Résolution des problèmes d’exportation

Si votre exportation échoue, le message d’erreur vous indique généralement ce qu’il faut corriger. Utilisez ce guide pour identifier rapidement la cause de l’échec de l’exportation, le débloquer et savoir quand contacter l’équipe support.

Avant de commencer

Ce dont vous aurez besoin :

• L’accès à la rubrique Exporter et aux Paramètres → Comptabilité dans Pleo (nécessite généralement un rôle d’administrateur ou de contrôleur).
• Le message d’erreur exact affiché dans Pleo (copiez/collez-le si possible).
• Le nom de votre intégration comptable (par exemple Datev, e-conomic, Xero, Exact Online, Business Central) ou si vous choisissez plutôt d’exporter un fichier (CSV/XLSX).

1) Identifiez le type d’erreur

Commencez par vérifier le type de message que vous recevez :

• Un message d’erreur précis (par exemple : « Une erreur est survenue lors de votre dernière exportation. Le processus a expiré », « Échec de la validation », « Exercice comptable manquant », « Exercice fiscal… »).
• Un message de type « Quelque chose ne s’est pas passé comme prévu », ou un délai d’attente dépassé.
• Une erreur de reçu/pièce jointe (fichier trop volumineux, corrompu, échec de l’exportation du reçu...).
• Un message de type « une dépense bloque le lot » (erreur générique ou critique accompagnée d’un type d’erreur plus précis).

2) Consultez le Centre d’aide pour obtenir le détail de l’erreur

Si vous voyez un message d’erreur spécifique, recherchez le texte exact dans le Centre d’aide Pleo. De nombreuses erreurs d’exportation disposent de guides de résolution dédiés.

Exemples de types d’erreurs fréquents :

• La tâche d’exportation a expiré : se résout souvent en déconnectant puis en reconnectant l’intégration comptable
• Échec de la validation : souvent lié à des comptes bloqués/invalides ou à des codes/tags qui ne correspondent pas à ce que le système de comptabilité accepte
• Exercice fiscal / exercice comptable manquant / aucun exercice ouvert : signifie souvent que l’exercice fiscal est manquant ou clôturé dans votre système de comptabilité
• Échec du reçu/de la pièce jointe : souvent causé par un reçu trop volumineux, corrompu ou non accepté par l’intégration

3) Réessayez avec un lot plus petit (pour mieux déterminer la cause)

Les problèmes d’exportation sont beaucoup plus faciles à identifier lorsque vous en réduisez le nombre de causes possibles.

1. Allez dans Exportation
2. Sélectionnez un petit lot (de par exemple 1 à 5 dépenses)
3. Exportez de nouveau

Comment interpréter le résultat :

• Si un petit lot fonctionne sans problème, une dépense ou un groupe de dépenses dans le lot plus large est probablement à l’origine du problème
• Si un petit lot échoue toujours, il s’agit plus probablement d’un problème de configuration ou de connexion

4) Isolez la dépense qui bloque l’exportation (si le petit lot fonctionne)

Si le petit lot fonctionne, l’étape suivante consiste à trouver la dépense qui provoque l’échec.

1. Exportez une dépense (ou un ensemble de dépenses très réduit)
2. Si l’exportation réussit, ajoutez-en quelques-unes de plus et exportez de nouveau
3. Répétez jusqu’à ce que cela échoue : la dernière dépense ajoutée est généralement la source du problème

Vérifiez les valeurs manquantes ou invalides de la dépense fautive (selon votre configuration) :

• Mapping de compte/catégorie
• Tags (centre de coûts/département/projet)
• Code TVA/taxe
• Champs fournisseur/facture (si vous exportez des factures)
• Pièce jointe du reçu (taille/format)

5) Testez par type de dépense (pour identifier une mauvaise configuration)

Parfois, les échecs sont propres à un type spécifique de dépense. Essayez d’exporter séparément :

• Les dépenses par carte
• Les remboursements/avances de frais
• Les factures (si activées)
• Les frais kilométriques (le cas échéant)

Si un seul type de dépense échoue, le problème est généralement lié aux champs obligatoires ou au mapping d’exportation du workflow.

6) Effectuez des vérifications d’exercice fiscal/de période fiscale (en particulier en fin d’année)

Les échecs d’exportation sont courants lors des clôtures d’exercice fiscal. Si vous exportez plusieurs exercices :

• Exportez d’abord l’année précédente, puis exportez l’année suivante
• Assurez-vous que le nouvel exercice fiscal (avec les périodes requises) soit créé et ouvert dans votre système de comptabilité avant l’exportation

Pourquoi il est important de le faire :

• Certains systèmes de comptabilité exigent que l’exercice/la période existe avant d’accepter toute entrée
• Certains systèmes n’autorisent pas l’exportation de dépenses antérieures à la création/l’activation de la nouvelle année, ou exigent que l’année précédente soit entièrement fermée au préalable (prérequis spécifique au système)

7) Vérifiez si la connexion à l’intégration est stable

Si l’erreur ressemble à un problème d’authentification/de connexion (expiration d’un jeton ou de l’exportation, échec d’actualisation du jeton, expirations répétées) :

1. Accédez aux Paramètres
2. Allez dans la rubriqueComptabilité
3. Vérifiez si l’intégration apparaît bien comme étant connectée
4. Si la reconnexion est recommandée pour votre intégration/s’il y a une erreur :
   • Déconnectez l’intégration
   • Reconnectez-la
   • Réessayez de lancer l’exportation avec un petit lot

Signes indiquant qu’il s’agit de la source du problème :

• Erreurs qui mentionnent des tâches ou des jetons expirés
• Erreurs répétées de type « Une erreur inattendue est survenue » / délais d’attente dépassés
• Les exportations échouent soudainement alors qu’elles fonctionnaient auparavant, et ce sans avoir modifié la configuration

Types d’erreurs courants

Quand contacter l’Équipe support ?

Contactez le Support Pleo si :

• Le même problème se reproduit avec une dépense spécifique, et l’exportation échoue toujours après avoir corrigé les champs évidents
• L’exportation échoue même après la reconnexion et l’essai de petits lots
• Le message d’erreur est peu clair, se répète systématiquement ou suggère un problème technique dans le système de comptabilité /l’intégration

Ajoutez :

• Le message d’erreur exact (copier/coller ou capture d’écran)
• Le système de comptabilité / l’intégration que vous utilisez
• Si le problème concerne une seule dépense ou toutes les exportations
• Une approximation de la plage de dates concernée et le nombre de dépenses que vous avez essayées
• Lorsque le cas est pertinent : si le problème se produit autour de la fin d’année et l’année/la période que vous exportez