Luo ja hallinnoi hyväksyntäkäytäntöjä

Luo hyväksyntäkäytäntöjä, joilla hallitset, mitkä kulut vaativat tarkastamista, kuka ne tarkastaa ja missä järjestyksessä hyväksynnät tapahtuvat.

Tämä artikkeli koskee yrityksiä, jotka käyttävät hyväksyntäkäytäntöjä. Jos yrityksesi vielä määrittää tiimin, luokan tai yrityksen tarkastukset erikseen, noudata olemassa olevia tarkastusasetuksia koskevaa ohjeistusta.

Ennen kuin aloitat

• Yritykselläsi on oltava Scale-, Lead- tai Enterprise-sopimus
• Tarvitset järjestelmänvalvojan oikeudet hyväksyntäkäytäntöjen luomiseen tai muokkaamiseen
• Vahvista, että yrityksesi on siirtynyt Advanced Approvals -toimintoon
• Päätä, mitä kuluja käytännön tulisi kattaa ja kenen tulisi tarkastaa ne
• Varmista, että asianmukaiset tiimit, johtajat, luokat ja organisaatiotiedot ovat ajan tasalla

Luo hyväksyntäkäytäntöjä 

1. Siirry asetuksiin.
2. Avaa Hyväksyntäkäytännöt.
3. Valitse Uusi tarkastussääntö ja anna nimi, joka kuvaa käytännön tarkoitusta, esimerkiksi Markkinointikulut yli 1 000 €.
4. Valitse Koskee-kohdasta yritys, yksikkö tai laajuus, johon käytäntö soveltuu.
5. Valitse kulutustyyppi (esim. kortit, laskut, kilometrikorvaus), jota sääntö seuraa.
6. Lisää ehdot, jotka kulun on täytettävä. Yrityksesi käytettävissä olevista vaihtoehdoista riippuen voit käyttää seuraavia:
   • kulun summa tai tyyppi
   • työntekijä, tiimi tai esihenkilö
   • yritys tai yksikkö
   • luokka, projekti, osasto tai kustannuspaikka
7. Lisää yksi tai useampi hyväksyntävaihe ja määritä tarkastaja tai tarkastajat kullekin vaiheelle.
   • Valitse peräkkäiset vaiheet, kun tarkastajien on toimittava määrätyssä järjestyksessä. 
   • Valitse rinnakkaiset vaiheet, kun tarkastukset ovat toisistaan riippumattomia ja voidaan tehdä samanaikaisesti.
   • Lisää varatarkastajia tarvittaessa (suositeltu).
8. Tarkasta asetukset ja valitse Lisää hyväksyntäkäytäntöön.

Muokkaa Hyväksyntäkäytäntöjä

1. Avaa Hyväksyntäkäytännöt.
2. Valitse työnkulku, jota haluat muuttaa.
3. Päivitä sen ehdot, vaiheet tai tarkastajat.
4. Tarkista, vaikuttaako muutos odottaviin kuluihin, uusiin kuluihin vai molempiin.
5. Tallenna tai aktivoi päivitetty työnkulku.

Hyväksyntäkäytäntöjen poistaminen käytöstä tai kokonaan

Poista käytäntö käytöstä, kun sen ei enää pidä kohdistaa uusia tarkastuksia, mutta sen konfiguraatiota saatetaan vielä tarvita. Poista työnkulku kokonaan vain, kun sitä ei enää tarvita ja ymmärrät, mitä odottaville kuluille tapahtuu.