Pleo - Landingspagina - Exact Online-integratie instellen: een stappenplan

Voordat u begint

Let op: je kunt onderstaand stappenplan pas uitvoeren wanneer je toegang hebt tot https://start.exactonline.nl/ én wanneer je over beheerders- of boekhoudrechten beschikt in Pleo. Heb je deze rechten niet? Neem dan contact op met de Pleo-beheerder binnen je bedrijf of vraag ons om hulp.

Deel 1: Maak Exact Online klaar voor de integratie

Voordat je de Pleo-integratie kunt instellen, moet je eerst de nodige voorbereidingen treffen in Exact Online.

1. Login bij je Nederlandse Exact Online-account

2. Maak een nieuwe bankrekening aan om alle transacties van en naar Pleo Wallet vast te leggen. Zie het stappenplan hieronder:

   • Ga naar Financieel > Bank en Kas > Bankrekeningen > Overzicht > Nieuw

   • Selecteer “Bank” en vul bij het veld voor je bankrekeningnummer een uniek nummer in (Exact Online hoeft dit niet te verifiëren, want het gaat niet om een werkelijke bankrekening)

   • Voeg een unieke en duidelijke omschrijving toe voor het account, bijvoorbeeld: Pleo Wallet Bankrekening

3. Maak een aankoopdagboek aan om alle aankopen met Pleo-kaarten bij te houden. Zie hieronder.

   • Ga naar Bedrijfsnaam (linksboven) > Stamgegevens > Financieel > nu zie je een overzicht van alle Dagboeken

   • Klik op Nieuw en selecteer Inkoop

   • Voer een unieke code in en een duidelijke omschrijving

   • Kies bij Type voor “Inkoop”

   • Kies “Crediteuren” onder de Grootboekrekening

4. Maak een unieke Leverancier Relatie aan

   • Je Leveranciersaccount wordt gebruikt als de standaardleverancier om aankopen met je Pleo-kaarten te registreren. Je kunt het account aanmaken via onderstaand stappenplan: Ga naar Relaties > Leveranciers > Aanmaken > Handmatig

Deel 2: Koppel Pleo met Exact Online

Het is nu tijd om de koppeling te maken tussen Pleo en Exact Online. Die koppeling stel je in via Pleo zelf en dat werkt als volgt:

1. Klik op Instellingen.

2. Selecteer Boekhouding.

3. Kies onder de beschikbare opties voor Exact Online.

4. Klik op Connect.

5. Gebruik je Exact Online-inloggegevens om de koppeling te verifiëren.

Selecteer vervolgens deze waarden op de instellingenpagina van je boekhouding

• Integratiebedrijf → het bedrijf in ExactOnline waar Pleo-uitgaven naartoe worden gestuurd

• Pleo Bank Journal → Bank journal account

• Pleo Journal → Purchase journal

• Pleo Leverancier relatie → Leverancier relatie

• Bankrekening voor terugbetalingen → Leverancier relatie voor Declaraties

Deel 3: Categorieën instellen en btw-codes koppelen

We raden je aan om meteen categorieën in te stellen en de btw-codes te koppelen. Zo weet je zeker dat de integratie compleet is. Open Pleo en volg onderstaand stappenplan om dit te bereiken:

1. Klik op Instellingen.

2. Ga naar Boekhouding.

3. Ga naar Categorieën in het hoofdmenu.

4. Je kunt de vooraf ingestelde categoriegroepen invullen, die gebaseerd zijn op de uitgaventypen van Mastercard. Of je klikt op "Categoriegroep maken" in de rechterbovenhoek. In beide gevallen verschijnt er automatisch een keuzelijst met rekeningen en belastingcodes (afkomstig van de Exact Online integratie) wanneer je in de respectievelijke velden klikt:

   • Rekening:
     
     

     

   • Belastningcode:
     
     

     

     Vergeet niet voor elke categorie het veld "naam" in te vullen, zodat werknemers gemakkelijk kunnen zien welke categorie bij hun uitgaven past.

Wat nu?

Stel je labels in. Pleo labels ondersteunen kostendragers en kostenplaatsen in Exact Online.

Beperkingen van de Exact Online integratie

Op dit moment is onze Exact Online integratie:

• Is niet beschikbaar buiten Nederland. Als u in België of Luxemburg bent gevestigd en Exact Online wilt gebruiken, neem dan contact met ons op en we houden u op de hoogte.

• Ondersteunt geen facturen.

• Ondersteunt niet de export van Wallet opwaarderingen of externe terugbetalingen.

• Boek alle Pleo uitgaven onder Pleo als leverancier, in plaats van een koppeling naar je Exact Online lijst met specifieke leveranciers.