Ersatz-Reviewer:innen hinzufügen

Sorgen Sie dafür, dass die Genehmigungsprozesse für Ausgaben weiterlaufen, auch wenn ein:e Reviewer:in einmal nicht verfügbar ist. Sie können einer Genehmigungsrichtlinie eine:n Ersatz-Reviewer:in hinzufügen oder mithilfe von „Abwesenheit“ die Genehmigungen eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin während einer Abwesenheit an eine festgelegte Vertretung weiterleiten.

Wählen Sie die passende Option:

• Ersatz für Genehmigungsrichtlinien: Konfigurieren Sie eine:n Ersatz-Reviewer:in für einen bestimmten Genehmigungsschritt.
• Vertretung bei Abwesenheit: Richten Sie während der Abwesenheit eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin eine vorübergehende Vertretung ein. Die entsprechenden Ausgabengenehmigungen werden dann an eine genehmigende Vertretungsperson weitergeleitet.

Bevor Sie beginnen

• Sie benötigen die Berechtigung, Genehmigungsrichtlinien oder die Zuweisungen von Mitarbeiter:innen als Reviewer:innen zu verwalten. Die Mitarbeiter:innen können ihren eigenen Abwesenheitsstatus hinterlegen, aber keine:n Ersatz-Reviewer:in zuweisen.
• Entscheiden Sie sich als Ersatz oder Vertretung für eine genehmigende Person, die über den erforderlichen Kontext und Zugriff auf das entsprechende Unternehmen oder die entsprechende Entität verfügt.
• Identifizieren Sie als Vertretung für die Genehmigungsrichtlinie den Workflow und den Genehmigungsschritt, für die ein Ersatz benötigt wird.
• Kontrollieren Sie, wie sich diese Änderung auf Ausgaben auswirkt, die bereits auf eine Prüfung warten. Gehen Sie nicht davon aus, dass durch das Einrichten einer Vertretung alle ausstehenden Genehmigungen neu zugewiesen werden.

Eine:n Ersatz-Reviewer:in zu einer Genehmigungsrichtlinie hinzufügen

Diese Option ist für Unternehmen gedacht, die Advanced Approvals verwenden. Informationen für Unternehmen, die die bestehenden Review-Einstellungen verwenden, finden Sie unter Vorübergehende:n Reviewer:in festlegen.

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Öffnen Sie die Genehmigungsrichtlinien.
3. Wählen Sie den relevanten Workflow aus.
4. Öffnen Sie den Genehmigungsschritt, der den:die primäre:n Reviewer:in enthält.
5. Fügen Sie eine:n Ersatz-Reviewer:in hinzu.
6. Konfigurieren Sie, wann der:die Ersatz-Reviewer:in Ausgaben erhalten oder überprüfen können soll.
7. Speichern Sie den Workflow.

Mit „Abwesenheit“ eine Vertretung von Reviewer:innen einrichten

Richten Sie mithilfe von „Abwesenheit“ während der Abwesenheit von Mitarbeiter:innen eine vorübergehende Vertretung für Genehmigungsprozesse ein. Admins können die Abwesenheit des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin erfassen und eine genehmigende Person als Vertretung zuweisen. Während der:die Mitarbeiter:in abwesend ist, werden die entsprechenden Ausgabengenehmigungen dann an diese Person weitergeleitet.

Mitarbeiter:innen: eigene Abwesenheit hinterlegen

• Sie können Ihren Abwesenheitsstatus unter Mein Konto im Web oder in der mobilen Pleo-App hinterlegen.
• Das Hinterlegen einer Abwesenheit und das Zuweisen einer genehmigenden Vertretungsperson sind separate Schritte. Um eine Vertretung für Genehmigungsprozesse einzurichten, bitten Sie eine:n Admin darum, die Zuweisung Ihrer genehmigenden Vertretungsperson auf der Seite „Nutzer“ zu überprüfen.

Admins: eine Abwesenheit erfassen und eine Vertretung zuweisen

Auf der Seite „Nutzer“ können Admins den Abwesenheitsstatus eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin verwalten und eine genehmigende Vertretungsperson zuweisen, an die während der Abwesenheit die entsprechenden Ausgabengenehmigungen gehen.

Admins: Abwesenheiten gesammelt verwalten

Admins können auf der Seite „Nutzer“ eine CSV-Datei hochladen und dort Abwesenheitseinträge gesammelt verwalten. Prüfen Sie nach dem Upload die hinterlegten Abwesenheiten und die Zuweisungen genehmigender Vertretungspersonen.

Vertretung nach Rückkehr von Abwesenden prüfen

• Ersatz für die Genehmigungsrichtlinie: Überprüfen Sie, ob der:die Ersatz-Reviewer:in konfiguriert bleiben soll. Entfernen oder ändern Sie bei Bedarf die vorübergehende Vertretung.
• Vertretung bei Abwesenheit: Prüfen Sie, ob der Abwesenheitsstatus des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin dessen/ihre Rückkehr widerspiegelt und ob Genehmigungsprozesse korrekt weitergeleitet werden.
• Prüfen Sie bei beiden Optionen, ob Ausgaben noch auf eine Prüfung warten, und bestätigen Sie, dass keine davon einem:einer Reviewer:in unbeabsichtigterweise zugewiesen wurden.

Gut zu wissen

• Richten Sie, wenn möglich, vor einer geplanten Abwesenheit eine Vertretung ein.
• Nehmen Sie die am wenigsten umfangreiche Änderung vor, die das Vertretungsproblem löst.
• Vermeiden Sie es, Workflow-Bedingungen weitreichend zu ändern, nur um auf die Nichtverfügbarkeit eines einzelnen Reviewers/einer einzelnen Reviewerin zu reagieren.
• Wenn sowohl ein Ersatz für die Genehmigungsrichtlinie als auch eine Vertretung bei Abwesenheit konfiguriert sind, prüfen Sie, an wen die Genehmigungsprozesse gehen, statt Annahmen darüber zu treffen, welche Option Vorrang hat.

Wenn eine Genehmigung bereits blockiert ist

• Bestätigen Sie den Workflow, den aktiven Genehmigungsschritt, den:die zugewiesene:n Reviewer:in und den Kontostatus des Reviewers/der Reviewerin.
• Wenn „Abwesenheit“ involviert ist, prüfen Sie auch den Abwesenheitsstatus des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin und die Zuweisung der genehmigenden Vertretungsperson.
• Richten Sie die passende Vertretung ein oder nutzen Sie den unterstützten Prozess zur Neuzuweisung. Prüfen Sie die bestehende Ausgabe separat, um zu bestätigen, ob sich die Zuweisung geändert hat.