Aggiungi revisori di riserva

Mantieni le approvazioni delle spese attive anche quando un revisore non è disponibile. Puoi aggiungere un revisore di riserva a una politica di approvazione, oppure usare la funzione Fuori ufficio per reindirizzare le approvazioni di un dipendente a un sostituto designato durante la sua assenza.

Scegli l'opzione giusta:

• Revisore di riserva per le politiche di approvazione: configura un revisore di riserva per un passaggio di approvazione specifico.
• Copertura Fuori ufficio: imposta una copertura temporanea per l'assenza di un dipendente, in modo che le sue approvazioni delle spese vengano instradate a un revisore sostitutivo.

Prima di iniziare

• Devi avere i permessi per gestire le politiche di approvazione o le assegnazioni dei revisori dei dipendenti. I dipendenti possono registrare il proprio stato Fuori ufficio, ma non assegnare un revisore sostitutivo.
• Scegli un revisore di riserva o sostitutivo che abbia il contesto necessario e l'accesso all'azienda o all'entità corretta.
• Per la copertura delle politiche di approvazione, individua il flusso di lavoro e il passaggio di approvazione che necessitano di una riserva.
• Verifica come la modifica influisce sulle spese già in attesa di revisione. Non dare per scontato che l'impostazione della copertura riassegni tutte le approvazioni in sospeso.

Aggiungi un revisore di riserva a una politica di approvazione

Questa opzione si applica alle aziende che usano le Approvazioni avanzate. Per le aziende che usano le Impostazioni di revisione esistenti, consulta Imposta un revisore temporaneo.

1. Vai a Impostazioni.
2. Apri Politiche di approvazione.
3. Seleziona il flusso di lavoro pertinente.
4. Apri il passaggio di approvazione che contiene il revisore principale.
5. Aggiungi un revisore di riserva.
6. Configura quando il revisore di riserva deve ricevere o può rivedere le spese.
7. Salva il flusso di lavoro.

Imposta la copertura del revisore con l’opzione Fuori ufficio

Usa Fuori ufficio per garantire una copertura temporanea delle approvazioni quando un dipendente è assente. Un amministratore può registrare l'assenza del dipendente e assegnare un revisore sostitutivo. Mentre il dipendente è fuori ufficio, le sue approvazioni delle spese vengono instradate a quella persona.

Dipendenti: registrazione dell’assenza

• Puoi registrare il tuo stato Fuori ufficio in Il mio account sul web o nell'app per dispositivi mobili Pleo.
• Registrare un'assenza e assegnare un revisore sostitutivo sono due azioni separate. Per disporre la copertura delle approvazioni, chiedi a un amministratore di verificare l'assegnazione di un revisore sostitutivo nella pagina Utenti.

Amministratori: registrazione di un'assenza e assegnazione di un sostituto

Nella pagina Utenti, gli amministratori possono gestire lo stato Fuori ufficio di un dipendente e assegnare un revisore sostitutivo che riceva le sue approvazioni delle spese durante l'assenza.

Amministratori: gestione delle assenze in blocco

Gli amministratori possono caricare un file CSV nella pagina Utenti per gestire le voci Fuori ufficio in blocco. Dopo il caricamento, verifica le assenze registrate e le assegnazioni dei revisori sostitutivi.

Verifica la copertura al rientro di qualcuno

• Revisore di riserva per le politiche di approvazione: verifica se il revisore di riserva debba rimanere configurato. Rimuovi o modifica la copertura temporanea se necessario.
• Copertura Fuori ufficio: verifica che lo stato Fuori ufficio del dipendente rispecchi il suo rientro e che le approvazioni vengano instradate correttamente.
• Per entrambe le opzioni, controlla le spese ancora in attesa di revisione e conferma che nessuna rimanga assegnata esclusivamente a un revisore non previsto.

Informazioni utili

• Dove possibile, configura la copertura per le assenze prima delle ferie pianificate.
• Usa la modifica più mirata che risolve il problema di copertura.
• Evita di modificare condizioni generali del flusso di lavoro per risolvere l'indisponibilità di un singolo revisore.
• Se sono configurati sia un revisore di riserva per le politiche di approvazione sia un sostituto Fuori ufficio, verifica chi sta ricevendo le approvazioni invece di dare per scontato quale opzione abbia la precedenza.

Se un'approvazione è già bloccata

• Conferma il flusso di lavoro, il passaggio di approvazione attivo, il revisore assegnato e lo stato del suo account.
• Se è configurata l’opzione Fuori ufficio, verifica anche lo stato di assenza del dipendente e l'assegnazione del revisore sostitutivo.
• Aggiungi la copertura appropriata o usa il processo di riassegnazione supportato. Controlla separatamente la spesa esistente per verificare se la sua assegnazione è cambiata.