Configurar las aprobaciones para reembolsos

Descubre las configuraciones de aprobación recomendadas para los reembolsos en Pleo y así mantener los reembolsos rápidos, consistentes y controlados.

Lo que puedes lograr con las aprobaciones de reembolsos

Las aprobaciones te ayudan a equilibrar la rapidez y el control al reembolsar a las personas por:

• Gastos por cuenta propia
• Solicitudes de kilometraje
• Reclamaciones de dietas

Con la configuración adecuada, puedes:

• Reducir el riesgo de reembolsos incorrectos o no conformes.
• Mantener la propiedad del gasto cerca del revisor adecuado (manager, propietario del presupuesto, finanzas).
• Acelerar el cierre de mes detectando problemas antes.
• Mejorar la confianza de los empleados con un proceso coherente y transparente.

Opciones para revisar (y cuándo funciona mejor cada una)

Revisión de equipo (revisión de responsable de equipo/líder de equipo)

Ideal para

• Control y visibilidad diarios para responsables de línea o líderes de equipo.
• Mantener los reembolsos alineados con los presupuestos y las expectativas del equipo.

Ventajas clave

• Propiedad clara: El revisor suele conocer el contexto (proyecto, viaje o normas del equipo).
• Decisiones más ágiles: Los responsables pueden aprobar rápidamente los casos habituales.
• Mejor gestión sin acumulaciones: Finanzas no necesita revisar cada reembolso.
• Se adapta al crecimiento de la empresa: cada equipo gestiona sus propias aprobaciones en lugar de centralizarlo todo.

Cuándo usarla: utiliza esta revisión como tu capa de revisión predeterminada para la mayoría de los reembolsos, especialmente en organizaciones grandes.

Revisión de etiquetas (revisión basada en presupuesto/proyecto/cliente)

Ideal para: aprobaciones que dependen de la finalidad del reembolso (p. ej., cliente, proyecto, centro de coste, ubicación o departamento)

Ventajas clave

• Las aprobaciones siguen el coste, no a la persona: el propietario del presupuesto adecuado revisa los reembolsos vinculados a su etiqueta
• Gobernanza coherente para equipos compartidos: útil cuando varios equipos gastan del mismo presupuesto de proyecto o cliente
• Mayor precisión en la asignación: fomenta el uso correcto de la etiqueta porque las aprobaciones dependen de ello

La revisión de etiquetas se aplica a todos los reembolsos con esa etiqueta (no está basada en un umbral), por lo que la carga de trabajo del revisor puede aumentar si las etiquetas se usan ampliamente.

Cuándo usarla: utiliza la revisión de etiquetas cuando la propiedad del presupuesto sea compleja (organizaciones matriciales, agencias/consultorías o trabajo basado en proyectos).

Revisión de empresa (revisión a nivel financiero)

Ideal para: una última capa de control donde finanzas (o un equipo central) autoriza los reembolsos en toda la empresa

Ventajas clave

• Cumplimiento de la normativa y control de políticas sólidos: garantiza que los reembolsos cumplan las reglas de la empresa antes de que salga el dinero
• Coherencia entre equipos: útil si las decisiones a nivel de equipo varían o si la política necesita una aplicación más estricta
• Preparación para auditorías: añade un control adicional para categorías sensibles o reembolsos de mayor riesgo

Cuándo usarla

• Reembolsos de mayor valor (establece umbrales para que finanzas revise lo que más importa)
• Cuando la política de la empresa requiere aprobación en varios niveles

Revisiones escalonadas (recomendado cuando tienes varias capas)

Si usas la revisión de empresa junto con la revisión de equipo o de etiquetas, activa las revisiones escalonadas para que las revisiones se realicen en un orden lógico.

Ventajas clave

• Orden predecible de revisiones: los revisores de equipo/etiqueta aprueban primero, finanzas revisa al final.
• Menos idas y vueltas: puedes resolver los problemas antes en la cadena.
• Responsabilidad más clara en la cuenta: todos saben en qué punto del proceso se encuentran

Cómo elegir la configuración adecuada (configuraciones recomendadas)

Configuración A: rápida y escalable (la más común)

• Revisión de equipo para reembolsos estándar
• Opcional: revisión de empresa solo para reembolsos de mayor valor (basado en umbral)

Por qué funciona: Mantiene las aprobaciones rutinarias cerca del equipo, mientras que finanzas se centra en las excepciones.

Configuración B: control del propietario del presupuesto

• Revisión de etiquetas para reembolsos vinculados a proyectos, clientes o centros de coste
• Opcional: revisión de empresa para reembolsos de alto valor

Por qué funciona: asegura que la persona responsable del presupuesto lo apruebe, independientemente de quién lo haya enviado.

Configuración C: alto control/alto cumplimiento de la normativa

• Revisión de equipo o revisión de etiqueta (o ambas) + revisión de empresa
• Habilitar revisiones escalonadas

Por qué funciona: una gobernanza sólida es la mejor opción cuando seguir las políticas es más importante que la rapidez.