Bruger du dimensioner i din daglige regnskabsføring eller hvis du leder efter en bedre måde at organisere og spore dine virksomhedsudgifter på i Pleo, kan tags være løsningen.
Ved at føje tags til dine udgifter kan du bogføre dem på f.eks. projekter, afdelinger, omkostningscentre eller lignende.
Godt at vide før du begynder:
Før du opretter dine tags, er det nødvendigt at forbinde Pleo med dit valgte regnskabssystem
Du kan maksimalt oprette fem tag-grupper i Pleo
Hvis du har en direkte integration til dit regnskabssystem, skal du importere dine dimensioner/tags direkte fra regnskabssysstemet (gå til sektionen "xxx")
Hvis du ikke har en direkte integration men i stedet eksporterer dine Pleo-udgifter via en eksportfil, skal dine tags importeres fra et regneark (gå til sektionen "xxx")
Hvis du synkroniserer tags fra dit regnskabssystem til Pleo, kan du ikke arkivere eller slette tags i Pleo. Dette kan gøres i regnskabsintegrationen i stedet.
Indhold i denne artikel:
Importer dine dimensioner
Godt at vide: Projektmodulet i e-conomic
Pleo-tags afspejler dine dimensioner i e-conomic, dvs. enten dine afdelinger, omkostningscentre og/eller projekter.
Synkronisering af tags med projektmodulet i e-conomic er ikke automatisk tilgængelig. Årsagen er, at der er et par afhængigheder, som vi ønsker, at kunderne skal være opmærksomme på, før vi aktiverer denne mulighed for dem. Læs mere her.
Step 1) Opret en tag-gruppe i Pleo
Gå til Indstillinger → Regnskab → Tags i Pleo
Klik på "Opret tag-gruppe" i øverste højre hjørne
Giv tag-gruppen et navn f.eks. "Afdelinger"
Klik derefter på "Opret tag-gruppe"
Step 2) Importer dine afdelinger
Inde i tag-gruppen skal du klikke på "Importer" i øverste højre hjørne
Klik på "Afdelinger, omkostningstyper og projekter":
Vælg de dimensioner fra drop-down menuen, du vil importere og klik på "Importer":
Færdig!
Vigtigt at vide: Ændringer i dine dimensioner
Hvis du foretager ændringer i dine afdelinger, projekter eller omkostningscentre, bliver dette ikke automatisk opdateret i Pleo.
For at synkronisere dine tags med de nye ændringer, skal du klikke dig ind på den relevante taggruppe i Pleo og derefter klikke på "Genimporter" i øverste højre hjørne. Så opdateres dine tags også i Pleo.
Importer dine dimensioner fra et regneark
Godt at vide: Tag-etikketer og Tag-ID
I Pleo kan dine tags have en eller to "Tag etiketter", som medarbejderne kan se og vælge. Dette vil typisk være navnet på projektet eller det, medarbejderne er vant til at vælge.
Derudover kan dine tags også have et "Tag-ID", som er den bogføringskode, du skal bruge i dit regnskab.
Step 1) Gør dit regneark klar til import
Lav et nye regneark i Excel
Navngiv de to eller tre første kolonner (se eksempel nedenfor med tre kolonner)
Udfyld derefter kolonnerne med de tilsvarende værdier (se eksempel nedenfor)
Gem og luk regnearket på din computer. Det er vigtigt at du gemmer det et sted, hvor du kan finde det igen og hvor det kan ligge fast.
Step 2) Opret en tag-gruppe i Pleo
Gå til Indstillinger → Regnskab → Tags
Klik på "Opret tag-gruppe" i øverste højre hjørne
Giv tag-gruppen et navn f.eks. "Afdelinger" eller "Projekter"
Klik derefter på "Opret tag-gruppe"
Step 3) Importer dit regneark
Klik på "Importer" i øverste højre hjørne
Klik på "Regneark"
Klik på "Gennemse" og find det nyligt gemte regneark
Herefter skal du udfylde nogle vigtige felter (se billede nedenfor):
Tag-etiket: Her kan du vælge de kolonner, medarbejderne skal kunne se og vælge imelllem
(OBS: Hvis du kun har to kolonner i dit regneark, så nøjes du blot med at udfylde den ene af Tag-etiketterne)Tag-ID: Her vælger du kolonnen med din bogføringskode, som du skal bruge til bogføring
Tag-forhåndsvisning: Her kan du se, hvordan tag-etikken kommer til at se ud for medarbejderne
Klik på "Importer". Så er det klaret!
