Projekt-Synchronisierung für Business Central v2

Die Projekt-Synchronisierung ermöglicht es Business Central-Nutzern, Projekte und Projektaufgaben als Tags in Pleo zu synchronisieren, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter Projektinformationen in Pleo Ausgaben zuordnen können und das passende Projekt, die Aufgabe und optional der Projektzeilentyp bei der Ausgabenübertragung automatisch in Business Central erfasst werden.

Einrichtung der Projekt-Synchronisierung 

So richten Sie die BC-Projekt-Synchronisierung mit Pleo ein:

1. Öffnen Sie in Business Central die Pleo-Schnittstellen-Einrichtung
2. Öffnen Sie Tag-Setup
3. Navigieren Sie zum Abschnitt Projekte
4. Aktivieren Sie die Projekt-Synchronisierung
   • Sobald diese Option aktiviert ist, erstellt die Schnittstelle eine eigene Pleo-Tag-Gruppe für Business Central-Projekte
   • Diese Tag-Gruppe wird verwendet, um Projekte als Tags in Pleo verfügbar zu machen

Gut zu wissen: Wenn alle fünf Tag-Gruppen-Slots in Pleo bereits belegt sind, kann die Projekt-Synchronisierung nicht aktiviert werden. Entfernen Sie zuerst eine synchronisierte Dimension aus der Tags-Synchronisierung und aktivieren Sie die Projekt-Synchronisierung dann erneut.

Wählen Sie aus, wie Projekte synchronisiert werden sollen

Die Projekt-Synchronisierung kann in zwei Modi arbeiten. Der Modus wird über das Feld Standard-Aufgabe gesteuert.

Option A (Standard): Modus „Projekt-Aufgabe“:

In diesem Modus werden alle Paare aus offenen und nicht blockierten Projekt-Task-Kombinationen mit Pleo-Tags synchronisiert:

• Jedes Pleo-Tag steht für eine Kombination aus Projekt + Aufgabe
• Beispiel:
  • Projekt: „J00010“
  • Aufgabe: „MAINT“
  • Pleo-Tag: „J00010--MAINT“

So verwenden Sie diesen Modus:

1. Lassen Sie die Konfiguration für Standardaufgabe leer
2. Dies bietet Nutzern die detaillierteste Tagging-Option, kann jedoch mehr Tags in Pleo erzeugen

Option B: Modus „Nur-Projekt“:

Verwenden Sie diesen Modus, wenn Sie dieselbe Aufgabe für alle Projekt-Ausgaben verwenden.

• Jedes Pleo-Tag steht nur für ein Projekt
• Die Aufgabe wird während des Exports automatisch über die Einstellung Standardaufgabe hinzugefügt.
• Beispiel:
  • In Pleo ausgewähltes Projekt-Tag: „J00010“
  • Während des Exports hinzugefügte Aufgabe: die konfigurierte Standardaufgabe
• Wenn Sie dieselbe Aufgabe in allen Projekten verwenden, empfiehlt es sich, eine Standardaufgabe festzulegen. Dadurch verringert sich die Anzahl der Tags in Pleo und es wird für Nutzer einfacher, das richtige Projekt zu finden

So verwenden Sie diesen Modus:

1. Erstellen Sie die Standardaufgabe
2. Wählen Sie die Aufgabe aus, die während des Exports bei allen Projekt-Ausgaben angewendet werden soll
   • Hinweis: Nur der Wert für die Projektaufgaben-Nummer ist wichtig. Es kann sein, dass Sie mehrere Projektaufgaben mit derselben Nummer, aber unterschiedlichen Beschreibungen sehen. Wählen Sie einfach eine dieser Projektaufgaben aus.
   • Stellen Sie sicher, dass eine Projektaufgabe mit dieser Nummer in allen Ihren Projekten existiert, damit dieser Modus korrekt funktioniert

Optional: Standard-Projektzeilentyp festlegen:

Sie können auch den Standard-Projektzeilentyp definieren.

1. Suchen Sie im Abschnitt „Projekte“ nach Standard-Projektzeilentyp
2. Wählen Sie einen der verfügbaren Werte aus:
   • Budget
   • Abrechenbar
   • Sowohl Budget als auch abrechenbar
3. Oder lassen Sie das Feld leer

Wenn festgelegt, wird dieser Projektzeilentyp für alle exportierten Ausgaben erfasst, die über ein Projekt-Tag verfügen. Wenn das Feld leer bleibt, wird beim Export kein Projektzeilentyp hinzugefügt.

Projekte mit Pleo synchronisieren

Nach dem Aktivieren und Konfigurieren der Projekt-Synchronisierung:

1. Klicken Sie auf der Seite „Tags einrichten“ auf Mit Pleo synchronisieren
2. Die Schnittstelle synchronisiert geeignete Projekte und Aufgaben mit Pleo
3. Die synchronisierten Projekte erscheinen in Pleo als Tags in der dedizierten Projekt-Tag-Gruppe
4. Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist:
   • Nutzer:innen können nach dem relevanten Projekt- oder Projekt-Aufgaben-Tag suchen und dieses Ausgaben zuweisen
   • Damit das richtige Tag ausgewählt werden kann, sehen Nutzer:innen sowohl Beschreibungen als auch die Anzahl der Projekte (oder Projekt-Aufgaben-Kombinationen)

Gut zu wissen:

• Es werden nur offene, nicht blockierte Projekte synchronisiert
• Wenn ein Projekt blockiert wird oder nicht mehr den Status „Offen“ hat, wird das entsprechende Tag bei der nächsten Synchronisierung in Pleo archiviert
• Nur Projekt-Aufgaben vom Typ Buchung werden synchronisiert
• Wenn sich ein Projekt- oder Aufgabenname in Business Central ändert, wird der Tag-Name bei der nächsten Synchronisierung aktualisiert
• Wenn sich ein Projekt- oder Aufgaben-Code ändert, wird das alte Tag archiviert und ein neues Tag erstellt
• Vorhandene Ausgaben, die mit alten Projekt- oder Aufgaben-Codes getaggt sind, werden nicht automatisch neu verknüpft