Bewirtungsbeleg

Mit Pleo können Sie digitale Belege für Bewirtungskosten (Geschäftspartner:in) direkt in der App erstellen – ganz ohne Papierkram oder manuelle Schritte. Geben Sie einfach Angaben wie die Teilnehmer:innen und den Zweck der Ausgabe ein, und Pleo fügt einen vorschriftsmäßigen Beleg hinzu, damit Sie für eine Prüfung gerüstet sind.

Bewirtungsbelege einrichten

Admins können Bewirtungsbelege für bestimmte Ausgabenkategorien aktivieren. Sobald dies aktiviert ist, werden Mitarbeiter:innen, die Ausgaben in diesen Kategorien einreichen, dazu aufgefordert, einen Bewirtungsbeleg zu erstellen.

1. Wechseln Sie zu Einstellungen
2. Wählen Sie Buchhaltung
3. Klicken Sie auf Kategorien
4. Wählen Sie die Kategorie aus oder erstellen Sie eine neue, die Sie für die Bewirtung von Geschäftspartnern verwenden möchten
5. Aktivieren Sie den Bewirtungsbeleg für diese Kategorie
6. Das Feld Teilnehmer wird für diese Kategorie automatisch verpflichtend
7. Klicken Sie auf Speichern

Gut zu wissen: Sie können Bewirtungsbelege für mehrere Kategorien aktivieren – zum Beispiel „Essen & Getränke“, „Unterhaltung“ oder jede andere Kategorie, die Ihr Unternehmen für die Bewirtung von Kund:innen oder Mitarbeiter:innen verwendet.

Einen Bewirtungsbeleg generieren

Als Mitarbeiter:in

Wenn Sie eine Ausgabe in einer Kategorie einreichen, für die Bewirtungsbelege aktiviert sind, werden Sie aufgefordert, einen Beleg zu erstellen. Dies ist sowohl im Web als auch auf dem Mobilgerät möglich – und zwar für Karten- sowie Privatauslagen.

1. Reichen Sie Ihre Ausgabe wie gewohnt ein
2. Fügen Sie die Teilnehmer:innen (obligatorisch) hinzu – also die Personen, die beim Essen oder der Veranstaltung anwesend waren 
3. Geben Sie den Zweck der Ausgabe ein (z. B. „Abendessen mit Mandant:innen, um die Q3-Partnerschaft zu besprechen“)
4. Geben Sie den Trinkgeldbetrag ein, falls zutreffend
5. Bestätigen Sie, um den Bewirtungsbeleg zu erstellen

Gut zu wissen: Wenn Sie den Beleg nicht sofort erstellen, erhalten Sie eine Erinnerung, um ihn später abzuschließen.

Als Admin oder Buchhalter:in

Falls ein:e Mitarbeiter:in für eine berechtigte Ausgabe keinen Bewirtungsbeleg erstellt hat, kann ein:e Admin oder Buchhalter:in den Beleg ausstellen.

1. Navigieren Sie zu Exportieren.
2. Finden Sie die Ausgabe, für die ein Bewirtungsbeleg benötigt wird
3. Fügen Sie die fehlenden Details hinzu (Teilnehmer:innen, Zweck, Trinkgeld, falls zutreffend)
4. Generieren Sie den Bewirtungsbeleg

Sowohl der Originalbeleg als auch der generierte Bewirtungsbeleg sind an die Ausgabe angehängt und können in Ihr Buchhaltungssystem exportiert werden.