Forstå udgiftsstatusser i Pleo

I denne artikel beskrives følgende: Hvordan en udgift typisk bevæger sig gennem Pleo – fra det øjeblik, den vises under Udgifter, til den er klar til bogføring (Afventer → Fuldført → Gennemgået → Eksporteret).

Betydningen af hvert enkelt trin

Afventer

En udgift har statussen Afventer, når kortbetalingen endnu ikke er fuldført, fordi forhandleren (eller kortnetværket) ikke er færdig med at behandle den.

På dette trin er udgiften muligvis ikke klar til gennemgang eller eksport, før den er fuldført/afregnet (afhængigt af din virksomheds arbejdsgang).

Fuldført

En udgift har statussen Fuldført, når betalingen er afregnet (gennemført), hvilket betyder, at transaktionen er behandlet fuldt ud, og det endelige beløb er bekræftet. På dette trin kan du typisk:

• Tilføje eller tjekke oplysninger såsom kvittering, kategori, tags, moms-/skattefelter og noter (afhængigt af hvad din virksomhed kræver)
• Forberede udgiften til gennemgang og eksport

Gennemgået

En udgift har statussen Gennemgået, når en godkender (ofte i økonomiafdelingen eller en administrator) har tjekket udgiften og angivet et resultat af gennemgangen. I Pleo markeres gennemgange typisk med følgende:

• OK (accepteret)
• Mangler oplysninger (noget skal tilføjes eller rettes)
• Ikke OK (ikke accepteret)

Eksporteret

En udgift har statussen Eksporteret, når den er sendt fra Pleo til din arbejdsgang for bogføring. Det kan ske på to måder:

• Eksport via regnskabsintegration (hvis dit regnskabssystem har en direkte integration)
• Fileksport (hvis du bruger et tilpasset filformat, f.eks. CSV/Excel – typisk brugt, når der ikke er en direkte integration)

Eksport flytter udgiftsdata til regnskabet. Afhængigt af din opsætning kan eksporterede udgifter være låst eller begrænset for yderligere redigeringer.

Sådan er et typisk Pleo-forløb (fra ende til anden)

1. En kortbetaling vises under Udgifter som Afventer
2. Afventer → Fuldført, når betalingen afregnes
3. Fuldført → Gennemgået , når økonomiafdelingen/administratoren har gennemgået udgiften
   • Hvis statussen er Mangler oplysninger, opdaterer kortholderen udgiften, og den kan blive gennemgået igen
4. Gennemgået → Eksporteret , når udgiften sendes til regnskabet
   • Via eksport via integration eller
   • Via tilpasset fileksport

Almindelige scenarier (og hvad du skal gøre)

Hvis statussen af en udgift forbliver Afventer

Det betyder som regel, at forhandleren endnu ikke har fuldført behandlingen af betalingen. Hvis den afventer længere end forventet, skal du tjekke følgende:

• Om forhandleren har gennemført transaktionen hos sig
• Om transaktionen blev tilbageført/annulleret (i nogle tilfælde kan afventende transaktioner forsvinde, hvis de aldrig afregnes)

Hvis en gennemgået udgift skal ændres

Hvis statussen for gennemgang er angivet til Mangler oplysninger, skal kortholderen:

1. Åbne udgiften under Udgifter
2. Tilføje eller rette de ønskede oplysninger (kvittering, kategori, tags, note osv.)
3. Gemme ændringerne, så udgiften kan blive gennemgået igen

Hvis en udgift er markeret som Ikke OK

Det betyder, at udgiften ikke blev accepteret af godkenderen. Eventuelle næste trin (f.eks. tilbagebetaling til virksomheden) håndteres uden om Pleo i henhold til jeres interne proces.

Hvis en udgift ikke kan eksporteres

Almindelige årsager omfatter:

• Manglende påkrævede regnskabsfelter (for eksempel momskoder, kontotilknytning, tags)
• Udgiften er endnu ikke gennemgået og markeret som OK (afhængigt af din arbejdsgang)
• Problemer med opsætning af eksport (integrationsfejl eller manglende opsætning af eksport)

Ordliste

• Afregnet: En betaling er afregnet, når den endelige transaktion er bekræftet, og beløbet ikke ændrer sig
• Gennemgang: Et tjek efter købet for at bekræfte, at udgiften er gyldig og korrekt dokumenteret
• Eksport: Afsendelse af udgiftsdata fra Pleo til dit regnskabssystem (via integration eller fil)