Genehmigungsrichtlinien erstellen und verwalten

Erstellen Sie Genehmigungsrichtlinien, um festzulegen, welche Ausgaben überprüft werden müssen, wer sie überprüft und in welcher Reihenfolge diese Reviews erfolgen.

Dieser Artikel ist für Unternehmen gedacht, die Genehmigungsrichtlinien nutzen. Falls Ihr Unternehmen Team-, Tag- oder Company-Reviews weiterhin separat konfiguriert, folgen Sie der Anleitung für die bestehenden Review-Einstellungen.

Bevor Sie beginnen

• Ihr Unternehmen muss einen Scale-, Lead- oder Enterprise-Plan nutzen
• Sie müssen über Admin-Berechtigungen verfügen, um Genehmigungsrichtlinien zu erstellen oder zu bearbeiten
• Bestätigen Sie, dass Ihr Unternehmen auf Advanced Approvals umgestellt hat
• Legen Sie fest, welche Ausgaben von der Richtlinie abgedeckt werden sollen und wer sie überprüfen soll
• Stellen Sie sicher, dass die Informationen zu den relevanten Teams, Manager:innen, Tags und Organisationen aktuell sind

Genehmigungsrichtlinien erstellen 

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Öffnen Sie die Genehmigungsrichtlinien.
3. Wählen Sie Neue Überprüfungsregel aus und geben Sie einen Namen ein, der den Zweck der Richtlinie näher erläutert, z. B. „Marketing-Ausgaben über 1.000 €“.
4. Wählen Sie unter Gilt für das Unternehmen, die Entität oder den Geltungsbereich aus, für das bzw. die oder den die Richtlinie gelten soll.
5. Wählen Sie die Art von Ausgaben (Karten, Eingangsrechnungen, Kilometerpauschalen usw.) aus, auf die sich die Regel bezieht.
6. Fügen Sie die Bedingungen hinzu, die eine Ausgabe erfüllen muss. Je nach den Optionen, die Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen, kann dies Folgendes umfassen:
   • Ausgabenbetrag oder Ausgabenart
   • Mitarbeiter:in, Team oder Manager:in
   • Unternehmen oder Entität
   • Tag, Projekt, Abteilung oder Kostenstelle
7. Fügen Sie einen oder mehrere Genehmigungsschritte hinzu und weisen Sie jedem Schritt eine:n Reviewer:in oder mehrere Reviewer:innen zu.
   • Wählen Sie stufenweise Schritte, wenn Reviewer:innen in einer festgelegten Reihenfolge handeln müssen. 
   • Wählen Sie parallele Schritte, wenn die Reviews unabhängig voneinander und gleichzeitig stattfinden können.
   • Fügen Sie bei Bedarf Ersatz-Reviewer:innen hinzu (empfehlenswert).
8. Überprüfen Sie das Set-up und wählen Sie Zur Genehmigungsrichtlinie hinzufügen aus.

Genehmigungsrichtlinien bearbeiten

1. Öffnen Sie die Genehmigungsrichtlinien.
2. Wählen Sie den Workflow aus, den Sie ändern möchten.
3. Aktualisieren Sie die entsprechenden Bedingungen, Schritte oder Reviewer:innen.
4. Prüfen Sie, ob die Änderung offene Ausgaben, neue Ausgaben oder beides betrifft.
5. Speichern oder aktivieren Sie den aktualisierten Workflow.

Genehmigungsrichtlinien deaktivieren oder löschen

Deaktivieren Sie eine Richtlinie, wenn keine neuen Reviews mehr zugewiesen werden sollen, ihre Konfiguration aber möglicherweise weiterhin benötigt wird. Löschen Sie einen Workflow nur, wenn er nicht mehr erforderlich ist und Sie wissen, was mit offenen Ausgaben geschieht.