Lista de comprobación de fin de mes

Cierra tus libros más rápido evitando los bloqueos habituales de exportación, definiendo una fecha límite clara y exportando datos limpios de Pleo a tu programa de contabilidad.

1. Evitar bloqueos de exportación

Estos son los problemas más habituales que retrasan el fin de mes. Afróntalos antes de mover nada a la cola de exportación.

1. Comprobar si faltan recibos
   • Recuerda a los empleados tu fecha límite interna de nominación
   • Revisa tu proceso de aprobación para asegurarte de que las personas adecuadas puedan revisar a tiempo
   • Si es necesario, considera la congelación automática de la tarjeta para quienes reincidan (la disponibilidad depende del plan y del mercado)
2. Corrige los detalles de gasto que falten o sean incorrectos
   • Comprueba que los gastos tengan la categoría, las etiquetas y las notas correctas
   • Si las categorías suelen ser incorrectas, revisa tu configuración de categorías para que los empleados puedan encontrar la opción adecuada
   • Si es necesario, habilita los campos obligatorios en Ajustes → Requisitos de envío
3. Revisa los reembolsos y devoluciones
   • Confirma tu enfoque interno de registro para exportar siempre la información correcta de forma coherente
4. Resolver los gastos que no cumplen la política
   • Asegúrate de que tus políticas estén configuradas en Pleo
   • Añade contexto y resuelve las excepciones antes de exportar para que no haya preguntas pendientes durante el cierre
5. Confirmar que los reembolsos estén completos
   • Si utilizas el bloqueo de fechas de gasto para los reembolsos por cuenta propia, confirma la fecha de bloqueo y comunícasela claramente a los empleados

2. Prepárate para la exportación

1. Establecer una fecha y hora de corte mensual
   • Ejemplo: primer viernes del mes a las 23:59
2. Pide a los empleados que completen sus envíos antes de la fecha de corte
   • Subir recibos que faltan
   • Añadir notas, seleccionar la categoría correcta y añadir cualquier etiqueta requerida
3. Completar todas las revisiones y aprobaciones
   • Asegúrate de que los revisores hayan terminado de comprobar los gastos y las facturas (según tus ajustes)
4. Gestionar valores atípicos y excepciones
   • Gasto personal
   • Gastos sin recibo (si tu política lo permite)
   • Todo lo que siga teniendo detalles pendientes
5. Mover los elementos listos a la cola de exportación
   • Mantén los elementos ahí hasta que realices la exportación final

Información útil: No puedes editar gastos en la cola de exportación, pero puedes volver a moverlos a No exportado si necesitas hacer cambios.

3. Exportar a tu programa de contabilidad

1. Exportar mediante integración
   • Mover elementos de la cola de exportación a Exportado
   • Tu integración asignará los datos en tu programa de contabilidad según tu configuración
2. Exportar mediante CSV
   • Mover elementos de la cola de exportación a Exportado
   • Descarga el archivo CSV y la carpeta de recibos
   • Utiliza tu formato CSV configurado para minimizar la edición manual antes de subirlo

Una vez que un gasto o una factura está exportado, no puedes editarlo en Pleo, así que primero asegúrate de que todo sea correcto

4. Comprobaciones posteriores al cierre

Después de registrar en tu programa de contabilidad:

• Conciliar saldos
• Guarda una copia de tu exportación en CSV (si corresponde)
• Registra cualquier ajuste de conciliación
• Anota cualquier excepción que hayas gestionado para que el cierre del mes que viene sea más rápido

5. Simplifica el mes que viene

• Configura un recordatorio recurrente a mitad de mes para gestionar bien los recibos.
• Firma SLA internos con empleados y revisores (por ejemplo: para que los recibos deban presentarse en un plazo de X días, que las revisiones se completen antes del día X).
• Haz un seguimiento de los problemas recurrentes y aborda las causas raíz (por ejemplo: actualiza las políticas, mejora la configuración de categorías o ajusta las aprobaciones).

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si los empleados presentan los recibos con retraso?

Decide cómo quieres gestionar las presentaciones tardías y aplica la norma de forma coherente:

• Ajustar el periodo anterior en contabilidad (entrada en el libro diario)
• Registrar el gasto en el periodo siguiente

¿Qué pasa si necesito volver a exportar?

Si cambias las asignaciones o corriges elementos después de la exportación, es posible que tengas que revertir y volver a contabilizar en tu programa, según tu proceso interno.