Adicionar revisores de substituição

Mantém as aprovações de despesas em andamento quando um revisor está indisponível. Podes adicionar um revisor de substituição a uma política de aprovação ou utilizar a opção Ausência para encaminhar as aprovações de um colaborador para um substituto designado enquanto estiver ausente.

Escolhe a opção certa:

• Substituição nas políticas de aprovação: configura um revisor de substituição para um passo de aprovação específico.
• Cobertura de Ausência: configura uma cobertura temporária para a ausência de um colaborador, para que as aprovações das suas despesas sejam encaminhadas para um aprovador substituto.

Antes de começares

• Precisas de permissão para gerir políticas de aprovação ou atribuições de revisores a colaboradores. Os colaboradores podem registar o seu próprio estado de Ausência, mas não podem atribuir um revisor de substituição.
• Escolhe um aprovador suplente ou de substituição que tenha o contexto necessário e acesso à empresa ou entidade correta.
• Para a cobertura de políticas de aprovação, identifica o fluxo de trabalho e o passo de aprovação que precisam de um substituto.
• Verifica como a alteração afeta as despesas que já estão a aguardar revisão. Não assumas que configurar uma cobertura reatribui todas as aprovações pendentes.

Adicionar um revisor de substituição a uma política de aprovação

Esta opção aplica-se a empresas que utilizam Aprovações Avançadas. Para empresas que utilizam as Definições de Revisão existentes, consulta Definir um revisor temporário.

1. Acede a Definições.
2. Abre Políticas de aprovação.
3. Seleciona o fluxo de trabalho relevante.
4. Abre o passo de aprovação que contém o revisor principal.
5. Adiciona um revisor de substituição.
6. Configura quando o revisor de substituição deve receber despesas ou poder rever despesas.
7. Guarda o fluxo de trabalho.

Configurar a cobertura de revisores com a Ausência

Utiliza a Ausência para fornecer cobertura temporária de aprovação quando um colaborador está ausente. Um admin pode registar a ausência do colaborador e atribuir um aprovador substituto. Enquanto o colaborador estiver ausente, as aprovações das suas despesas são encaminhadas para essa pessoa.

Colaboradores: regista a tua própria ausência

• Podes registar o teu estado de Ausência em A minha conta, na web ou na aplicação móvel da Pleo.
• Registar uma ausência e atribuir um aprovador substituto são ações separadas. Para organizar a cobertura de aprovação, pede a um admin que verifique a atribuição do teu aprovador substituto na página Equipa.

Admins: registar uma ausência e atribuir um substituto

Na página Equipa, os admins podem gerir o estado de Ausência de um colaborador e atribuir um aprovador substituto para receber as aprovações das suas despesas enquanto estiver ausente.

Admins: gerir ausências em massa

Os admins podem carregar um ficheiro csv na página Equipa para gerir entradas de Ausências em massa. Verifica as ausências registadas e as atribuições de aprovadores substitutos após o carregamento.

Verifica a cobertura quando alguém regressar

• Substituição na política de aprovação: verifica se o revisor de substituição deve continuar configurado. Remove ou altera a cobertura temporária, se necessário.
• Cobertura de Ausência: verifica se o estado de Ausência do colaborador reflete o seu regresso e se as aprovações estão a ser encaminhadas corretamente.
• Em qualquer uma das opções, verifica se há despesas que continuam a aguardar revisão e confirma que nenhuma permanece atribuída apenas a um revisor não pretendido.

Informação útil

• Configura a cobertura de ausências antes de uma ausência planeada, sempre que possível.
• Faz a alteração mais específica que resolva o problema de cobertura.
• Evita alterar condições abrangentes do fluxo de trabalho para resolver a indisponibilidade de um único revisor.
• Se estiverem configurados tanto um revisor de substituição numa política de aprovação como um substituto de Ausência, verifica quem está a receber as aprovações em vez de assumires qual das opções tem prioridade.

Se uma aprovação já estiver bloqueada

• Confirma o fluxo de trabalho, o passo de aprovação ativo, o revisor atribuído e o estado da conta do revisor.
• Se houver uma Ausência envolvida, verifica também o estado de ausência do colaborador e a atribuição do aprovador substituto.
• Adiciona a cobertura adequada ou utiliza o processo de reatribuição suportado. Verifica separadamente a despesa existente para confirmar se a sua atribuição foi alterada.