Upgraden naar de Exact Online-integratie

Overzicht

Verbeteringen in de nieuwe integratie

• Export

  • Aankopen en bankitems worden automatisch afgeletterd.
  • Het exporteren van facturen en externe declaraties wordt nu ondersteund.
  • Het exporteren van uitgaven uit een gesloten financiële periode. Aangepaste perioden in Exact Online worden ook ondersteund.
  • Het beschrijvingsveld op Exact Online wordt nu gevuld met informatie over de leverancier, Pleo-gebruiker en opmerkingen.
  • Koppel geëxporteerde uitgaven aan leveranciers in Exact Online.
• Labels synchroniseren
  • Projecten worden nu ondersteund en kunnen worden gesynchroniseerd met labels in Pleo.
  • Inactieve (verlopen) kostencentra en kostendragers worden niet geïmporteerd in Pleo.
• Belasting synchroniseren
  • Inactieve (verlopen) belastingcodes worden niet in Pleo geïmporteerd.
• Leveranciers synchroniseren
  • Leveranciers van Exact Online worden geïmporteerd en gesynchroniseerd met Pleo.
  • Nieuwe leveranciers kunnen in Exact Online worden aangemaakt vanuit Pleo.

    
    

Goed om te weten: items met betrekking tot accountoverdrachten staan niet op de pagina Exporteren en worden dus niet geëxporteerd van Pleo naar Exact Online.

Verbinding

1. Klik in Exact Online op de naam van de momenteel actieve administratie (linksboven)
2. Selecteer de administratie uit de lijst die je wilt koppelen aan Pleo
3. Ga in Pleo naar Boekhoudingsinstellingen
4. Maak screenshots van de bestaande configuraties op het tabblad Instellingen (logboeken, relaties en leveranciers)
5. Klik op Verbinding verbreken
6. Ga in Pleo naar Instellingen
7. Klik op Boekhouding
8. Zoek naar Exact Online
9. Selecteer de Exact Online-integratie 
10. Klik op Verbinden
11. Geef de integratie toegang tot je Exact Online-account
    

Aangepaste configuratie

Selecteer de Exact Online-administratie die je aan Pleo wilt koppelen en klik op Instellingen opslaan. 

Boekhoudconfiguratie

Omdat je de vorige versie van de Exact Online-integratie gebruikte, moet je de bestaande logboeken gebruiken en toewijzen aan de nieuwe logboekconfiguratie.

• Pleo-banklogboek 

Hoofdbanklogboek dat wordt gebruikt voor het vastleggen van betalingsitems vanuit je Pleo Wallet. Hergebruik en wijs het bestaande Pleo-banklogboek toe.

Goed om te weten: Als je meerdere valuta's gebruikt in je Pleo-account, maak dan voor elke tegenrekening in de extra valuta's een nieuw Pleo-banklogboek aan.

• Logboek voor uitgaven en aankopen 

Registreer inkoopboekingen voor kaartuitgaven en facturen. Hergebruik en wijs het bestaande Pleo-aankooplogboek toe. Zorg er daarnaast voor dat de valuta-instellingen zijn ingeschakeld voor dit logboek in Exact Online:

1. Klik in Exact Online op de administratienaam (linksboven)
2. Ga onder Beheer uw huidige administratie naar Stamgegevens
3. Klik in het financiële gedeelte op het logboek 
4. Selecteer onder Valuta Variabele: valuta en Variabele: wisselkoers 
5. Klik op Opslaan

• Logboek voor zelf voorgeschoten aankopen 

Leg inkoopboekingen voor zelf voorgeschoten uitgaven vast. Dit kan hetzelfde logboek zijn als het logboek voor uitgaven en aankopen. 

Om zelf voorgeschoten uitgaven en kaartaankopen in aparte logboeken op te nemen, maak je het logboek voor zelf voorgeschoten aankopen in Exact Online:

1. Klik op de administratienaam (linksboven)
2. Selecteer Stamgegevens in het keuzelijstmenu
3. Kies Logboeken op de pagina met het gegevensoverzicht
4. Klik op Nieuw 
5. Voer een unieke logboekcode en een logboeknaam in
6. Stel logboektype in op Inkoop
7. Selecteer een account voor crediteuren onder de grootboekrekeningen
8. Schakel onder Valuta Variabele: valuta en Variabele: wisselkoers in
9. Klik op Opslaan

• Tijdelijk banklogboek 

Leg declaraties vast die buiten Pleo zijn gemaakt. Je hebt dit logboek nodig als je gebruikmaakt van zelf voorgeschoten uitgaven en declaraties. Zo maak je er een:

1. Navigeer in Exact Online naar Financieel
2. Ga naar Bank en kas en selecteer Overzicht onder Bankrekeningen
3. Klik op de pagina Bankrekeningen op Nieuw
4. Voer een willekeurig nummer in het veld Bankrekeningnummer in (dit heeft nergens invloed op) 
5. Het logboek een naam geven
6. Kies onder Geavanceerde opties de valuta. Zorg ervoor dat de geselecteerde valuta overeenkomt met de valuta voor je Pleo Wallet
7. Klik op Opslaan

• Standaard leveranciersrekening 

Als er geen daadwerkelijke leverancier is geselecteerd bij een uitgave in Pleo, wordt deze geboekt op deze generieke leveranciersrekening. Hergebruik en selecteer hier het bestaande Leveranciersaccount van Pleo. 

Configuratie exporteren

Datumaanpassing gesloten periode: helpt je om uitgaven te exporteren die bij gesloten boekhoudperiodes in Exact Online horen. Als dit is ingeschakeld, worden ze geëxporteerd met de datum van vandaag.

Labels en labelgroepen

Selecteer de dimensies uit Exact Online die je wilt synchroniseren met labels in Pleo.

Handig om te weten: als de Project Management-module in Exact Online staat, kun je naast kostenplaatsen en kostendragers ook projecten met Pleo synchroniseren.

Tegenrekeningen

Leer hoe je tegenrekeningen configureert in Pleo en wijs het bestaande Pleo-banklogboek voor uitgaven toe als een standaardtegenrekening.

Categorieën

Ga naar de pagina met categorieën en controleer of de rekeningnummers en belastingcodes er staan.

Exporteer een uitgave

Nadat je de integratie hebt ingesteld, is het belangrijk om een uitgave te exporteren om te zien of de integratie correct is geconfigureerd.