Controla los presupuestos en Pleo con Presupuestos y Subcuentas

Controla y gestiona el gasto en Pleo usando Presupuestos y Subcuentas para obtener visibilidad en tiempo real y evitar excesos de gasto.

Elige entre Presupuestos y Subcuentas

Revisa las diferencias que aparecen a continuación para decidir qué herramienta se adapta mejor a tus necesidades de control y seguimiento del gasto.

• Presupuestos (presupuestos flexibles) controlan el gasto frente a un importe objetivo usando etiquetas. Los presupuestos dan más visibilidad y mejoran los informes, pero no bloquean el gasto cuando alcanzas el 100 %.
• Las Subcuentas (presupuestos estrictos) aíslan fondos moviendo dinero a un saldo independiente y asignando tarjetas/personas para gastar desde ahí. Si una subcuenta se queda sin fondos, las tarjetas vinculadas a ella serán rechazadas, incluso si todavía hay dinero en tu Cuenta principal.

Comparar capacidades de las funciones

Usa este desglose para ver en qué planes está disponible, qué roles pueden usarlo y qué límites funcionales tiene.

Presupuestos

• Disponible en los planes Advanced y Beyond
• Solo los administradores y los contables ampliados pueden crear y actualizar presupuestos
• Puedes añadir a cualquier empleado como revisor de presupuestos (independientemente de su rol en Pleo)
• Si quieres:
  • Controlar el gasto de proyectos, departamentos o eventos usando etiquetas
  • Consultar el gasto frente al restante en tiempo real (incluidos los gastos pendientes y liquidados)
  • Mantén la flexibilidad: los presupuestos son una capa de seguimiento y no afectan a la capacidad de gasto

Subcuentas

• Disponible en los planes Essential, Advanced y Beyond (los límites varían según el plan)
• Solo los administradores y contables pueden crear subcuentas
• Si quieres:
  • Asignar dinero a “botes” con nombre (por ejemplo, “Marketing”, “Proyecto A”, “Proveedores”) y limitar qué tarjetas pueden gastar de cada bote
  • Detener el gasto cuando un bote específico se queda sin dinero (porque las los rechazos se producen según el saldo de la cuenta asignada)

Gestionar presupuestos (presupuestos flexibles)

Los presupuestos se basan en etiquetas. Los gastos con tarjeta y por cuenta propia con las etiquetas del presupuesto, dentro del periodo del presupuesto, se contabilizan en el presupuesto. Las facturas pagadas a través de Pleo también pueden computar para un presupuesto. Las facturas que solo se han marcado como pagadas (pagadas fuera de Pleo) no se incluyen.

Lee la guía completa para crear y gestionar presupuestos

Limitaciones del presupuesto (importante)

• Solo puedes crear presupuestos vinculados a etiquetas (no a equipos ni categorías)
• Si utilizas multientidad, no puedes consolidar el gasto entre entidades en un único presupuesto. Necesitarás un presupuesto independiente por entidad.
• Los presupuestos no son dinero reservado: el presupuesto no “retiene” fondos. Es una representación visual del gasto etiquetado.
• Los presupuestos no se asignan a empleados concretos: cualquiera puede imputar gasto al presupuesto aplicando la etiqueta.
• Los presupuestos y los límites de gasto del empleado son independientes:
  • Los presupuestos te ayudan a controlar el gasto según etiquetas
  • Los límites o las Subcuentas determinan si alguien puede gastar

Gestionar subcuentas (presupuestos estrictos)

Las subcuentas te permiten reservar partes de tu saldo en bloques independientes con nombre. Tu dinero sigue estando en una sola cuenta de Pleo, pero puedes dividirlo entre una cuenta principal y cero o más subcuentas.

Como administrador, puedes hacer lo siguiente:

• Mover dinero entre la cuenta principal y las subcuentas
• Asignar tarjetas a una cuenta (la principal o una subcuenta específica)

Lee la guía completa para configurar y gestionar subcuentas

Limitaciones de tarjetas y subcuentas (importante)

• Cada tarjeta se puede asignar a una cuenta a la vez (la principal o una subcuenta)
• Cuando reasignas una tarjeta, el gasto pasa inmediatamente a la nueva cuenta asignada
• Todas las tarjetas de un mismo usuario (física y virtual) solo se pueden asignar a una única subcuenta
• Hoy en día no se pueden añadir tarjetas temporales a las subcuentas

Funcionalidades relacionadas que funcionan bien con presupuestos y subcuentas

• Etiquetas: un etiquetado coherente hace que el seguimiento de presupuestos sea fiable
• División de gastos: divide un gasto entre varias etiquetas para que cuente para varios presupuestos
• Flujos de trabajo de revisión: el estado pendiente/en revisión afecta a lo que aparece en los presupuestos, por lo que unos procesos de revisión claros ayudan a mantener un seguimiento preciso
• Gestión de fondos: el lugar donde creas subcuentas, asignas tarjetas, mueves dinero y configuras reglas de transferencias
• Tarjetas para proveedores: útiles para aislar gastos de proveedores en una subcuenta específica.