Automatisering af finans med Pleo

Pleo hjælper med at reducere det manuelle finansarbejde ved at automatisere vigtige trin inden for udgiftsregistrering, gennemgange, tilbagebetalinger, abonnementer og likviditetsstyring.

• Udgiftsregistrering og kvitteringsindsamling
• Påkrævede felter for udgifter
• Gennemgange og godkendelser
• AI-gennemgang af udgifter
• Udlæg
• Abonnementer og leverandørautomatisering
• Likviditetsstyring (Automatisk opfyldning via Overførselsregler)

Udgiftsregistrering og kvitteringsindsamling

• Kvitteringspåmindelser: Medarbejderne bliver bedt om at tilføje kvitteringer efter forbrug
  • I webappen: Klik på dit profilbillede → Min konto → Notifikationer (slå kvitteringspåmindelser til).
  • I mobilappen: Aktivér push-notifikationer 
• Fetch: Indsamler automatisk kvitteringer fra e-mails og matcher dem med udgifter
  • Min konto → Power-ups → Aktivér Fetch, og tilknyt e-mail

Påkrævede felter for udgifter

Sikrer, at medarbejdere ikke kan indsende kortudlæg og private udlæg uden de påkrævede oplysninger (f.eks. kategori eller omkostningscenter). Dette reducerer beskeder frem og tilbage under gennemgangen. Følg denne trinvise vejledning for at fuldføre opsætningen.

Gennemgange og godkendelser

Få mere at vide om, hvordan du automatisk kan dirigere udgifter til gennemgang baseret på:

• Team (medarbejderens team)
• Tags (f.eks. afdeling eller projekt)
• Gennemgang på virksomhedsniveau (endelig finansgennemgang)

AI-gennemgang af udgifter

Få mere at vide om, hvordan du aktiverer AI-gennemgang af udgifter for automatisk at kontrollere udgifter i forhold til virksomhedens retningslinjer for forbrug og for at markere potentielle problemer. AI markerer udgifter, der ikke overholder retningslinjerne, og beder om ekstra oplysninger, når det er nødvendigt, så godkenderne kan fokusere på det vigtigste. AI kan gennemgå:

• Kategori
• Beløb
• Kvittering 
• Noter 

Udlæg

Få mere at vide om, hvordan du aktiverer tilbagebetalinger for:

• Opsæt automatiske tilbagebetalinger efter en tidsplan: Godkendte udgifter bliver automatisk tilbagebetalt efter en fastlagt tidsplan, så du ikke behøver at tilbagebetale medarbejdere manuelt én ad gangen.
• Bevar kontrollen med opsætningen af din gennemgang: Det er kun godkendte udgifter, der bliver tilbagebetalt automatisk.
• Brug en manuel nødplan, når det er nødvendigt: Administratorer kan stadig tilbagebetale udgifter manuelt, hvis det er påkrævet."

Abonnementer og leverandørautomatisering

• Faste leverandører 
  • Få en automatisk genereret oversigt over abonnementer baseret på kortudgifter.
  • Hold styr på oplysninger om kontraktfornyelse, og få påmindelser, når en kontrakt skal fornys (kun Beyond-abonnementer).
• Leverandørkort
  • Reducer det manuelle bogholderi ved at anvende standardregnskabsværdier i forhold til det faste forbrug. Du kan vælge standardværdier, som automatisk bliver anvendt i forbindelse med hver enkelt udgift, der betales med det pågældende leverandørkort, så økonomiafdelingen ikke behøver at kategorisere samme forbrugstype igen og igen.

Likviditetsstyring (Automatisk opfyldning via Overførselsregler)

Få mere at vide om, hvordan du opsætter overførselsregler for automatisk at overføre penge til din Pleo-konto baseret på:

• En udløser ved lav saldo,
• en planlagt tidsbaseret udløser eller
• En udløser ved en målvalutakurs