Opsæt godkendelser for tilbagebetalinger

Få mere at vide om anbefalede godkendelsesopsætninger for tilbagebetalinger i Pleo, så du kan sikre at tilbagebetalinger sker hurtigt, ensartet og under kontrol.

Det kan du opnå med godkendelser af tilbagebetalinger

Godkendelser hjælper dig med at balancere hastighed og kontrol, når du betaler folk tilbage for følgende:

• Private udlæg
• Krav om kørselsgodtgørelse
• Krav om rejsegodtgørelse

Med den rette opsætning kan du:

• reducere risikoen for forkerte tilbagebetalinger eller tilbagebetalinger, der ikke overholder reglerne
• holde ansvaret for udgifter tæt på den rette godkender (leder, budgetejer, finans)
• få månedsafslutningen til at gå hurtigere ved at opdage problemer tidligere
• styrke medarbejdernes tillid med en ensartet og gennemsigtig proces

gennemgå muligheder (og vurdere, hvornår hver enkelt mulighed fungerer bedst)

foretage gennemgang på teamniveau (gennemgang på leder-/teamansvarligniveau)

Bedst til

• Daglig kontrol og overblik for linjechefer eller teamansvarlige
• Sikring af, at tilbagebetalinger er i overensstemmelse med teamets budgetter og forventninger

Vigtige fordele

• Tydeligt ejerskab: Godkenderen kender som regel konteksten (projekt, rejse, teamnormer)
• Hurtigere beslutninger: Ledere kan hurtigt godkende almindelige sager
• Bedre styring uden flaskehalse: Finance behøver ikke at gennemgå hver enkelt tilbagebetaling
• Skalering med virksomhedens vækst: Teams ejer deres egne godkendelser, i stedet for at alt centraliseres

Hvornår skal funktionen bruges? Brug dette som dit standardniveau for gennemgang for de fleste tilbagebetalinger, især i større organisationer.

Gennemgang baseret på tags (budget-/projekt-/kundebaseret gennemgang)

Bedst til: Godkendelser, der afhænger af, hvad tilbagebetalingen sker for (f.eks. kunde, projekt, omkostningscenter, lokation, afdeling)

Vigtige fordele

• Godkendelser følger omkostningen, ikke personen: Den rette budgetejer gennemgår tilbagebetalinger, der er knyttet til vedkommendes tag
• Konsistent styring for delte teams: Det er nyttigt, når flere teams anvender det samme projekt- eller kundebudget
• Stærkere allokeringsnøjagtighed: Opmuntrer til korrekt tagmærkning, fordi godkendelserne afhænger af det

Gennemgang baseret på tags gælder for alle tilbagebetalinger med det pågældende tag (det er ikke tærskelbaseret), så godkenderens arbejdsbyrde kan øges, hvis tags anvendes bredt.

Hvornår du skal bruge det: Brug tag-gennemgang, når budgetejerskabet er komplekst (matrixorganisationer, bureauer/konsulenter, projektbaseret arbejde).

Gennemgang på virksomhedsniveau (gennemgang på finansniveau)

Bedst til: Et sidste kontrolniveau, hvor Finance (eller et centralt team) godkender tilbagebetalinger i hele virksomheden

Vigtige fordele

• Stærk compliance og politikstyring: Det sikrer, at tilbagebetalinger overholder virksomhedens regler, før pengene udbetales
• Konsistens på tværs af teams: Det er nyttigt, hvis beslutninger på teamniveau varierer, eller hvis politikken skal håndhæves strammere
• Revisionparathed: Der tilføjes et ekstra kontrolpunkt for følsomme kategorier eller tilbagebetalinger med højere risiko

Hvornår skal du bruge funktionen?

• Tilbagebetalinger af høj værdi (opsæt tærskler, så Finance gennemgår det, der betyder mest)
• Når der kræves godkendelse på flere niveauer ifølge virksomhedens politik

Trinvis godkendelse (anbefales, når du har flere niveauer)

Hvis du bruger gennemgang på virksomhedsniveau sammen med team- og/eller tag-baseret gennemgang, skal du aktivere trinvis godkendelse, så gennemgangene sker i en logisk rækkefølge.

Vigtige fordele

• Forudsigelig rækkefølge af gennemgange: Team-/tag-godkendere gennemgår først, og Finance gennemgår til sidst
• Færre frem-og-tilbage-processer: Problemer kan løses tidligere i forløbet
• Tydeligere ansvar: Alle ved, hvor de befinder sig i processen

Sådan vælger du den rette opsætning (anbefalede opsætninger)

Opsætning A: Hurtig og skalerbar (mest almindelig)

• Gennemgang på teamniveau for standardtilbagebetalinger
• Valgfrit: Gennemgang på virksomhedsniveau kun for tilbagebetalinger med højere værdi (baseret på en tærskel)

Derfor virker det: Rutinemæssige godkendelser holdes tæt på teamet, mens Finance fokuserer på undtagelser.

Opsætning B: Budgetejerkontrol

• Gennemgang baseret på tags for tilbagebetalinger, der er knyttet til projekter/kunder/omkostningscentre
• Valgfrit: Gennemgang på virksomhedsniveau for tilbagebetalinger af høj værdi

Derfor virker det: Det sikrer, at den person, der er ansvarlig for budgettet, godkender udgiften, uanset hvem der har indsendt den.

Opsætning C: Høj kontrol/høj compliance

• Gennemgang på teamniveau eller gennemgang baseret på tags (eller begge dele) + Gennemgang på virksomhedsniveau
• Aktivér trinvise godkendelser

Derfor virker det: Stærk styring er bedst, når overholdelsen af politik er vigtigere end hastighed.