Lägg till ersättande attestansvariga

Se till att godkännanden av utgifter fortsätter även när en attestansvarig inte är tillgänglig. Du kan lägga till en ersättande attestansvarig i en attestpolicy eller använda frånvarofunktionen för att dirigera en medarbetares godkännanden till en utsedd ersättare under deras frånvaro.

Välj rätt alternativ:

• Reserv i attestpolicyer: Konfigurera en ersättande attestansvarig för ett specifikt attesteringssteg.
• Frånvarotäckning: Ställ in tillfällig täckning för en medarbetares frånvaro så att deras utgiftsgodkännanden dirigeras till en ersättande attesterare.

Innan du börjar

• Du behöver behörighet för att hantera attestpolicyer eller medarbetares attestansvarigstilldelningar. Medarbetare kan registrera sin egen frånvarostatus men inte tilldela en ersättande attestansvarig.
• Välj en ersättande attesterare som har rätt sammanhang och åtkomst till rätt företag eller bolag.
• För täckning av attestpolicyer identifierar du det arbetsflöde och det attesteringssteg som behöver en ersättare.
• Kontrollera hur ändringen påverkar utgifter som redan väntar på attestering. Utgå inte från att inställningen av täckning omtilldelar alla väntande godkännanden.

Lägg till en ersättande attestansvarig i en attestpolicy

Det här alternativet gäller för företag som använder Avancerade godkännanden. För företag som använder de befintliga inställningarna för attestering, se Ange en tillfällig attestansvarig.

1. Gå till Inställningar.
2. Öppna Attestpolicyer.
3. Välj relevant arbetsflöde.
4. Öppna det attesteringssteg som innehåller den primära attestansvarige.
5. Lägg till en ersättande attestansvarig.
6. Konfigurera när den ersättande attestansvarige ska ta emot eller kunna attestera utgifter.
7. Spara arbetsflödet.

Ställ in täckning för attestansvarig med frånvarofunktionen

Använd frånvarofunktionen för att ge tillfällig täckning för godkännanden när en medarbetare är borta. En administratör kan registrera medarbetarens frånvaro och tilldela en ersättande attesterare. Medan medarbetaren är frånvarande dirigeras deras utgiftsgodkännanden till den personen.

Medarbetare: registrera din egen frånvaro

• Du kan registrera din frånvarostatus under Mitt konto på webben eller i Pleo mobilappen.
• Att registrera en frånvaro och tilldela en ersättande attesterare är två separata åtgärder. För att ordna täckning för godkännanden ber du en administratör att kontrollera din tilldelning av ersättande attesterare på sidan Användare.

Administratörer: registrera en frånvaro och tilldela en ersättare

På sidan Användare kan administratörer hantera en medarbetares frånvarostatus och tilldela en ersättande attesterare som tar emot deras utgiftsgodkännanden under frånvaron.

Administratörer: hantera frånvaro i bulk

Administratörer kan ladda upp en csv fil på sidan Användare för att hantera frånvaroposter i bulk. Kontrollera de registrerade frånvarorna och tilldelningarna av ersättande attesterare efter uppladdningen.

Kontrollera täckningen när någon återvänder

• Reserv i attestpolicyer: Kontrollera om den ersättande attestansvarige ska vara kvar i konfigurationen. Ta bort eller ändra den tillfälliga täckningen vid behov.
• Frånvarotäckning: Kontrollera att medarbetarens frånvarostatus återspeglar deras återkomst och att godkännanden dirigeras korrekt.
• För båda alternativen kontrollerar du om det finns utgifter som fortfarande väntar på attestering och bekräftar att inga kvarstår tilldelade enbart till en oavsiktlig attestansvarig.

Bra att veta

• Ställ in täckning för frånvaro innan planerad ledighet där det är möjligt.
• Använd den minsta möjliga ändringen som löser täckningsproblemet.
• Undvik att ändra breda arbetsflödesvillkor för att lösa problemet med en enskild otillgänglig attestansvarig.
• Om både en reserv för attestpolicy och en ersättare för frånvaro är konfigurerade, kontrollera vem som tar emot godkännanden i stället för att anta vilket alternativ som har företräde.

Om ett godkännande redan har fastnat

• Bekräfta arbetsflödet, det aktiva atteststeget, tilldelad attestansvarig och attestansvarigs kontostatus.
• Om frånvaro är inblandat, kontrollera även medarbetarens frånvarostatus och tilldelning av ersättande attesterare.
• Lägg till lämplig täckning eller använd den tillgängliga omtilldelningsprocessen. Kontrollera den befintliga utgiften separat för att bekräfta om tilldelningen har ändrats.