Vigtigt at vide: Opdater din liste af tags
Det er jo oftest sådan, at dimensioner ændrer sig med tiden. Nogle dimensioner bruges ikke længere og samtidig kommer nye til.
Hvis du ønsker at opdatere din liste med tags/dimensioner er det vigtigt at du opdaterer dit opringelige regneark og derefter genimporterer dette til Pleo:
Hvis en dimension skal slettes, slettes du blot rækken fra dit regnark
Hvis en ny dimension skal tilføjes, tilføjer du denne i bunden af din liste i dit regneark
OBS: Det er meget vigtigt at du ikke ændrer på eller opdatere rækkefølgen af dine dimensioner i regnearket! Dette vil give en fejl i Pleo, når du genimporterer.
Du genimporterer regnearket ved at gå til tag-grupppen, klikke på "Genimporter" og derefter finder du den oprindelige, men opdaterede fil.
Når du genimportere dit regneark til Pleo, gør vi følgende:
Tilføjer nye tags, hvis de er blevet tilføjet i regnearket
Arkiverer tags, der er blevet slettet fra regnearket
Redigerer et tag, hvis regnearket indeholder ændringer i nogle af kolonnerne for et bestemt tag
Hvis du får fejl ved genimport:
Tjek at kolonnenavnene er de samme som dem, der er i tag-gruppen
Tjek at der ikke er ens information i to eller flere kolonner eller rækker (duplicates)
Fremhæv dine tags
Godt at vide: Kan jeg gøre mine tags obligatoriske?
At fremhæve en tag-gruppe er det tætteste vi kommer på at gøre en tags obligatorisk i Pleo.
Når du fremhæver en tag-gruppe, vil denne stå som "Mangler" i app'en, indtil medarbejderen har tilføjet et tag til udgiften (se billede nedenfor). Vi vil desuden gøre brugerne opmærksomme på, at de har udgifter der mangler tags, når de logger ind i deres Pleo-app.
En fremhævet tag-gruppe vil desuden være obligatorisk at vælge, når man lægger et privat udlæg ind i Pleo. Hvis man ikke har valgt et tag, så vil man ikke kunne tilføje udlægget.
Sådan ser det ud i app'en:
Sådan fremhæver du en tag-gruppe:
Gå til siden "Tags" i Pleo
Klik på den tag-gruppe, du gerne vil fremhæve
Slå indstillingen "Fremhæv denne taggruppe" til i højre side af siden:
Så er det klaret!
Slet en tag-gruppe
Hvis du har brug for at fjerne en tag-gruppe fra Pleo, kan du enten arkivere eller slette den.
Du sletter en tag-gruppe ved at gå til Indstillinger → Regnskab → Tags og derefter holde musen henover den tag-gruppe, du ønsker at slette. Klik på de tre prikker der komme til syne og vælg "Arkiver" eller "Slet".
Hvis dine tags i tag-gruppen har været brugt (dvs. dine medarbejdere har valgt disse tags på deres udgifter), vil det ikke være muligt at slette den. I stedet kan du arkivere tag-gruppen.
Når du arkiverer en tag-gruppe vil den ikke længere være synlig for brugerne.
Godt at vide:
Der må maks. være fem aktive tag-grupper, men uendeligt mange arkiverede tag-grupper
Arkiverede tags bliver stadigvæk vist på ældre og eksporterede udgifter
Aktive og arkiverede tag-grupper bliver vist i eksportoversigten i kronologisk rækkefølge efter oprettelse
Arkiverede tag-grupper er hverken synlige for brugere eller administratorer ved brug af app'en
Hvis du gerne vil slette en tag-gruppe, der har været i brug på udgifter, kan du gøre følgende:
Gå til "Eksportér"
Klik på "Flere filtre", og vælg det tag, du ønsker at slette, i sektionen "Tag".
Fjern det tildelte tag fra udgifterne ved at klikke på hver enkelt udgift
Gå derefter til Tags i dine indstillinger og slet tag-gruppen
Var denne artikel nyttig?
Fantastisk!
Tak for din feedback
Beklager, at vi ikke var nyttige
Tak for din feedback
Feedback sendt
Vi sætter pris på din indsats og vil forsøge at rette artiklen
