Cómo los clientes españoles pueden contabilizar facturas en Business Central

Los clientes de Pleo registrados en España ahora pueden usar nuestra integración con Microsoft 365 Business Central para contabilizar correctamente las facturas de gastos de las tarjetas Pleo. Esto funciona de forma diferente a la funcionalidad de Facturas de Pleo.

Este artículo explica:

• Cómo empezar

• Antes de exportar de Pleo a Business Central

• Cómo marcar un gasto de Pleo como factura

• Cómo contabilizar las facturas exportadas de Pleo a Business Central

Cómo empezar

Si estás viendo este artículo, es probable que tu gestor de cuenta te lo haya comunicado. Conecta también Pleo a Business Central (si aún no lo has hecho). Si tienes algún comentario o pregunta, comunícaselo directamente a tu gestor de cuenta.

Antes de exportar de Pleo a Business Central

En Business Central, conviene revisar los código de método de pago de cada proveedor ("Vendor") que se pagará a través de las tarjetas Pleo antes de exportar cualquiera de tus facturas. Esto será relevante más adelante, cuando llegue el momento de contabilizar el pago de la factura (véase la sección más abajo).

1. En Business Central, ve a "Proveedores".

2. Haz clic en un proveedor a la vez.

3. En “Pagos” ("Payments"), haz clic en "Cód. forma pago" (“Payment Method Code”).

• 3.1 Si deseas que el pago de la factura se creará y registrará de forma automática en el mismo momento que registres la factura, por favor, crea una nueva forma de pago en la lista e.j. “Pleo” y conéctalo a la cuenta de mayor de Cartera de Pleo que ya has creado en el plan de cuentas anteriormente. Además, pon el Cód términos pago a 0D (al contado, 0 días). Esta forma de pago ahora conectas con todos tus proveedores que se pagarán a través de las tarjetas Pleo.):

  

• 3.2 Si prefieres que el pago no se crea y se registre de forma automática, también hay la posibilidad de crear un “Diario de pagos” (“Payment Journal") y sucesivamente crear los pagos manualmente. Eso consigues si:

  a) O borras el “Cód. forma pago” y el “Cód términos pago” completamente del proveedor y queda libre.

  b) O creas un “Cód forma pago” (llamándolo “Pleo”) y simplemente no lo conectas a la cuenta del mayor de la Cartera Pleo.

  Si 3.2 es tu método preferido de pago, tienes que crear un diario de pagos por separado y conectarlo a tu cuenta de mayor de la Cartera Pleo (véase al apartado “Cómo contabilizar las facturas exportadas”).

Cómo marcar un gasto de Pleo como factura

Sólo los administradores y contables pueden marcar un gasto de Pleo como factura. Por defecto, todos los gastos de Pleo se exportarán como "ticket" a menos que se marquen como factura. Algunas veces nuestros algoritmos inteligentes ya harán la preselección del tipo de documento para tí.

1. En la aplicación web de Pleo, ve a la página Exportar.

2. Haz clic en un gasto.

3. Marca el tipo de recibo como "Factura":

   

   1. Si el proveedor ya existe en tu cuenta de Business Central, Pleo le asignará automáticamente el nombre correcto. Alternativamente, puedes elegir un proveedor de Business Central haciendo clic en el menú desplegable. Si haces clic en "Crear nuevo proveedor" y rellenas los detalles, la integración de Pleo lo añadirá automáticamente a tu cuenta de Business Central. Verás sugerencias para el tipo de recibo, el número de CIF y el número de factura. Sin embargo, tendrás que hacer clic en estas sugerencias para aceptarlas o añadir los detalles manualmente.

4. Si has añadido un proveedor nuevo en Pleo y deseas que el método de pago se envíe a la cuenta de mayor de la cartera de Pleo, accede a Business Central y selecciona un código de método de pago (véase la sección anterior) para el proveedor antes de continuar con la exportación.

5. Exporta tus gastos de Pleo.

Cómo contabilizar las facturas exportadas de Pleo a Business Central

En Business Central, ve a "Facturas de compra" y encontrarás las facturas exportadas desde Pleo. Si todo parece correcto, el siguiente paso en Business Central es la revisión y el registro de la factura.

Paso 1: Revisar y registrar la factura

1. Ve a “Compras” > “Facturas compra” ("Purchase Invoices").

2. Haz clic en la factura específica que acabas de importar desde Pleo

3. Después de revisar los datos de la factura, en "Registro" (“Posting”), haz clic en "Vista previa de registro" (“Preview Posting”).

4. Revisa los asientos contables

5. Haz clic en "Registrar" (“Post”). Este es el último paso, después del cual no es posible realizar más cambios. La factura debería aparecer ahora en la lista de “Histórico facturas compra” ("Posted Purchase Invoices").

Paso 2 (dependiente de la forma de pago): Registrar el pago

Como hemos explicado antes, el registro del pago de la factura depende de la configuración del método de pago a nivel del proveedor. Hay dos posibilidades distintos:

• Registro automático: no se requiere ninguna acción. Las líneas de pago de la factura se contabilizarán automáticamente una vez completado el paso 1 (revisión y registro de la factura). Esto supone que has configurado la forma y los términos de pago conectado con la cuenta de mayor de la Cartera Pleo (véase la sección anterior: "Antes de exportar de Pleo a Business Central").

• Registro manual a través del journal de pago :

1. Haz clic en “Tesorería” ("Cash Management").

2. Haz clic en “Diarios de pagos” ("Payment Journals") y crea un diario de pago para Pleo que conectas a la cuenta de mayor de la Cartera Pleo

3. Abre el diario de pago y crea una nueva línea.

4. Navega a la columna “Liq.r por nº documento” y haz clic

5. Selecciona la factura abierta que acabas de importar y acepta → así se crea la línea del pago conectado a la factura.

6. Haz clic en “Registrar e imprimir” → clic en “Registrar” o “Vista previa de registro” y confirma. Ahora el pago de la factura queda registrado.