Vientimuodot Pleossa: yleinen vs. mukautettu

Kun viet kuluja Pleosta, voit valita vientimuodon, joka määrittää miltä viety tiedosto näyttää (esimerkiksi mitä sarakkeita se sisältää ja miten arvot on jäsennelty).

Pleossa näet tavallisesti kaksi tiedostopohjaista vientivaihtoehtoa: yleismuoto ja mukautettu muoto.

Yleismuoto

Yleismuoto on tavanomainen vientivaihtoehto, joka antaa sinulle käyttövalmiin tiedostorakenteen ilman asetusten säätämistä.

Jos kirjanpitojärjestelmäsi vaatii tiukan tuontimallipohjan, yleismuoto ei välttämättä täytä näitä vaatimuksia.

Käytä yleismuotoa, jos:

1. Haluat nopean tavan viedä kulut tarkastettavaksi tai käsiteltäväksi Excelissä tai csv-tiedostossa
2. Et tarvitse tiettyä sarakejärjestystä tai erityisiä datapisteitä kirjanpidon tuontia varten
3. Et ole tuomassa tiedostoja järjestelmään, jolla on tiukat tiedostovaatimukset

Hyvä tietää: yleismuodot ovat yleensä paras valinta, kun aiot tarkastaa, suodattaa tai muokata tiedostoa manuaalisesti ennen sen käyttöä muualla.

Mukautettu muoto

Mukautettu muoto on ennalta määritetty vientimallipohja, jonka voit määrittää Pleossa. Sen avulla voit päättää:

• Sisällytettävät datapisteet (datalähteet)
• Niiden muotoilu (esimerkiksi päivämäärämuodot)
• Sarakkeiden otsikot
• Sarakkeiden järjestys
• Tarvitsetko yksirivisen tai monirivisen vientirakenteen
• Tuleeko tiedoston olla csv-tiedosto vai Excel (.xlsx), mukaan lukien csv-tiedoston erotinmerkkiasetukset (separator)

Käytä mukautettua muotoa, jos:

1. Kirjanpitojärjestelmäsi vaatii tietyn mallipohjan tuontia varten
2. Haluat, että vientirakenne on aina samanlainen (jotta sinun ei tarvitse muokata tiedostoja itse)
3. Sinun on hallittava sarakeotsikoita, järjestystä ja/tai yhdistettävä useita datapisteitä yhteen sarakkeeseen

Hyvä tietää: kun mukautettu muoto on luotu, se tallennetaan ja sitä voi käyttää uudelleen tulevissa viennissä

Yleismuoto vai mukautettu muoto: kumpi kannattaa valita?

• Nopea vienti vähäisillä asetuksilla → Yleismuoto
• Tiedosto, joka vastaa tiettyä kirjanpidon vientimallipohjaa → mukautettu muoto
• Sarakeotsikoiden ja sarakkeiden järjestyksen hallinta → mukautettu muoto
• Yhdenmukaiset viennit jatkuviin kirjanpidon työnkulkuihin → mukautettu muoto
• Haluat säätää tiedostoa itse viennin jälkeen → yleismuoto

Jos viet tietoja tuodaksesi ne kirjanpitojärjestelmään, mukautettu muoto on yleensä paras valinta – erityisesti, jos järjestelmä vaatii tietyn rakenteen.

Hyvä tietää: jos et ole varma, mitä muotoa kirjanpitojärjestelmäsi edellyttää, tarkista asia kirjanpitäjältäsi.