Tjekliste ved månedsafslutning

Afslut regnskabet hurtigere ved at forhindre almindelige eksportblokeringer, sætte en klar skæringsdato og eksportere rene data fra Pleo til dit regnskabssystem.

1. Forebyg eksportblokeringer

Dette er de mest almindelige problemer, der forsinker månedsafslutningen. Tag hånd om dem, før du flytter noget til eksportkøen.

1. Tjek for manglende kvitteringer
   • Mind medarbejderne om jeres interne frist for indsendelse
   • Gennemgå dit godkendelsesflow for at sikre, at de rette personer kan gennemgå til tiden
   • Hvis det er nødvendigt, kan du overveje automatisk spærring af kort for gentagne overtrædere (tilgængelighed afhænger af abonnement og marked)
2. Ret manglende eller forkerte udgiftsoplysninger
   • Tjek udgifterne for korrekt kategori, tags og noter
   • Hvis kategorier ofte er forkerte, skal du gennemgå din kategoriopsætning, så medarbejderne kan finde den rigtige mulighed
   • Aktivér om nødvendigt obligatoriske felter i Indstillinger → Indsendelseskrav
3. Gennemgå tilbagebetalinger og indsigelser
   • Bekræft jeres interne bogføringspraksis, så du konsekvent eksporterer de rigtige oplysninger
4. Løs problemer med forbrug, der er i strid med politikken
   • Sørg for, at jeres politikker er sat op i Pleo
   • Tilføj kontekst, og løs problemer med undtagelser før eksport, så der ikke er ubesvarede spørgsmål under lukningen
5. Bekræft, at tilbagebetalinger er fuldført
   • Hvis du bruger Låsning af udgiftsdato til private udlæg, skal du bekræfte låsedatoen og kommunikere den tydeligt til medarbejderne

2. Gør klar til eksport

1. Angiv en månedlig skæringsdato og et skæringstidspunkt
   • Eksempel: den første fredag i måneden kl. 23.59
2. Bed medarbejderne om at færdiggøre indsendelser før skæringsdatoen
   • Upload manglende kvitteringer
   • Tilføj noter, vælg den rigtige kategori, og tilføj eventuelle påkrævede tags
3. Afslut alle gennemgange og godkendelser
   • Sørg for, at godkendere har afsluttet deres tjek af udgifter og fakturaer (afhængigt af dine indstillinger)
4. Håndter afvigelser og undtagelser
   • Privat forbrug
   • Udgifter uden en kvittering (hvis det er tilladt ifølge jeres politik)
   • Alt, der stadig mangler oplysninger
5. Flyt poster, der er klar til eksport til eksportkøen
   • Lad posterne blive der, indtil du foretager den endelige eksport

Værd at vide! Du kan ikke redigere udgifter i eksportkøen, men du kan flytte dem tilbage til fasen Ikke eksporteret, hvis du skal foretage ændringer.

3. Eksportér til dit regnskabssystem

1. Eksportér via integrationen
   • Flyt posterne fra eksportkøen til fasen Eksporteret
   • Din integration vil knytte dataene til dit regnskabssystem baseret på din konfiguration
2. Eksportér via CSV
   • Flyt posterne fra eksportkøen til fasen Eksporteret
   • Download CSV-filen og kvitteringsmappen
   • Brug dit konfigurerede CSV-format til at minimere det manuelle redigeringsarbejde før upload

Når en udgift eller faktura er Eksporteret, kan du ikke redigere den i Pleo, så sørg først for, at alt er korrekt

4. Tjek efter lukning

Når du har bogført i dit regnskabssystem:

• Afstem saldi
• Gem en kopi af din CSV-eksport (hvis det er relevant)
• Registrer eventuelle afstemningsjusteringer
• Notér eventuelle undtagelser, du har håndteret, så næste måneds lukning går hurtigere

5. Gør næste måned nemmere

• Opsæt en tilbagevendende påmindelse midt på måneden for at sikre god kvitteringsskik.
• Aftal interne SLA'er med medarbejdere og godkendere (eksempelvis at kvitteringer skal indsendes inden for X dage, gennemgange skal afsluttes inden datoen X).
• Følg tilbagevendende problemer, og tag hånd om de grundlæggende årsager (eksempelvis opdatering af politikker, forbedring af kategoriopsætning, justering af godkendelser).

Ofte stillede spørgsmål

Hvad sker der, hvis medarbejdere indsender deres kvitteringer for sent?

Beslut, hvordan du vil håndtere forsinkede indsendelser, og anvend reglen konsekvent:

• Juster den foregående periode i regnskabet (kassekladdeindtastning)
• Bogfør udgiften i næste periode

Hvad gør jeg, hvis jeg skal eksportere igen?

Hvis du ændrer tilknytninger eller retter varer efter eksporten, kan det, afhængigt af jeres interne proces, være nødvendigt at tilbageføre og genbogføre i dit regnskabssystem.