Synchronisation des projets pour Business Central v2

La synchronisation des projets permet aux utilisateurs de Business Central de synchroniser les projets et les tâches de projet dans Pleo en tant que tags, afin que vous et vos employés puissiez attribuer des données de projet aux dépenses dans Pleo, et que le projet correspondant, la tâche et, éventuellement, le type de ligne de projet soient enregistrés automatiquement dans Business Central lors de l’exportation.

Configuration de la synchronisation des projets 

Pour configurer la synchronisation des projets BC (Business Central) avec Pleo :

1. Dans Business Central, ouvrez la configuration de l’intégration Pleo
2. Ouvrez Configuration des tags
3. Accédez à la section Projets
4. Activez Projects Sync
   • Une fois activée, l’intégration créera un groupe de tags Pleo dédié pour les projets Business Central
   • Ce groupe de tags sera utilisé pour rendre les projets disponibles en tant que tags dans Pleo

Bon à savoir : si les 5 emplacements de groupe de tags Pleo sont déjà utilisés, la synchronisation des projets ne peut pas être activée. Supprimez d’abord une dimension synchronisée de la synchronisation des tags, puis activez à nouveau la synchronisation des projets.

Choisissez comment les projets doivent être synchronisés

La synchronisation des projets peut fonctionner en deux modes. Le mode est contrôlé par le champ Default Task (Tâche par défaut).

Option A (par défaut) : mode Projet–Tâche :

Dans ce mode, toutes les paires de combinaisons Projet-Tâche ouvertes et non bloquées seront synchronisées avec les tags Pleo :

• chaque tag Pleo représente une combinaison Projet + Tâche
• Exemple :
  • Projet : `J00010`
  • Tâche : `MAINT`
  • Tag Pleo : `J00010--MAINT`

Pour utiliser ce mode :

1. Laissez la configuration Default Task vide
2. Cela offre aux utilisateurs l’option de tag la plus détaillée, mais peut créer davantage de tags dans Pleo

Option B : mode Projet uniquement :

Utilisez ce mode si vous utilisez la même tâche pour toutes les dépenses de projet.

• Chaque tag Pleo représente uniquement un projet
• La tâche est ajoutée automatiquement lors de l’exportation à partir du paramètre Default Task.
• Exemple :
  • Tag de projet sélectionné dans Pleo : `J00010`
  • Tâche ajoutée lors de l’exportation : la tâche par défaut configurée
• Si vous utilisez la même tâche pour tous les projets, il est recommandé de définir une tâche par défaut. Cela réduit le nombre de tags dans Pleo et facilite la recherche du bon projet pour les utilisateurs

Pour utiliser ce mode :

1. Renseignez Default Task
2. Choisissez la tâche qui doit être appliquée à toutes les dépenses de projet lors de l’exportation
   • Remarque : seule la valeur de n^o de tâche de projet est importante. Vous pouvez voir plusieurs tâches de projet avec le même n^o mais des descriptions différentes. Choisissez simplement l’une de ces tâches de projet.
   • Assurez-vous qu’une tâche de projet avec ce n^o existe dans tous vos projets pour que ce mode fonctionne correctement.

Facultatif : définir le type de ligne de projet par défaut :

Vous pouvez également définir le champ Default Project Line Type (Type de ligne de projet par défaut).

1. Dans la section Projets, recherchez Default Project Line Type
2. Choisissez l’une des valeurs disponibles :
   • Budget
   • Facturable
   • À la fois budget et facturable
3. Ou laissez le champ vide

Si ce paramètre est défini, ce type de ligne de projet sera enregistré sur toutes les dépenses exportées qui ont un tag de projet. S’il est laissé vide, aucun type de ligne de projet n’est ajouté lors de l’exportation.

Synchroniser les projets avec Pleo

Après avoir activé et configuré la synchronisation des projets :

1. Sur la page de configuration des tags, cliquez sur Synchroniser avec Pleo
2. L’intégration synchronisera les projets et tâches éligibles vers Pleo
3. Les projets synchronisés apparaîtront dans Pleo en tant que tags dans le groupe de tags Projets dédié
4. Une fois la synchronisation terminée :
   • Les utilisateurs peuvent rechercher et attribuer aux dépenses le tag de projet ou de tâche de projet pertinent
   • Pour les aider à sélectionner le bon tag, les utilisateurs verront à la fois les descriptions et le nombre de projets (ou de combinaisons projet-tâche)

Bon à savoir :

• Seuls les projets ouverts et non bloqués sont synchronisés
• Si un projet est bloqué ou n’est plus ouvert, son tag est archivé dans Pleo lors de la prochaine synchronisation
• Seules les tâches de projet publiées sont synchronisées
• Si le nom d’un projet ou d’une tâche change dans Business Central, le nom du tag est mis à jour lors de la prochaine synchronisation
• Si le code d’un projet ou d’une tâche change, l’ancien tag est archivé et un nouveau tag est créé
• Les dépenses existantes associées aux anciens codes de projet ou de tâche ne sont pas automatiquement reliées de nouveau