aktivieren und in verschiedenen Währungen bezahlte Ausgaben in DATEV exportieren (Karten- und Eingangsrechnungszahlungen)

Vorbereitung

Dienste in DATEV aktivieren

1. Greifen Sie In DATEV auf Verwaltung zu.
2. Klicken Sie auf Rechteverwaltung online.
3. Wählen Sie Mandanten aus.
4. Aktivieren Sie den DATEV Buchungsdatenservice. 

Registrierung der API in DATEV

Bevor Sie die Schnittstelle in Pleo starten, stellen Sie sicher, dass Sie die Voraussetzungen für die Nutzung des DATEV Buchungsdatenservice mit DATEV eG erfüllen.

• Prüfen Sie die allgemeinen Informationen zum DATEV-Buchungsdatenservice im DATEV Buchungsdatenservice (Shop).
• Lesen Sie dieses DATEV Hilfe-Dokument, um Informationen und ein Video-Tutorial zur Verarbeitung der Daten in der DATEV Finanzbuchhaltung zu erhalten. 
• Unter DATEV-Datenservices einrichten finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Bestell- und Einrichtungsprozess. 

Konten einrichten

Erstellen Sie die folgenden Konten in Datev (Ihr:e Steuerberater:in sollte Ihnen die Kontonummern bereitstellen).

• Pleo-Bankkonto, um Transaktionen zu verfolgen, die mit Pleo-Karten und einem Pleo-Konto getätigt wurden.
  Typ: Bankkonto 
• Pleo-Privatauslage-Konto, um Geld zu verfolgen, das den Mitarbeiter:innen geschuldet wird (oder von den Mitarbeiter:innen).
  Typ: Sonstiges Verbindlichkeitskonto
• Pleo-Rückerstattungskonto, um alle Rückerstattungen von Geld zu verfolgen, das den Mitarbeiter:innen geschuldet wird (oder von Mitarbeiter:innen).
  Typ: Geldtransitkonto

Verbindung

1. Navigieren Sie in Pleo zu Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Buchhaltung.
3. Suchen Sie nach DATEV KR.
4. Wählen Sie die Option Setup DATEV KR (Buchungsdatenservice) aus.
5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Befolgen Sie die weiteren Anweisungen.

Konfiguration

Buchhaltungseinstellungen

1. Wechseln Sie in Pleo zu Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Buchhaltung.
3. Wählen Sie Setup aus.
4. Fügen Sie Ihr Geschäftsjahresende hinzu.
5. Ordnen Sie das Gegenkonto und das Transitkonto für die Rückerstattung zu.
6. Wählen Sie die Länge Ihrer Kategoriekonten in Datev aus.

Gegenkonten konfigurieren 

1. Wechseln Sie in Pleo zu Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Buchhaltung.
3. Wählen Sie Kontenplan aus.
4. Fügen Sie Ihr Konto und Gegenkonto dieser Registerkarte hinzu.

Tags konfigurieren (Kostenstellen)

1. Wechseln Sie in Pleo zu Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Buchhaltung.
3. Wählen Sie Tags aus.
4. Klicken Sie auf Tag-Gruppe hinzufügen (bis zu drei Tag-Gruppen in Pleo).
5. Fügen Sie einen Namen hinzu und wählen Sie KOST1 oder KOST2 aus.
6. Klicken Sie auf Tag-Gruppe anlegen.

Kategorien einrichten

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Kategorien erstellen, und sobald sie erstellt sind, können Sie diese Schritte befolgen:

1. Wechseln Sie in Pleo zu Einstellungen. 
2. Klicken Sie auf Buchhaltung. 
3. Wählen Sie Kategorien aus. 
4. Für jede Kategorie
   • Wählen Sie die relevante Kontonummer aus.
   • Wählen Sie einen Steuercode aus dem Dropdown-Menü aus.

Erweiterte Optionen

Händler:innen-Tagging

Wenn Sie die Möglichkeit haben möchten, Eingangsrechnungen und Ausgaben Händlern oder Händlerinnen zuzuordnen, aktivieren Sie das Händler:innen-Tagging. Erfahren Sie, wie Sie das Händler:innen-Tagging in Pleo aktivieren.

Buchhaltung für Mitarbeiter:innen (Rückerstattungsausgaben)

Sie können die Buchung von Rückerstattungen und rückerstattungsfähigen Ausgaben auf die Konten der Mitarbeiter:innen aktivieren, indem Sie diese Schritte befolgen:

1. Wechseln Sie in Pleo zu Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Buchhaltung.
3. Wählen Sie Setup aus.
4. Aktivieren Sie die auf Mitarbeiter:innen basierende Buchhaltung für Rückerstattungsausgaben

Eine Ausgabe exportieren

Nachdem Sie die Schnittstelle eingerichtet haben, ist es wichtig, eine Ausgabe zu exportieren, um zu sehen, ob die Schnittstelle korrekt konfiguriert ist.