Revisión de gastos con IA

Las revisiones de gastos con IA te ayudan a identificar automáticamente si los gastos siguen las guías de gasto de tu empresa.

La función utiliza IA para marcar gastos que pueden incumplir la política, lo cual te ahorra tiempo y ayuda a que el gasto se mantenga bajo control. Cuando es necesario, la revisión de gastos con IA pide información adicional al empleado. Esta información se muestra a los revisores y administradores, que toman la decisión final sobre si el gasto debe aprobarse o denegarse.

La revisión de gastos con IA funciona tanto para compras con tarjeta como para gastos por cuenta propia. Analiza la información disponible en un gasto para generar una conclusión, incluyendo:

• Categoría del gasto, por ejemplo vuelos, comidas o alojamiento
• Importe gastado
• Comercio, incluido el tipo de compra y la ciudad/país
• Información del recibo, incluidos los artículos que aparecen en el recibo
• Asistentes
• La nota de gasto

Cómo habilitar las revisiones de gastos con IA

Para usar la revisión de gastos con IA, necesitas:

• Guías de gasto configuradas para tu empresa. La IA usa estas guías para evaluar los gastos.
• Acceso como administrador a Pleo para gestionar tus guías de gasto y ajustes.

Cuanto más detalladas y específicas sean tus guías de gasto, más precisa será la señalización de la IA.

La revisión de gastos con IA se habilita desde los ajustes de las guías de gasto:

1. En Pleo, accede a Ajustes
2. Ve a General
3. Haz clic en IA de Pleo
4. Activa Revisiones de gastos con IA

Información útil: 

• La revisión de gastos con IA funciona para compras con tarjeta y gastos por cuenta propia.

Explicación de la identificación

• OK: El gasto sigue las guías de gastos de tu empresa. Estos gastos pueden aprobarse rápidamente, a menudo en bloque, lo que permite ahorrar tiempo durante el proceso de revisión.
• Necesita atención: El gasto no sigue las guías de gastos de tu empresa. Estos gastos están marcados para que se revisen de manera más detallada y pueden necesitar justificación o aprobación adicional.
• Desconocido: La IA no puede determinar si el gasto cumple tus políticas, generalmente porque no hay suficiente información o la guía de gastos no es lo suficientemente clara. Estos gastos necesitan revisión manual.
  

Perspectiva del empleado

Cuando envías un gasto marcado como Necesita atención o Desconocido, recibirás información que explica por qué ha sido marcado. Después, podrás:

• Añadir más detalles o notas para explicar el gasto
• Adjuntar documentación adicional
• Enviarlo para revisar con la información que tu revisor necesite

Perspectiva del revisor

La revisión de gastos con IA marca los gastos, pero los revisores toman la decisión final sobre su aprobación. Los gastos aparecen en tu cola de revisiones con los siguientes componentes:

• Indicadores claros del estado de la evaluación
• Guías sobre qué comprobar (p. ej., “Este billete de avión es clase business, pero la política de tu empresa solo permite viajar en clase económica”)
• La capacidad de aprobar en bloque los gastos marcados como OK

Vista de exportación para administradores

En la página Exportar, los administradores pueden ver la conclusión de la revisión de gastos con IA en la columna llamada Asistente IA para políticas de gasto. Con el tiempo, estas conclusiones pueden ayudar a los administradores a entender cómo se ajusta el gasto a la política, detectar patrones en los gastos que la incumplen e identificar dónde puede ser necesario aclarar las guías de gasto.

Solución de problemas en la revisión de gastos con IA

Si los gastos se marcan de forma incorrecta o si se pasan por alto incumplimientos, utiliza la guía de solución de problemas para perfeccionar tus guías y mejorar la precisión.