Bevor Sie mit Pleo Invoices loslegen, müssen Sie zwei kleine Einstellungen in DATEV Unternehmen online vornehmen, um eine nahtlose Integration sicherzustellen.
Die Einstellungen in Kürze:
Umstellung Ihres DATEV Unternehmen online Konto zu Bearbeitungsform Erweitert und Anlegen des aktuellen Wirtschaftsjahres. (Sie haben bereits die Bearbeitungsform Erweitert und ein Wirtschaftsjahr eingerichtet? Dann springen Sie gleich zum nächsten Schritt)
Hinzufügen eines Kontos für Zahlungen von Rechnungen mit Pleo
1. Umstellung auf Bearbeitungsform Erweitert und Anlegen eines Wirtschaftsjahres
Damit Pleo erfolgreich Eingangsrechnungen nach DATEV Unternehmen Online importieren kann, einschließlich der Rechnungs- und Buchungsdaten, muss das DATEV-Konto Ihres Unternehmens auf Bearbeitungsform: Erweitert eingestellt sein.
Achtung! Wenn Ihre Bearbeitungsform Standard ist, können Sie keine Eingangsrechnungen aus Pleo exportieren und es kommt zu einem Exportfehler.
Für die Umstellung von Standard auf Erweitert benötigen Sie einen Administrator-Zugang zu DATEV Unternehmen online. Alternativ können Sie Ihren Steuerberater bitten, die Einstellung zu ändern, wenn Sie nicht über die entsprechenden DATEV-Berechtigungen verfügen. Bei der Umstellung von Standard auf Erweitert entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten seitens der DATEV.
Schritt-für-Schritt:
Gehen Sie auf Startseite: Belege
Klicken Sie auf Einstellungen
Im Einstellungsfenster, prüfen Sie ob Erweitert möglicherweise bereits schon für Lieferantenrechnungen eingestellt ist. Wenn nicht, klicken Sie auf Bearbeitungsform ändern.
Für Lieferantenrechnungen, wählen Erweitert aus und klicken anschließend auf Weiter
Entweder Sie wählen das bereits angelegte aktuelle Wirtschaftsjahr (Punkt 2) aus, oder Sie legen ein Neues Wirtschaftsjahr (Punkt 3) an, indem Sie den 1. Januar bis 31. Dezember des aktuellen Wirtschaftsjahres eintragen. Anschließend klicken Sie auf Weiter.
Schließlich bestätigen Sie die Einstellungen mit Fertig stellen.
Hinweis: Falls Sie und Ihr Buchhalter aus irgendeinem Grund die Bearbeitungsform Standard bevorzugen, können Sie Ihre Einstellungen nach Erstellung des Wirtschaftsjahres wieder auf Standard umstellen. Denken Sie daran, dass Sie oder Ihr Buchhalter jedes Jahr ein neues Wirtschaftsjahr erstellen müssen, bevor Sie Rechnungen aus dem neuen Jahr exportieren können.
2. Fügen Sie ein Konto für Zahlungen von Rechnungen hinzu
Wenn Sie Pleo Invoices mit unserer DATEV Unternehmen online Integration nutzen, empfehlen wir Ihnen, ein Gegenkonto für die Zahlungen von Eingangsrechnungen einzurichten.
Warum benötige ich ein weiteres Konto?
Wenn Sie eine Eingangsrechnung mit Pleo bezahlen, wird der Betrag auf dem Pleo Wallet-Konto belastet und auf dem entsprechenden Lieferantenkonto gutgeschrieben werden, auf dem Sie die offene Forderung aus der Rechnung haben.
Sofern einer Rechnung kein individuelles Lieferantenkonto hinzugefügt worden ist, verwenden wir dieses Konto als Standardkonto für den Export der Zahlung.
Daher empfehlen wir Ihnen, in unserer Einrichtung ein transitorisches Konto zu verwenden.
Sofern Sie oder Ihr Buchhalter kein Standardkonto in Pleo hinterlegen, wird die Zahlung ohne Gegenkonto exportiert wenn das individuelle Lieferantenkonto fehlt. Dies kann zu einer Fehlermeldung in DATEV Kanzlei Rechnungswesen führen. Ihr Buchhalter hat die Möglichkeit den Buchungssatz manuell zu korrigieren.
Was für ein Konto benötige ich?
Bitte fragen Sie Ihren Buchhalter/DATEV-Administrator, welche Kontonummer aus Ihrem DATEV-Kontenrahmen Sie in Pleo für die Zahlung von Rechnungen verwenden können. Wir empfehlen Ihnen, abhängig von Ihrer Buchhaltung:
Ein Geldtransitkonto, im Bereich 1360 Geldtransit (SKR 03) oder 1460 Geldtransit (SKR 04)
Ein Konto für diverse Kreditoren bzw. "Sammelkreditoren", zwischen 70000 und 90000 (SKR 03 und SKR 04)
Das Konto muss in DATEV vor der Eingabe in Pleo angelegt bzw. zugeordnet werden.
Schritt-für-Schritt
Sobald Sie mit Ihrem Buchhalter die präferierte Kontonummer abgestimmt haben, begeben Sie sich in Pleos Einstellungen > Buchhaltung
DATEV Unternehmen Online muss als Integration ausgewählt und gekoppelt sein
Scrollen Sie auf derselben Seite nach unten zum Eingabefeld "Konto für Zahlungen von Rechnungen" und geben Sie hier die abgestimmte Kontonummer ein
Hinweis: Alternativ können Sie das Eingabefeld für die Kontonummer auch leer lassen; in diesem Fall wird die Zahlung ohne Gegenkonto nach DATEV Unternehmen online exportiert und erzeugt bei Festschreibung in DATEV Kanzlei Rechnungswesen eine Fehlermeldung. Ihr Buchhalter müsste in diesem Fall die Buchung manuell korrigieren.
Sie benötigen kein neues Kassenbuch für dieses Konto! Die Zahlungen werden in das bestehende Kassenbuch exportiert, das Sie für bereits für das Pleo Wallet verwenden.
Das war's schon! Jetzt ist alles eingerichtet und Sie können Pleo Invoices mit DATEV Unternehmen online nutzen.
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