Wenn Ihr Export fehlschlägt, wird Ihnen durch die Fehlermeldung in der Regel mitgeteilt, was behoben werden muss. Nutzen Sie diese Anleitung, um die Ursache schnell zu finden, den Export wieder freizugeben und zu erfahren, wann Sie den Support kontaktieren sollten.
Bevor Sie beginnen
Was Sie benötigen:
- Zugriff auf Exportieren und Einstellungen → Buchhaltung in Pleo (in der Regel eine Admin- oder Controller:in-Rolle).
- Die genaue Fehlermeldung, die in Pleo angezeigt wird (wenn möglich, kopieren/einfügen).
- Der Name Ihrer Buchhaltungsschnittstelle (z. B. Datev, e-conomic, Xero, Exact Online, Business Central) oder die Angabe ob Sie eine Datei exportieren (CSV/XLSX).
1) Art des Fehlers ermitteln
Überprüfen Sie zuerst, welche Art von Meldung Sie erhalten:
- Eine klare Fehlermeldung (z. B. „Exportaufgabe abgelaufen“, „Validierung fehlgeschlagen“, „Fehlendes Buchhaltungsjahr“, „Wirtschaftsjahr…“).
- Fehlermeldung „Etwas ist schiefgelaufen“/Timeout-Fehlermeldung.
- Ein Beleg-/Anhangsfehler (Datei zu groß, beschädigt, Beleg konnte nicht exportiert werden).
- Eine Meldung, die besagt, dass eine Ausgabe den Batch blockiert (allgemeiner/kritischer Fehler zusammen mit einer spezifischeren Fehlermeldung).
2) Im Hilfezentrum nach der genauen Fehlermeldung suchen
Wenn Sie eine bestimmte Fehlermeldung sehen, suchen Sie im Pleo-Hilfezentrum nach dem genauen Wortlaut. Für viele Fehler beim Export gibt es eigene Lösungsschritte.
Beispiele für häufige Fehlermuster:
- Exportaufgabe abgelaufen: wird häufig behoben, indem Verbindung zur Buchhaltungsschnittstelle getrennt und wiederhergestellt wird
- Validierung fehlgeschlagen: steht häufig im Zusammenhang mit gesperrten/ungültigen Konten oder Codes/Tags, die nicht mit den vom Buchhaltungssystem akzeptierten Angaben übereinstimmen
- Wirtschaftsjahr / fehlendes Buchhaltungsjahr / kein offenes Jahr: bedeutet häufig, dass das Jahr/der Zeitraum in Ihrem Buchhaltungssystem fehlt oder geschlossen ist
- Beleg-/Anhangsfehler: wird häufig durch einen Beleg verursacht, der zu groß/beschädigt ist oder von der Schnittstelle nicht akzeptiert wird
3) Mit einem kleinen Batch erneut versuchen (um die Ursache einzugrenzen)
Exportprobleme lassen sich viel leichter beheben, wenn Sie den Umfang reduzieren.
- Gehen Sie zu Export
- Wählen Sie einen kleinen Batch aus (zum Beispiel 1–5 Ausgaben)
- Wiederholen Sie den Export
So interpretieren Sie das Ergebnis:
- Wenn ein kleiner Batch funktioniert, ist die Ursache wahrscheinlich eine (oder einige) Ausgaben im größeren Batch
- Wenn bei einem kleineren Batch weiterhin ein Fehler auftritt, liegt es eher an einem Konfigurations- oder Verbindungsproblem
4) Die Ausgabe isolieren, die den Export blockiert (wenn der Vorgang im kleinen Batch funktioniert)
Wenn der Vorgang im kleinen Batch funktioniert, besteht der nächste Schritt darin, die konkrete Ausgabe zu finden, die den Fehler verursacht.
- Exportieren Sie eine Ausgabe (oder eine sehr kleine Gruppe)
- Wenn der Vorgang erfolgreich ist, fügen Sie einige weitere hinzu und exportieren Sie erneut
- Wiederholen Sie dies, bis der Export fehlschlägt – die zuletzt hinzugefügte Ausgabe ist in der Regel die Ursache
Überprüfen Sie bei der fehlerhaften Ausgabe fehlende oder ungültige Werte (in Abhängigkeit von Ihrem Setup):
- Kategorie/Kontozuordnung
- Tags (Kostenstelle/Abteilung/Projekt)
- MwSt/Steuercode
- Lieferanten-/Eingangsrechnungsfelder (wenn Sie Eingangsrechnungen exportieren)
- Beleganhang (Größe/Format)
5) Nach Ausgabenart testen (um Fehlkonfigurationen zu identifizieren)
Manchmal treten Fehler nur bei einer bestimmten Ausgabenart auf. Versuchen Sie, getrennt zu exportieren:
- Kartenausgaben
- Rückerstattungen / Privatauslagen
- Eingangsrechnungen (falls aktiviert)
- Kilometerpauschale (falls zutreffend)
Wenn nur ein Ausgabentyp fehlschlägt, hängt das Problem in der Regel mit den für diesen Workflow erforderlichen Feldern oder der Exportzuordnung zusammen.
