So erfassen Sie Belegfotos

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie klare und gut lesbare Fotos Ihrer Belege aufnehmen, damit diese leicht zu überprüfen sind und mit höherer Wahrscheinlichkeit korrekt erfasst werden.

Fotografieren Sie Ihren Beleg

1. Legen Sie den Beleg auf eine flache Oberfläche und glätten Sie ihn (vermeiden Sie Falten)
2. Verwenden Sie helles, gleichmäßiges Licht (Tageslicht in der Nähe eines Fensters ist ideal)
3. Halten Sie Ihr Telefon parallel zum Beleg (von oben nach unten) und nicht schräg
4. Stellen Sie sicher, dass der Beleg den größten Teil des Bildausschnitts ausfüllt und alle Ecken sichtbar sind
5. Tippen Sie auf den Text, um ihn zu fokussieren, und machen Sie dann das Foto

Stellen Sie sicher, dass wichtige Details gut lesbar sind

Ihr Foto sollte klar und deutlich erkennbar sein (ohne Unschärfe oder Blendung):

• Name des Händlers/Lieferanten
• Datum
• Gesamtbetrag
• Währung
• MwSt/Steuer (falls für Ihre Ausgabe oder Buchhaltung erforderlich)

Lange oder mehrseitige Belege verarbeiten

1. Wenn der Beleg zu lang für ein klares Foto ist, machen Sie mehrere Fotos
   • Achten Sie darauf, dass sich die Fotos überlappen, damit nichts fehlt
   • Versuchen Sie, den Header (Händler + Datum) auf dem ersten Foto zu erfassen
   • Versuchen Sie, die Summe auf dem letzten Foto zu erfassen
2. Für mehrseitige Dokumente erfassen Sie die Seiten in der richtigen Reihenfolge
   • Stellen Sie sicher, dass jede Seite vollständig sichtbar ist (keine abgeschnittenen Ränder)
   • Stellen Sie sicher, dass der Text lesbar ist (kein Verschwimmen)
   • Achten Sie darauf, dass die Beleuchtung auf allen Seiten einheitlich ist

Was Sie auf keinen Fall tun sollten

• Schneiden Sie den Beleg oben oder unten nicht ab
• Vermeiden Sie Fotos mit Spiegelungen (neigen Sie den Beleg leicht oder ändern Sie die Lichtquelle)
• Vermeiden Sie Fotos mit Bewegungsunschärfe (halten Sie die Hände ruhig; stützen Sie bei Bedarf die Ellbogen auf einer Oberfläche ab)
• Verlassen Sie sich nicht auf ein einziges herausgezoomtes Foto, wenn der Text dadurch unleserlich wird – machen Sie stattdessen Nahaufnahmen
• Fotografieren Sie nicht mit Blitz; nutzen Sie ihn nur, wenn das Bild zu dunkel ist.