Lisää varatarkastajia

Pidä kuluhyväksynnät liikkeessä, kun tarkastaja ei ole tavoitettavissa. Voit lisätä varatarkastajan hyväksyntäkäytäntöön tai käyttää Poissa toimistosta -toimintoa, joka reitittää työntekijän hyväksynnät nimetylle sijaiselle poissaolon ajaksi.

Valitse oikea vaihtoehto:

• Hyväksyntäkäytännön varatarkastaja: määritä varatarkastaja tietylle hyväksyntävaiheelle.
• Poissa toimistosta -kattavuus: määritä väliaikainen sijainen työntekijän poissaolon ajaksi, jotta kuluhyväksynnät reititetään korvaavalle hyväksyjälle.

Ennen kuin aloitat

• Tarvitset oikeudet hyväksyntäkäytäntöjen tai työntekijöiden tarkastajamääritysten hallinnointiin. Työntekijät voivat merkitä oman Poissa toimistosta -tilansa, mutta eivät voi nimetä sijaistarkastajaa.
• Valitse varatarkastajaksi tai sijaiseksi hyväksyjä, jolla on tarvittava tieto ja pääsy oikeaan yritykseen tai yksikköön.
• Tunnista Hyväksyntäkäytännön kattavuutta varten työnkulku ja hyväksyntävaihe, jotka tarvitsevat varatarkastajan.
• Tarkista, miten muutos vaikuttaa kuluihin, jotka odottavat jo tarkastusta. Älä oleta, että kattavuuden määrittäminen siirtää automaattisesti kaikki odottavat hyväksynnät.

Lisää varatarkastaja hyväksyntäkäytäntöön

Tämä vaihtoehto koskee yrityksiä, jotka käyttävät Advanced Approvals -toimintoa. Yrityksille, jotka käyttävät nykyisiä Tarkastus-asetuksia, katso kohta Aseta väliaikainen tarkastaja.

1. Siirry asetuksiin.
2. Avaa Hyväksyntäkäytännöt.
3. Valitse sopiva työnkulku.
4. Avaa hyväksyntävaihe, joka sisältää ensisijaisen tarkastajan.
5. Lisää varatarkastaja.
6. Määritä, milloin varatarkastajan tulee vastaanottaa kulut tai milloin hän voi tarkastaa ne.
7. Tallenna työnkulku.

Tarkastajan sijaisuuden määrittäminen Poissa toimistolta -toiminnon avulla

Käytä Poissa toimistolta -toimintoa väliaikaisen hyväksyntäkattavuuden järjestämiseen, kun työntekijä on poissa. Järjestelmänvalvoja voi kirjata työntekijän poissaolon ja nimetä varahyväksyjän. Poissaolon aikana työntekijän kuluhyväksynnät reititetään tälle henkilölle.

Työntekijät: kirjaa oma poissaolosi

• Voit kirjata Poissa toimistolta -tilasi Oma tili -osiossa verkossa tai Pleo-mobiilisovelluksessa.
• Poissaolon kirjaaminen ja sijaishyväksyjän nimeäminen ovat erillisiä toimenpiteitä. Hyväksyntäkattavuuden järjestämiseksi pyydä järjestelmänvalvojaa tarkistamaan varahyväksyjän määrityksesi Käyttäjät-sivulla.

Järjestelmänvalvojat: kirjaa poissaolo ja nimeä sijainen

Järjestelmänvalvojat voivat hallitaKäyttäjät-sivulla työntekijän Poissa toimistolta -tilaa ja nimetä varahyväksyjän vastaanottamaan kuluhyväksynnät poissaolon aikana.

Järjestelmänvalvojat: hallinnoi poissaoloja kerralla

Järjestelmänvalvojat voivat ladata csv-tiedoston Käyttäjät-sivulla hallinnoidakseen Poissa toimistolta -merkintöjä kerralla. Tarkista kirjatut poissaolot ja varahyväksyjän määritykset latauksen jälkeen.

Tarkista kattavuus, kun henkilö palaa

• Hyväksyntäkäytännön varatarkastaja: Tarkista, pitäisikö varatarkastajan määritykset säilyttää. Poista väliaikainen kattavuus tai muuta sitä tarvittaessa.
• Poissa toimistolta -kattavuus: varmista, että työntekijän Poissa toimistolta -tila vastaa hänen paluutaan ja että hyväksynnät reititetään oikein.
• Tarkista kummassakin tapauksessa kulut, jotka odottavat yhä tarkastamista, ja varmista, ettei yhtään kulua ole jäänyt kohdistettuna vain tahattomalle tarkastajalle.

Hyvä tietää

• Järjestä poissaolokattavuus ennen suunniteltua lomaa aina kun mahdollista.
• Käytä mahdollisimman pieniä muutoksia kattavuusongelman ratkaisemiseksi.
• Älä muuta laajojen työnkulun ehtoja yhden poissaolevan tarkastajan takia.
• Jos sekä hyväksyntäkäytännön varatarkastaja että Poissa toimistolta -sijainen on määritetty, tarkista, kuka vastaanottaa hyväksynnät. Älä oleta, kumpi vaihtoehto on etusijalla.

Jos hyväksyntä on jo jumittunut

• Vahvista työnkulku, aktiivinen hyväksyntävaihe, kohdistettu tarkastaja ja tarkastajan tilin tila.
• Jos Poissa toimistolta -toiminto on käytössä, tarkista myös työntekijän poissaolotila ja varahyväksyjän määritykset.
• Lisää tarvittava kattavuus tai käytä tuettua uudelleenkohdistusprosessia. Tarkista olemassa oleva kulu erikseen vahvistaaksesi, onko sen kohdistus muuttunut.