Crear y gestionar Políticas de aprobación

Crea Políticas de aprobación para controlar qué gastos requieren revisión, quién los revisa y el orden en que se realizan las aprobaciones.

Este artículo se aplica a las empresas que usan Políticas de aprobación. Si tu empresa aún configura por separado las revisiones de equipo, etiqueta o empresa, sigue las indicaciones de los Ajustes de revisión existentes.

Antes de empezar

• Tu empresa debe tener un plan Scale, Lead o Enterprise
• Necesitas permisos de administrador para crear o editar políticas de aprobación
• Confirma que tu empresa se ha cambiado a aprobaciones avanzadas
• Decide qué gastos debe cubrir la política y quién debe revisarlos
• Asegúrate de que los equipos, responsables, etiquetas e información de la organización pertinentes estén actualizados

Crear políticas de aprobación 

1. Ve a Ajustes.
2. Abre Políticas de aprobación.
3. Selecciona Nueva regla de revisión e introduce un nombre que explique el propósito de la política, como Gastos de marketing superiores a 1000 EUR.
4. En Se aplica a, elige la empresa, entidad o ámbito al que se aplica la política.
5. Selecciona el tipo de gasto (tarjetas, facturas, kilometraje, etc.) que controla la regla.
6. Añade las condiciones que debe cumplir un gasto. Según las opciones disponibles para tu empresa, puedes usar:
   • Importe o tipo de gasto
   • Empleado, equipo o responsable
   • Empresa o entidad
   • Etiqueta, proyecto, departamento o centro de coste
7. Añade uno o varios pasos de aprobación y asigna uno o varios revisores a cada paso.
   • Elige pasos secuenciales cuando los revisores deban actuar en un orden definido. 
   • Elige pasos paralelos cuando las revisiones sean independientes y puedan realizarse al mismo tiempo.
   • Añade revisores sustitutos cuando sea necesario (recomendado).
8. Revisa la configuración y selecciona Añadir a la política de aprobación.

Editar políticas de aprobación

1. Abre Políticas de aprobación.
2. Selecciona el proceso que quieres cambiar.
3. Actualiza sus condiciones, pasos o revisores.
4. Comprueba si el cambio afecta a los gastos pendientes, los nuevos gastos o ambos.
5. Guarda o activa el proceso actualizado.

Desactivar o eliminar políticas de aprobación

Desactiva una política cuando deba dejar de asignar nuevas revisiones, pero aún puedas necesitar su configuración. Elimina un proceso solo cuando ya no sea necesario y entiendas qué ocurrirá con los gastos pendientes.