Så här exporterar du utgifter från Pleo

Varför ska jag bry mig om att exportera?

En export säkerställer att du kan flytta utgifter från Pleo till ditt bokföringsprogram där de kan stämmas av. När exportfunktionen används på rätt sätt undviker du fel och misstag i bokföringen längre fram. Om du bara laddar ned utgifter från Pleo flyttas de inte till bokföringsprogrammet (om du inte använder det skräddarsydda formatet eller ett liknande filsystem).

• De tre stegen för en Pleo-utgift

• Så här exporterar du utgifter

• Så här visar du exporthistoriken

• Så här gör du om en export

De tre stegen för en Pleo-utgift

När ett kortköp eller en utlägg har registrerats ska den gå igenom följande steg:

1. Ej exporterade: Här finns reglerade utgifter medan du slutför verifiering eller gör ändringar. Detta är det enda steget där det går att åtgärda utgifterna.

2. Exportkö: När utgifterna har lagts till i exportkön går det inte längre att redigera dem. Här kan du dubbelkolla att alla uppgifter stämmer och ta bort från kön om ändringar behövs.

3. Exporterade: Här kan du se utgifter som har exporterats till bokföringsprogrammet. Du kan även exportera dem igen vid behov.

Så här exporterar du utgifter

1. Börja med att se till att du har konfigurerat integrationen med bokföringsprogrammet innan du startar exporten. Gå till sidan ”Inställningar” och gör detta om det inte redan är klart.

2. Gå till sidan ”Export”.

3. Behöver du göra ändringar av utgifter innan du exporterar? Du kan redigera enskilda utgifter eller massredigera. Du kan använda filtren i det övre högra hörnet för att hitta alla utgifter som är kopplade till ett datumintervall, ett kontonummer, se om ett kvitto saknas osv. Du kan även använda sökfältet för att filtrera efter leverantörsnamn. Om du vill ändra flera utgifter samtidigt klickar du på ”Markera alla”, ”Massredigera” och ”Tillämpa”. För kunder som använder Xero är de bara att veta att storleksgränsen för varje bifogat kvitto är 3 MB.

   
   

   
   
   
   

4. Flytta utgifter från ”Ej exporterade” till ”Exportkö” när du är säker på att allt stämmer.

5. Klicka på ”Exportera” för att skicka alla markerade utgifter till bokföringsprogrammet.

   
   

Så här visar du exporthistoriken

Vill du kontrollera vad som exporterades när och av vem? Gör så här:

1. Gå till fliken ”Export”.

2. Klicka på ”Exporthistorik”.

3. Klicka på en export på listan. Den inkluderar datum, tid och personen som startade exporten.

4. Klicka på Bekräfta.
   
   

Så här gör du om en export

Det kan bli aktuellt för dig att göra om en export av dina utgifter, exempelvis om du gjorde en testexport till ett skräddarsytt format och nu vill exportera till direktintegrationen. Eller så vill du kanske göra om exporten efter att ha massraderat den från bokföringsprogrammet. Oavsett vad orsaken är så har vi lagt till en funktion för att göra om exporter som ger dig ökad kontroll.

1. Gå till fliken Exporterat på sidan ”Export”.

   
   

   
   
   
   

2. Du kan markera/avmarkera en enskild utgift separat eller flera utgifter tillsammans. Markera de utgifter som du vill exportera på nytt.

   
   

   
   
   
   

3. Klicka på knappen ”Exportera igen” längst ned på sidan för att göra en ny export av de utgifter som du har valt.

   
   

   
   
   
   

Bra att veta

• Det går inte att exportera utgifter som har presenterats (dvs. där köpstället har gjort anspråk på medlen).

• Pleo förmarkerar automatiskt utgifter för export. Utgiftskriteriet är att ha ett kontonummer och ett bifogat kvitto.

• När utgifter flyttas från ”Ej exporterade” till ”Exportkö” låses de och ingen kan då ändra dem om de inte flyttas tillbaka till ”Ej exporterade”. När utgifterna har exporterats förblir de låsta.

• Du kan göra om exporten av utgifter som tidigare har exporterats.

Relaterade artiklar

• Bästa praxis för export