Taloushallinnon automatisointi Pleon avulla

Pleo auttaa vähentämään manuaalista taloushallinnon työtä automatisoimalla keskeiset vaiheet, kuten kulujen kirjaamisen, tarkastamisen, kulukorvaukset, tilaukset ja käteisen hallinnan.

• Kulujen kirjaus ja kuittien kerääminen
• Pakolliset kentät kuluja varten
• Tarkastukset ja hyväksynnät
• Tekoälypohjainen kulujen tarkastus
• Kulukorvaukset
• Tilaukset ja toimittaja-automaatio
• Käteishallinta (automaattinen lisäys siirtosääntöjen avulla)

Kulujen kirjaus ja kuittien kerääminen

• Kuittimuistutukset: Työntekijöitä muistutetaan lisäämään kuitit kulutuksen jälkeen
  • Verkkosovelluksessa: Klikkaa profiilikuvaketta → Oma tili → Ilmoitukset (ota kuittimuistutukset käyttöön).
  • Mobiilisovelluksessa: Ota käyttöön push-ilmoitukset
• Fetch: Kerää automaattisesti kuitit sähköpostista ja yhdistää ne kuluihin
  • Oma tili → Tehostukset → Ota Fetch käyttöön ja yhdistä sähköposti

Pakolliset kentät kuluja varten

Varmistaa, että työntekijät eivät voi lähettää kortti- ja käteismenoja ilman vaadittuja tietoja (esim. kategoria tai kustannuspaikka). Tämä vähentää edestakaista viestintää tarkastuksen aikana. Noudata näitä ohjeita viimeistelläksesi asetukset.

Tarkastukset ja hyväksynnät

Opi, miten kulut voidaan ohjata automaattisesti tarkastettavaksi seuraavien perusteella:

• Tiimi (työntekijän tiimi)
• Luokat (esim. osastot tai projektit)
• Yrityksen tarkastus (lopullinen taloushallinnon tarkastus)

Tekoälypohjainen kulujen tarkastus

Opi, kuinka ottaa käyttöön tekoälypohjainen kulujen tarkastus, jotta kulut tarkistetaan automaattisesti yrityksen kulutusohjeiden mukaisesti ja mahdolliset ongelmat merkitään. Tekoäly merkitsee ohjeiden vastaiset kulut ja pyytää tarvittaessa lisätietoja, mikä auttaa tarkastajia keskittymään olennaiseen. Se voi tarkastaa seuraavat asiat:

• Kategoria
• Määrä
• Kuitti
• Huomautukset

Kulukorvaukset

Opi kuinka voit ottaa kulukorvaukset käyttöön:

• Aseta automaattiset kulukorvaukset aikataulun mukaan: Hyväksytyt kulut korvataan automaattisesti ennalta määrätyn aikataulun mukaisesti, joten sinun ei tarvitse maksaa työntekijöille manuaalisesti yksi kerrallaan.
• Pysy hallinnassa tarkastusasetusten avulla: Vain hyväksytyt kulut korvataan automaattisesti.
• Käytä tarvittaessa manuaalista varamenetelmää: Järjestelmänvalvojat voivat edelleen tehdä kulukorvauksia manuaalisesti, jos tarpeen.

Tilaukset ja toimittaja-automaatio

• Toistuvat myyjät
  • Saat automaattisesti luodun yleiskatsauksen tilauksista korttikulujen perusteella.
  • Voit seurata sopimuksen uusimisen tietoja ja saat muistutuksia, kun sopimus on uusittava (vain Beyond-sopimus).
• Käyttökohtaiset kortit
  • Vähennä manuaalista kirjanpitoa asettamalla oletusarvot toistuviin maksuihin. Voit valita oletusarvot, jotka lisätään automaattisesti kaikkiin käyttökohtaisen kortin kuluihin, jolloin talousosaston ei tarvitse luokitella samanlaisia kuluja toistuvasti.

Käteishallinta (automaattinen lisäys siirtosääntöjen avulla)

Opi, kuinka voit määrittää siirtosäännöt, joiden avulla Pleo-tilillesi lisätään automaattisesti varoja seuraavien perusteella:

• Alhainen saldo
• Ajastettu ajankohta
• Tavoitevaluuttakurssi