Kvittopåminnelser

Den här artikeln går igenom följande: vad ”kvittopåminnelser” är, vilka notiser Pleo skickar samt vad du kan (och inte kan) konfigurera – så att det blir färre kvitton att jaga och utgifterna kan vara redo för export.

Vad är kvittopåminnelser?

Notiser om kvittopåminnelser är påminnelser som Pleo skickar för att hjälpa utgiftsägare att lägga till kvitton och slutföra utgifter – så att utgifterna alltid är redo att exporteras och du slipper lägga tid på att jaga kvitton.

• En utgift saknar ett kvitto och
• utgiftsägaren behöver slutföra utgiften

Två relaterade begrepp blandas ofta ihop:

• Kvittopåminnelser (påminnelser till utgiftsägaren): påminnelser som hjälper utgiftsägaren att ladda upp ett kvitto och slutföra utgiften.
• Automatisk kortfrysning (kallas även kvittokortgränser): en valfri företagsinställning som kan frysa kort om någon har för många saknade kvitton under en längre tid (med påminnelser innan frysningen).

Vem får vilka notiser?

Medarbetare (utgiftsägare) kan få pushnotiser till mobilen (den mest tillförlitliga kanalen) eller mailnotiser. Administratörer och bokföringsansvariga kan få veckovisa sammanfattningsmail som underlättar uppföljning av saknade kvitton inom hela företaget.

Följ de här stegen för att konfigurera medarbetares notisinställningar:

1. I Pleo webbappen går du till Konto
2. Klicka på Notiser
3. Slå på eller av relevanta typer av notiser

Så här fungerar automatisk kortfrysning (gränser för kvittokort)

Om ditt företag aktiverar automatisk kortfrysning bevakar Pleo kvitton som saknas per utgiftsägare med hjälp av två företagsinställningar:

• Kvittogräns (X): hur många utgifter utan kvitto som är tillåtna.
• Respitperiod (Y dagar): hur länge hen kan ligga över gränsen innan en frysning sker.

Så fungerar det:

• När en utgiftsägare når gränsen börjar respitperioden.
• Pleo skickar påminnelser innan ett kort fryses (tidpunkten beror på hur ditt företag har ställt in den).
• Om utgiftsägaren fortfarande är över gränsen när respittiden är slut, fryses korten automatiskt.
• När du laddar upp kvitton för att hamna under gränsen låses korten upp automatiskt.

Administratörer kan konfigurera detta i webbappen under Inställningar → Utgifter → Automatisk kortfrysning/Kvittokortgränser.

Felsökning: påminnelser tas inte emot

Om påminnelser inte kommer fram, kontrollera de vanligaste orsakerna:

• Pushnotiser: bekräfta att notiser är aktiverade både i Pleo appen och i telefonens OS Inställningar.
• Mail: kontrollera mappar för skräppost och karantän samt bekräfta att användarens mail i Pleo är verifierad.