Exportformate in Pleo: generisch vs. individuell

Wenn Sie Ausgaben aus Pleo exportieren, können Sie ein Exportformat auswählen, das bestimmt, wie Ihre exportierte Datei aussieht (zum Beispiel, welche Spalten sie enthält und wie Werte strukturiert sind).

In Pleo stehen Ihnen in der Regel zwei dateibasierte Exportoptionen zur Verfügung: Allgemeines Format und Maßgeschneidertes Format.

Allgemeines Format

Ein Allgemeines Format ist eine standardmäßige Exportoption, die Ihnen eine sofort verwendbare Dateistruktur ohne jegliche Einrichtung bietet.

Wenn Ihr Buchhaltungssystem eine strikte Importvorlage erfordert, entspricht ein allgemeines Format möglicherweise nicht diesen Anforderungen

Verwenden Sie ein allgemeines Format, wenn:

1. Sie eine schnelle Möglichkeit suchen, Ausgaben zu exportieren, um sie zu überprüfen oder in Excel/CSV weiterzuverarbeiten
2. Für einen Buchhaltungs-Import benötigen Sie weder eine bestimmte Spaltenreihenfolge noch spezielle Datenpunkte
3. Sie nicht in ein System mit strengen Dateianforderungen importieren

Gut zu wissen: Allgemeine Formate sind in der Regel am besten geeignet, wenn Sie die Datei vor der weiteren Verwendung manuell überprüfen, filtern oder bearbeiten möchten

Maßgeschneidertes Format

Ein Maßgeschneidertes Format ist eine vordefinierte Exportvorlage, die Sie in Pleo konfigurieren. Damit können Sie entscheiden:

• welche Datenpunkte (Datenquellen) einbezogen werden sollen
• wie sie formatiert sind (zum Beispiel Datumsformate)
• wie die Spaltenüberschriften heißen
• die Reihenfolge der Spalten
• ob Sie eine einzeilige oder mehrzeilige Exportstruktur benötigen
• ob die Datei im csv- oder Excel (.xlsx)-Format vorliegen soll, einschließlich der Einstellungen für das Trennzeichen (Separator) bei csv

Verwenden Sie ein maßgeschneidertes Format, wenn:

1. Ihr Buchhaltungssystem eine spezielle Importvorlage erfordert
2. Sie jedes Mal eine einheitliche Exportstruktur möchten (damit Sie Dateien nicht manuell bearbeiten müssen)
3. Sie die Spaltenüberschriften und deren Reihenfolge kontrollieren und/oder mehrere Datenpunkte in einer Spalte zusammenfassen müssen

Gut zu wissen: Sobald Ihr maßgeschneidertes Format erstellt wurde, wird es gespeichert und kann für zukünftige Exporte wiederverwendet werden

Allgemeines Format vs. maßgeschneidertes Format: Was sollten Sie wählen?

• Ein schneller Export mit minimaler Einrichtung → Allgemeines Format
• Eine Datei, die einer bestimmten Buchhaltungsimportvorlage entspricht → Maßgeschneidertes Format
• Kontrolle über Spaltenüberschriften und Spaltenreihenfolge → Maßgeschneidertes Format
• Konsistente Exporte für laufende Buchhaltungs-Workflows → Maßgeschneidertes Format
• Sie passen die Datei nach dem Exportieren gerne manuell an → Allgemeines Format

Wenn Sie Daten exportieren, um sie in ein Buchhaltungssystem zu importieren, ist ein maßgeschneidertes Format meist die beste Wahl – insbesondere, wenn das System eine bestimmte Struktur verlangt.

Gut zu wissen: Wenn Sie unsicher sind, welches Format Ihr Buchhaltungssystem benötigt, fragen Sie bei Ihrer Buchhalterung oder Steuerberatung nach.