Advanced Approvals verstehen

Mit Advanced Approvals hat Ihr Unternehmen mehr Kontrolle darüber, welche Ausgaben überprüft werden müssen, wer sie überprüft und in welcher Reihenfolge diese Reviews stattfinden. Advanced Approvals ist für Kundinnen und Kunden mit Scale-, Lead- und Enterprise-Plänen verfügbar.

Dieser Artikel ist für Unternehmen gedacht, die Advanced Approvals nutzen. Falls Ihr Unternehmen Team-, Tag- oder Company-Reviews weiterhin separat konfiguriert, lesen Sie stattdessen die Anleitung für die bestehenden Review-Einstellungen.

Was ist der Unterschied zwischen Reviews und Advanced Approvals?

• Reviews sind die Aktionen, die ein:e Reviewer:in bei einer Ausgabe ausführt. Ein:e Reviewer:in kann sie genehmigen, mehr Details anfordern oder ablehnen.
• Mit Advanced Approvals wird festgelegt, welche Ausgaben überprüft werden müssen, wer sie überprüft und in welcher Reihenfolge diese Reviews stattfinden.

Ihr Unternehmen könnte beispielsweise eine Richtlinie festlegen, wonach eine Ausgabe über 5.000 € zuerst vom bzw. von der Manager:in des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin und anschließend von der Finanzabteilung überprüft werden muss.

So funktionieren Genehmigungsrichtlinien

Eine Genehmigungsrichtlinie enthält Bedingungen und Genehmigungsschritte.

Bedingungen

In den Bedingungen wird festgelegt, welche Ausgaben in den Workflow aufgenommen werden. Je nach den verfügbaren Optionen können diese Bedingungen auf verschiedenen Informationen basieren, zum Beispiel auf dem Ausgabenbetrag, der Ausgabenart, dem/der Mitarbeiter:in, dem Team, der Entität, dem Tag, dem Projekt, der Abteilung oder der Kostenstelle.

Genehmigungsschritte

Mit den Genehmigungsschritten lässt sich festlegen, wer eine Ausgabe überprüft.

Eine Richtlinie kann einen oder mehrere Schritte umfassen, zum Beispiel:

1. Manager:in des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin
2. Budget- oder Projektinhaber:in
3. Finanzen

Stufenweise und parallele Freigabeprozesse

• Stufenweise: Ein Genehmigungsschritt muss abgeschlossen sein, bevor der nächste beginnen kann. Nutzen Sie dies, wenn Reviewer:innen in einer festgelegten Reihenfolge handeln müssen.
• Parallel: Zwei oder mehr Genehmigungsschritte können gleichzeitig aktiv sein. Greifen Sie bei unabhängigen Reviews darauf zurück.

Berechtigungen von Reviewern/Reviewerinnen

Wenn eine Ausgabe einem/einer Reviewer:in zugewiesen wird, erscheint sie unter „Überprüfen“.

Der:die Reviewer:in kann:

• Die Ausgabe genehmigen
• Von der zahlenden Person mehr Details anfordern
• Die Ausgabe ablehnen

Nachdem ein:e Reviewer:in eine Ausgabe genehmigt hat, geht er:sie zum nächsten erforderlichen Schritt über. Der Workflow ist dann vollständig, wenn alle erforderlichen Genehmigungsschritte abgeschlossen wurden. Mehr über Überprüfungen erfahren.

Wechsel zu Advanced Approvals

Wenn ein Unternehmen sich für Advanced Approvals entscheidet, ersetzen die neuen Genehmigungsrichtlinien die bestehende Logik für Team-, Tag-, Company- und stufenweise Reviews dieses Unternehmens. Prüfen Sie vor dem Wechsel die Workflows, die aus dem bestehenden Set-up erstellt wurden, und bestätigen Sie deren Bedingungen, Reviewer:innen und Schrittfolge.

Nächste Schritte

• Informationen zum Konfigurieren einer Richtlinie finden Sie unter Genehmigungsrichtlinien erstellen und verwalten
• Informationen zur Vertretung bei Abwesenheiten finden Sie unter Ersatz-Reviewer:innen hinzufügen