Introducción a las aprobaciones avanzadas

Las aprobaciones avanzadas dan a tu empresa más control sobre qué gastos requieren revisión, quién los revisa y el orden en que se realizan las revisiones. Las aprobaciones avanzadas están disponibles para clientes con los planes Scale, Lead y Enterprise.

Este artículo se aplica a empresas que utilizan aprobaciones avanzadas. Si tu empresa aún configura las revisiones de equipo, etiqueta o empresa por separado, consulta las instrucciones de la configuración de revisiones actual.

¿Cuál es la diferencia entre las revisiones y las aprobaciones avanzadas?

• Revisar es la acción que realiza un revisor sobre un gasto. Un revisor puede aprobarlo, solicitar más detalles o rechazarlo.
• Las aprobaciones avanzadas determinan qué gastos requieren revisión, quién los revisa y el orden en que se realizan esas revisiones.

Por ejemplo, tu empresa podría crear una política en la que un gasto superior a 5000 EUR sea revisado primero por el responsable del empleado y después por Finanzas.

Cómo funcionan las políticas de aprobación

Una política de aprobación contiene condiciones y pasos de aprobación.

Condiciones

Las condiciones determinan qué gastos entran en el flujo de trabajo. Según las opciones disponibles, pueden basarse en información como el importe del gasto, el tipo de gasto, el empleado, el equipo, la entidad, la etiqueta, el proyecto, el departamento o el centro de coste.

Pasos de aprobación

Los pasos de aprobación determinan quién revisa un gasto.

Una política puede incluir uno o varios pasos, como:

1. Responsable del empleado
2. Propietario del presupuesto o proyecto
3. Finanzas

Aprobaciones secuenciales y en paralelo

• Secuencial: debe completarse un paso de aprobación antes de que comience el siguiente. Úsalo cuando los revisores deban actuar en un orden definido
• En paralelo: dos o más pasos de aprobación pueden estar activos al mismo tiempo. Úsalo cuando las revisiones sean independientes

Lo que pueden hacer los revisores

Cuando un gasto se asigna a un revisor, aparece en Revisar.

El revisor puede:

• Aprobar el gasto
• Solicitar más detalles a la persona con gastos
• Rechazar el gasto

Cuando un revisor aprueba un gasto, pasa al siguiente paso requerido. El proceso se completa cuando se han completado todos los pasos de aprobación requeridos. Más información sobre las revisiones.

Cambiar a aprobaciones avanzadas

Cuando una empresa opta por las aprobaciones avanzadas, las nuevas políticas de aprobación sustituyen la lógica actual de revisión de equipo, etiqueta, empresa y revisiones escalonadas. Antes de cambiar, revisa los procesos creados con la configuración actual y confirma sus condiciones, revisores y orden de los pasos.

Siguientes pasos

• Para configurar una política, consulta Crear y gestionar políticas de aprobación
• Para cubrir ausencias, consulta Añadir revisores de respaldo