Tilføj backup-godkendere

Hold godkendelsesprocessen for udgifter i gang, når en godkender ikke er tilgængelig. Du kan føje en backup-godkender til en godkendelsespolitik eller bruge Ikke til stede til at sende en medarbejders godkendelser videre til en udpeget stedfortræder, mens vedkommende er væk.

Vælg den rigtige mulighed:

• Backup for godkendelsespolitikker: Konfigurer en backup-godkender til et bestemt godkendelsestrin.
• Dækning ved Ikke til stede: Opsæt midlertidig dækning under en medarbejders fravær, så vedkommendes udgiftsgodkendelser sendes videre til en stedfortrædende godkender.

Før du går i gang

• Du skal have tilladelse til at administrere godkendelsespolitikker eller medarbejderes godkendertildelinger. Medarbejdere kan selv registrere deres Ikke til stede-status, men de kan ikke tildele en stedfortrædende godkender.
• Vælg en backup- eller stedfortrædende godkender, der har den nødvendige kontekst og adgang til den korrekte virksomhed eller enhed.
• Identificer det workflow og det godkendelsestrin, der har brug for en backup, når det gælder dækning af godkendelsespolitikker.
• Tjek, hvordan ændringen påvirker udgifter, der allerede afventer gennemgang. Gå ikke ud fra, at opsætning af dækning automatisk omfordeler alle afventende godkendelser.

Føj en backup-godkender til en godkendelsespolitik

Denne mulighed gælder for virksomheder, der bruger Avancerede godkendelser. Virksomheder, der bruger de eksisterende indstillinger for gennemgang, kan se under Angiv en midlertidig godkender.

1. Gå til Indstillinger.
2. Åbn Godkendelsespolitikker.
3. Vælg det relevante workflow.
4. Åbn det godkendelsestrin, der indeholder den primære godkender.
5. Tilføj en backup-godkender.
6. Konfigurer, hvornår backup-godkenderen skal modtage eller have mulighed for at gennemgå udgifter.
7. Gem workflowet.

Opsæt godkenderdækning med Ikke til stede

Brug Ikke til stede til at sikre midlertidig godkendelsesdækning, når en medarbejder er fraværende. En administrator kan registrere medarbejderens fravær og tildele en stedfortrædende godkender. Mens medarbejderen er fraværende, sendes vedkommendes udgiftsgodkendelser videre til den pågældende person.

Medarbejdere: Registrer dit eget fravær

• Du kan registrere din Ikke til stede-status under Min profil på nettet eller i Pleo-mobilappen.
• Registrering af fravær og tildeling af en stedfortrædende godkender er to separate handlinger. Du skal bede en administrator om at kontrollere din tildeling af stedfortrædende godkender på siden Brugere for at sikre godkendelsesdækning.

Administratorer: Registrer fravær, og tildel en stedfortræder

På siden Brugere kan administratorer administrere en medarbejders Ikke til stede-status og tildele en stedfortrædende godkender, der modtager vedkommendes udgiftsgodkendelser, mens medarbejderen er fraværende.

Administratorer: Administrer fravær samlet

Administratorer kan uploade en csv-fil på siden Brugere for at administrere Ikke til stede-poster samlet. Kontrollér de registrerede fraværsperioder og tildelinger af stedfortrædende godkendere efter upload.

Kontrollér dækningen, når en person vender tilbage

• Backup for godkendelsespolitikker: Gennemgå, om backup-godkenderen fortsat skal være konfigureret. Fjern eller skift den midlertidige dækning, hvis det er nødvendigt.
• Dækning via Ikke til stede: Kontrollér, at medarbejderens Ikke til stede-status afspejler vedkommendes tilbagevenden, og at godkendelser sendes korrekt videre.
• For begge muligheder skal du tjekke, om der er udgifter, der stadig afventer gennemgang, og bekræfte, at ingen af dem udelukkende er tildelt en utilsigtet godkender.

Værd at vide

• Opsæt fraværsdækning inden planlagt fravær, hvor det er muligt.
• Brug den mindst mulige ændring, som løser dækningsproblemet.
• Undgå at ændre brede workflowbetingelser for at løse problemet med én utilgængelig godkender.
• Hvis der er konfigureret både en backup i godkendelsespolitikken og en stedfortræder via Ikke til stede, skal du kontrollere, hvem der modtager godkendelserne, i stedet for at antage, hvilken mulighed der har forrang.

Hvis en godkendelse allerede er gået i stå

• Bekræft workflowet, det aktive godkendelsestrin, den tildelte godkender og godkenderens kontostatus.
• Hvis Ikke til stede er involveret, skal du også kontrollere medarbejderens fraværsstatus og tildeling af stedfortrædende godkender.
• Tilføj den relevante dækning, eller brug den understøttede proces for omfordeling. Tjek den eksisterende udgift separat for at bekræfte, om dens tildeling er ændret.