Budgettet opdateres ikke

Budgetter sporer forbrug baseret på tags (f.eks. projekt, team eller afdeling). Hvis et budget ser forkert ud eller ikke er opdateret, skyldes det som regel udgiftsstatus (afventer eller afregnet), godkendelsestilstand eller forkert tag eller dato.

1. Bekræft, at det rigtige tag er angivet for udgiften

Budgetter inkluderer kun udgifter, der har det eller de tag(s) knyttet til budgettet.

1. Åbn den udgift, som, du forventer, bliver inkluderet
2. Bekræft, at den korrekte tag er anvendt (skal matche budgettets tag)
3. Hvis det mangler eller er forkert, skal du opdatere tagget på udgiften
4. Tjek budgettotalen og budgettets udgiftsliste igen

Værd at vide! Hvis du for nylig har ændret tags, skal du dobbelttjekke, at du har opdateret tagget på den faktiske udgift, du kigger på (og ikke en anden/kladdeindtastning).

2. Bekræft, at udgiftsdatoen ligger inden for budgetperioden

Budgetter medregner kun forbrug inden for budgettets start- og slutdatoer.

1. Åbn budgettet, og bemærk start- og slutdatoen
2. Åbn udgiften, og bekræft, at udgiftsdatoen ligger inden for det interval
3. Hvis den ligger uden for området, bliver den ikke medregnet

Værd at vide! En måde at fjerne en udgift fra et budget på er at ændre udgiftsdatoen, så den falder uden for budgettets tidsperiode. Udgiftsdatoen bestemmer, om den er inkluderet i budgettet.

3. Forstå forskellen på "afventer" og "afregnet" (og godkendelser)

I Pleo-budgetter viser vi både afregnede og afventende udgifter i budgetoversigten, så du kan følge forbruget i realtid. Den præcise type af status som afventer/afregnet, og om gennemgang er fuldført, har dog betydning.

Hvad betyder "afventer"?

En afventende kortudgift betyder, at betalingen er godkendt, men endnu ikke endelig. Beløbet kan stadig ændre sig, indtil det bliver afregnet (endeligt). Private udlæg kan også være afventende, mens de venter på gennemgang

• Afregnede udgifter = bekræftet forbrug (afregnede kortudgifter + godkendte private udlæg eller private udlæg, der ikke kræver gennemgang)
• Afventende udgifter = forbrug, der er under behandling (afventende kortudgifter + private udlæg, der afventer gennemgang)

Da afventende udgifter er inkluderet, kan det se ud som om, at du har "brugt" mere af dit budget, selv før alt er helt afregnet/godkendt. På den måde kan du opdage et potentielt overforbrug på et tidligere tidspunkt.

Hvad skal man gøre, hvis totalen ser ud til at sidde fast? 

Tjek, om udgiften stadig afventer, afventer gennemgang eller endnu ikke er godkendt (for private udlæg, der kræver gennemgang).

1. Åbn udgiften
2. Tjek den aktuelle status (afventer/afregnet + gennemgangs-/godkendelsesstatus)
3. Hvis du er godkender eller administrator, skal du gennemføre gennemgangs- eller godkendelsestrinnet (hvis det er relevant) og derefter kontrollere budgettet igen

4. Sørg for, at budgettet stadig er aktivt

Budgetter kan være aktive, kommende eller lukkede.

• Hvis budgettet er lukket, registrerer det ikke nyt forbrug
• Hvis tagget, der er knyttet til et aktivt budget, bliver arkiveret, bliver budgettet automatisk lukket

Du skal gøre som følger:

1. Åbn budgettet, og bekræft, at det er aktivt
2. Bekræft, at det tilknyttede tag ikke er arkiveret
3. Hvis budgettet er lukket, skal du oprette et nyt budget for en ny periode (lukkede budgetter kan ikke genåbnes)

5. Virksomhed med flere enheder – bekræft, at du er i den rigtige enhed

Hvis din organisation bruger virksomhed med flere enheder, kan budgetter ikke konsolidere forbrug på tværs af enheder.

• Bekræft, at du ser det korrekte budget, der er oprettet for den pågældende enhed
• Hvis du har brug for den samme opsætning i en anden enhed, skal du oprette et separat budget der

Almindelige scenarier

Opdateres budgettet stadig ikke?

Hvis du har bekræftet tagget + datointerval + udgift/status for gennemgang + budget er aktivt, skal du kontakte support via din Pleo-konto og inkludere følgende oplysninger:

• Budgetnavn
• Tag brugt af budgettet
• Link/id for 1-2 eksempler på udgifter, der bør inkluderes
• Skærmbillede af budgetoversigten + budgetudgiftslisten