Comprenez les statuts de dépenses dans Pleo

Cet article présente la façon dont une dépense progresse généralement dans Pleo, du moment où elle apparaît dans Dépenses jusqu’à ce qu’elle soit prête pour la comptabilité (En attente → Terminée → Vérifiée → Exportée).

Ce que signifie chaque étape

En attente

Une dépense est en attente lorsque le paiement par carte n’a pas encore été entièrement finalisé, car le commerçant (ou le réseau de cartes) n’a pas terminé son traitement.

À ce stade, la dépense peut ne pas être prête à être vérifiée ou exportée tant qu’elle n’est pas finalisée/réglée (en fonction du mode de fonctionnement de votre entreprise).

Terminée

Une dépense est Terminée une fois qu’elle a été réglée (finalisée), ce qui signifie que la transaction a été entièrement traitée et que le montant final est confirmé. À ce stade, vous pouvez généralement :

• ajouter ou vérifier des éléments comme le reçu, la catégorie, les tags, les champs de TVA/taxe et les commentaires (en fonction des exigences de votre entreprise) ;
• préparer la dépense pour sa vérification et son exportation.

Vérifiée

Une dépense est Vérifiée lorsqu’un vérificateur (souvent un membre de l’équipe Finance ou un administrateur) l’a contrôlée et a défini un résultat de vérification. Dans Pleo, les vérifications ont généralement un des statuts suivants :

• Acceptable (acceptée)
• Besoin de plus de détails (quelque chose doit être ajouté ou corrigé)
• Non acceptable (non acceptée)

Exportée

Une dépense est Exportée lorsqu’elle a été envoyée depuis Pleo vers votre flux de comptabilité. Cela peut se faire de deux façons :

• Exportation via l’intégration comptable (si votre système de comptabilité dispose d’une intégration directe)
• Exportation du fichier (si vous utilisez un format de fichier personnalisé, comme CSV/Excel, ce qui est l’option généralement utilisée lorsqu’il n’y a pas d’intégration directe)

L’exportation transfère les données relatives aux dépenses vers la comptabilité. En fonction de votre configuration, les dépenses exportées peuvent être verrouillées ou limitées pour toute modification ultérieure.

Cycle de vie Pleo typique (de bout en bout)

1. Un paiement par carte apparaît dans Dépenses comme étant En attente
2. En attente → Terminée une fois que le paiement est réglé
3. Terminée → Vérifiée  une fois que l’équipe Finance/l’administrateur a vérifié la dépense
   • Si son statut indique Besoin de plus de détails, le titulaire de la carte met la dépense à jour et elle peut être vérifiée de nouveau
4. Vérifiée → Exportée  lorsque la dépense est envoyée à la comptabilité
   • Via l’exportation grâce à une intégration, ou
   • Via l’exportation de fichier personnalisée

Scénarios courants (et ce que vous devez faire)

Si une dépense reste en attente

Cela signifie généralement que le commerçant n’a pas encore terminé le traitement du paiement. Si elle reste en attente plus longtemps que prévu, vérifiez :

• si le commerçant a bien finalisé la transaction de son côté ;
• si la transaction a été révoquée/annulée (dans certains cas, les transactions en attente peuvent disparaître si elles ne sont jamais réglées) ;

si une dépense vérifiée nécessite des modifications.

Si le statut de vérification est défini sur Besoin de plus de détails, le titulaire de la carte doit :

1. ouvrir la dépense dans Dépenses ;
2. ajouter ou corriger les informations demandées (reçu, catégorie, tags, commentaire, etc.) ;
3. enregistrer les modifications pour qu’elle puisse être vérifiée à nouveau.

Si une dépense est marquée comme Non acceptable

Cela signifie que la dépense n’a pas été acceptée lors de sa vérification. Toute étape suivante (par exemple, un remboursement à l’entreprise) est gérée en dehors de Pleo, conformément à votre processus interne.

Si une dépense ne peut pas être exportée

Voici les raisons les plus courantes :

• Les champs comptables requis sont manquants (par exemple codes TVA, correspondance de comptes, tags)
• La dépense n’a pas encore été marquée comme Acceptable (en fonction de votre flux de travail)
• L’exportation présente des problèmes de configuration (erreurs d’intégration ou configuration d’exportation manquante)

Glossaire

• Réglé : un paiement est réglé lorsque la transaction finale est confirmée et que le montant ne changera plus
• Vérifiée : un contrôle après l’achat pour confirmer que la dépense est valide et correctement documentée
• Exportation : envoi des données relatives aux dépenses de Pleo vers votre système de comptabilité (via une intégration ou un fichier)