Llevar un seguimiento de las revisiones vencidas

Si tu empresa utiliza aprobaciones (revisiones) en Pleo, es una buena idea establecer un SLA (acuerdo de nivel de servicio) de aprobación interno para que los gastos no se queden atascados esperando revisión. Este artículo muestra cómo detectar revisiones vencidas, entender qué las está bloqueando y hacer el seguimiento correspondiente.

Llevar un seguimiento de los gastos que están esperando revisión

En la aplicación web de Pleo, ve a Revisar y busca los gastos que siguen con el estado Revisión pendiente (o el estado equivalente en tu flujo de trabajo).

Define internamente qué significa “vencida”

Pleo no aplica un temporizador de revisión universal (por ejemplo, “vencida después de 3 días”), así que normalmente definirás el concepto de “vencida” según tu propio proceso, por ejemplo:

• Sigue con el estado En revisión después de X días laborables
• Sin revisar por completo antes de la exportación de fin de mes

Identifica qué está bloqueando la revisión

Si las revisiones se acumulan y están siempre vencidas, las causas más habituales son la configuración de revisores, el orden de las revisiones escalonadas o los bucles de “Añadir información”.

Comprueba si se han configurado los revisores correctos

Las revisiones se pueden configurar en diferentes niveles, según tus ajustes:

• Revisión de equipo
• Revisión de etiqueta
• Revisión de empresa

Si un gasto parece “atascado”, comprueba lo siguiente:

• Falta asignar un revisor para el equipo o la etiqueta del gasto
• Ajustes de umbral (importes mínimos/máximos) que hacen que el gasto se gestione de forma diferente a la esperada
• Demasiados pocos revisores asignados, lo que genera un cuello de botella

Comprueba si las revisiones escalonadas están habilitadas

Si utilizas varios niveles de revisión, puedes habilitar las revisiones escalonadas para que las revisiones de equipo/etiqueta se completen antes que la revisión de empresa.

Si las revisiones escalonadas están activadas, un gasto no puede avanzar hasta que se complete el paso anterior. Esto significa que una revisión “vencida” suele estar bloqueada en el primer nivel de revisión.

Comprueba los retrasos por “Añadir información”

Si un revisor marca un gasto como Añadir información, permanecerá pendiente hasta que el titular de la tarjeta lo actualice y se vuelva a revisar.

Haz un seguimiento de las revisiones vencidas (flujo de trabajo recomendado)

1) Establece un SLA interno de aprobación

Decide qué significa “a tiempo” para tu empresa. Por ejemplo:

• “Los revisores de equipo/etiqueta aprueban en un plazo de 2 días laborables”
• “Todos los gastos deben estar completamente revisados para el tercer día laborable del mes”

2) Revisa y realiza un seguimiento de forma periódica

1. Comprueba la sección Revisar a diario (o con la frecuencia que elijas)
2. Para cualquier elemento vencido (según tu SLA interno), realiza un seguimiento con:
   • El revisor asignado (si el gasto está esperando revisión)
   • El titular de la tarjeta (si el gasto está marcado como Añadir información)

3) Usa la intervención del administrador cuando sea necesario

Si necesitas desbloquear los procesos de fin de mes, los administradores pueden intervenir en las revisiones de gastos en Gastos o Exportar.

Solución de problemas

No puedo encontrar el gasto en Revisar

1. Confirma que las aprobaciones (revisiones) estén habilitadas y configuradas (revisión de equipo/etiqueta/empresa)
2. Si eres administrador, intenta encontrar el gasto desde Gastos o Exportar

La solicitud de revisión le llega a la persona equivocada

1. Comprueba si el gasto tiene una etiqueta que active la Revisión de etiqueta
2. Comprueba la pertenencia al equipo y la configuración de la Revisión de equipo
3. Comprueba los umbrales (importes mínimos/máximos) para los revisores de equipo/empresa
4. Si las revisiones escalonadas están habilitadas, confirma en qué nivel de revisión está pendiente el gasto actualmente

Las revisiones siempre están vencidas

• Añade más revisores para reducir los cuellos de botella
• Comprueba que las revisiones escalonadas sean necesarias para tu flujo de trabajo
• Ajusta tu proceso de cierre de mes con los SLA internos y los recordatorios recurrentes

¿Pueden los revisores revisar sus propios gastos?

No. Los revisores no pueden revisar sus propios gastos (incluidos los revisores de equipo y de etiqueta).

¿Puedo volver a abrir un gasto que se revisó demasiado pronto?

Sí. Un administrador o responsable puede volver a abrirlo cambiando el estado de la revisión a uno que solicite cambios (por ejemplo, Añadir información).