6) Wirtschaftsjahr/Zeiträume überprüfen (insbesondere rund um den Jahreswechsel)
Der Jahresabschluss ist ein häufiger Zeitpunkt für Exportfehler. Wenn Sie jahresübergreifend exportieren:
- Exportieren Sie zuerst die Daten für das alte Jahr und dann die für das neue Jahr
- Stellen Sie vor dem Export sicher, dass das neue Jahr (und die erforderlichen Zeiträume) in Ihrem Buchhaltungssystem angelegt und offen sind
Warum das wichtig ist:
- Einige Buchhaltungssysteme erfordern, dass das Geschäftsjahr/der Zeitraum vorhanden ist, bevor Einträge akzeptiert werden
- In einigen Systeme ist der Export älterer Ausgaben nicht mehr zulässig, sobald das neue Jahr erstellt/aktiviert wurde, oder es wird verlangt, dass das alte Jahr vorher vollständig abgeschlossen wird (systemspezifisch)
7) Prüfen, ob die Schnittstellenverbindung stabil ist
Wenn der Fehler nach einem Authentifizierungs-/Verbindungsproblem aussieht (Token abgelaufen, Exportauftrag abgelaufen, Tokenaktualisierung fehlgeschlagen, wiederholte Timeouts):
- Wechseln Sie zu Einstellungen
- Greifen Sie auf Buchhaltung zu
- Prüfen Sie, ob die Schnittstelle als verbunden angezeigt wird
- Wenn für Ihre Schnittstelle/Ihren Fehler empfohlen wird, die Verbindung wiederherzustellen:
- Trennen Sie die Verbindung zur Schnittstelle
- Stellen Sie die Verbindung wieder her
- Wiederholen Sie den Export mit einem kleinen Batch
Anzeichen dafür, dass dies das Problem ist:
- Fehler, die auf abgelaufene Jobs/Token hinweisen
- Wiederholtes Auftreten von unerwarteten Fehlern/Timeout-Fehlern
- Exporte schlagen plötzlich fehl, obwohl sie zuvor funktioniert haben, ohne dass Konfigurationsänderungen vorgenommen wurden
Häufige Fehlermuster
| Fehlermuster | Wahrscheinliche Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Exportaufgabe abgelaufen / Token-/Aktualisierungsprobleme | Verbindung muss wahrscheinlich aktualisiert werden | Schnittstelle erneut einrichten und versuchen, einen kleinen Batch erneut zu exportieren |
| Wirtschaftsjahr / fehlendes Wirtschaftsjahr / kein offenes Jahr | Jahr/Zeitraum wurde nicht erstellt oder nicht geöffnet | Erforderliches Jahr/erforderlichen Zeitraum erstellen und zuerst das alte Jahr exportieren, sofern relevant |
| Validierung fehlgeschlagen | Blockiertes/ungültiges Konto oder fehlende Code-/Tag-Übereinstimmung | Prüfen Sie die Zuordnung und stellen Sie sicher, dass Konten/Tags/Codes mit dem übereinstimmen, was von Ihrem Buchhaltungssystem akzeptiert wird |
| Beleg-/Anhangsfehler | Ein Beleg ist zu groß/beschädigt/wird nicht akzeptiert | Versuchen, ohne Belege zu exportieren, oder den problematischen Beleg entfernen und später erneut hinzufügen |
| Allgemeiner kritischer Fehler + Batch schlägt fehl | Eine Ausgabe blockiert den gesamten Batch | Ursache durch Exportieren kleinerer Batches isolieren |
Wann Sie den Support kontaktieren sollten
Nehmen Sie Kontakt mit Pleo Support auf, wenn:
- Sie das Problem mit einer bestimmten Ausgabe reproduzieren können und es auch nach der Korrektur offensichtlicher Felder weiterhin auftritt
- Der Export nach dem erneuten Herstellen der Verbindung und dem Testen mit kleinen Batches fehlschlägt
- Die Fehlermeldung unklar ist, sich ständig wiederholt oder auf ein technisches Problem im Buchhaltungssystem oder in der Schnittstelle hindeutet
Geben Sie Folgendes an:
- Die genaue Fehlermeldung (kopieren/einfügen oder Screenshot)
- Welches Buchhaltungssystem/welche Schnittstelle Sie verwenden
- Ob der Vorgang bei einer Ausgabe oder bei allen Exporten fehlschlägt
- Ungefährer Datumsbereich und wie viele Ausgaben Sie versucht haben
- Falls relevant: ob dies rund um den Jahreswechsel passiert und welches Jahr bzw. welchen Zeitraum Sie exportieren
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