Följ upp förfallna attester

Om ditt företag använder godkännanden (attester) i Pleo är det en bra idé att sätta upp ett internt SLA (service level agreement) för godkännanden så att utgifter inte fastnar i väntan på attestering. Den här artikeln visar hur du identifierar förfallna attester, förstår vad som blockerar dem och följer upp.

Följ upp utgifter som väntar på attestering

I Pleo webbappen går du till Review och letar efter utgifter som fortfarande är Pending review (eller motsvarande status i ert arbetsflöde).

Definiera vad ”förfallen” innebär internt

Pleo tillämpar ingen generell tidsgräns för attestering (till exempel ”förfallen efter 3 dagar”), så du definierar normalt ”förfallen” utifrån er egen process, till exempel:

• Fortfarande under attestering efter X arbetsdagar
• Inte helt attesterad innan månadsslutsexporten

Identifiera vad som hindrar attestering

Om attester konsekvent är förfallna beror det oftast på inställningar för attestansvariga, ordningen för granskningar i flera steg eller loopar med ”Behöver information”.

Kontrollera att rätt attestansvariga är inställda

Attesteringar kan konfigureras på olika nivåer, beroende på din konfiguration:

• Teamattestering
• Taggattestering
• Företagsattestering

Om en utgift verkar ha ”fastnat” kontrollerar du om:

• Tilldelning av attestansvarig saknas för utgiftens team eller tagg
• Inställningar för gränser (min-/maxbelopp) gör att utgiften dirigeras annorlunda än förväntat
• För få attestansvariga tilldelade, vilket skapar en flaskhals

Kontrollera om granskningar i flera steg är aktiverade

Om du använder flera attestnivåer kan Sequential reviews aktiveras så att team-/taggattesteringar slutförs innan företagsattestering.

Om granskningar i flera steg är aktiverade kan en utgift inte gå vidare förrän det tidigare steget är klart. Det innebär att en ”förfallen” attestering ofta blockeras på den första attesteringsnivån.

Kontrollera förseningar på grund av ”Behöver information”

Om en attestansvarig markerar en utgift som Behöver information förblir den väntande tills kortinnehavaren uppdaterar den och den attesteras igen.

Följ upp förfallna attester (rekommenderat arbetsflöde)

1) Sätt ett internt SLA för godkännanden

Bestäm vad ”i tid” betyder för ditt företag. Till exempel:

• ”Team-/taggattestansvariga godkänner inom 2 arbetsdagar”
• ”Alla utgifter måste vara fullt attesterade senast den tredje arbetsdagen i månaden”

2) Gå igenom och följ upp enligt en återkommande rytm

1. Kontrollera attester dagligen (eller enligt den frekvens ni valt)
2. För allt som är förfallet (baserat på ert interna SLA), följ upp med:
   • Den tilldelade attestansvariga (om utgiften väntar på attestering)
   • Kortinnehavaren (om utgiften är markerad som Needs details)

3) Använd administratörs-åsidosättning vid behov

Om du behöver få igång processerna vid månadsslut kan administratörer åsidosätta attester genom att attestera utgifter i Expenses eller Export.

Felsökning

Jag kan inte hitta utgiften i attester

1. Kontrollera att godkännanden (attester) är aktiverade och konfigurerade (team-/tagg-/företagsattestering)
2. Om du är administratör kan du försöka hitta utgiften via Utgifter eller Exportera

Fel person får begäran om attestering

1. Kontrollera om utgiften har en tagg som triggar Taggattestering
2. Kontrollera teamtillhörighet och inställning för Teamattestering
3. Kontrollera gränser (min-/maxbelopp) för attestansvariga för team/företag
4. Om granskningar i flera steg är aktiverade, bekräfta på vilken attestnivå utgiften för närvarande väntar

Attester är alltid förfallna

• Lägg till fler attestansvariga för att minska flaskhalsar
• Se över om granskningar i flera steg verkligen behövs för ert arbetsflöde
• Anpassa processen vid månadsslut till interna SLA:er och återkommande påminnelser

Kan attestansvariga attestera sina egna utgifter?

Nej – attestansvariga kan inte attestera sina egna utgifter (inklusive team- och taggattestansvariga).

Kan jag öppna en utgift igen som attesterades för tidigt?

Ja. En administratör eller Controller kan öppna den igen genom att ändra atteststatusen tillbaka till en status som begär ändringar (till exempel Needs details).