Business Central-Schnittstelle v2 einrichten

Überblick

Hauptmerkmale der neuen Schnittstelle

• Schnittstellentyp: In Business Central installierte App
• Business Central wird in der Cloud und lokal unterstützt
• Exportieren
  • Pleo-Ausgaben können als Journalbuchungen und Eingangsrechnungen für Käufe in Business Central exportiert werden
  • Der Export von Kartenausgaben, Eingangsrechnungen, Privatauslagen, Kilometerpauschalen, Rückerstattungen, Privatausgaben und allen anderen Ausgaben wird unterstützt
  • Anhänge für Ausgaben (Belege) werden zusammen mit den Ausgabendaten übertragen
• Tags Sync
  • Dimensionen aus Business Central mit Tags in Pleo importieren und synchronisieren 
  • Sie können auswählen, welche Dimensionswerte als Tags in Pleo angezeigt werden sollen
• Tax Sync
  • Importieren und synchronisieren Sie die MwSt-Einstellungen aus Business Central mit Steuercodes in Pleo
  • Wählen Sie die MwSt-Einstellungen aus, die Sie als Steuercodes in Pleo sehen möchten
• Kontenplan synchronisieren
  • GL- und Bankkonten aus Business Central mit Pleo importieren und synchronisieren
• Händler-Tagging
  • Händler zwischen Pleo und Business Central synchronisieren
  • Ausgaben bei tatsächlichen Händlern in Business Central verbuchen
• Sonstige
  • Multi-Entity-Support: Verbinden Sie jede Pleo-Entität einfach mit einem separaten Unternehmen in Business Central
  • Buchhaltung für geschlossene Buchhaltungszeiträume: Exportieren Sie Ausgaben, die zu geschlossenen Buchhaltungszeiträumen gehören
  • Multi-Währung - aktivieren Sie die Multi-Währung in Pleo und exportieren Sie Ausgaben, die in verschiedenen Währungen bezahlt wurden, nach Business Central

Installation

Verbindung

Konfiguration

Journal- und Kontokonfiguration

Richten Sie im Abschnitt Journal-Setup mehrere Journale in Business Central ein, die von der Schnittstelle verwendet werden:

• Ausgabejournal (erforderlich)
  • Alle Pleo Ausgaben werden in diesem Journal erfasst (außer Eingangsrechnungen und Ausgaben, die bei einem Händler gebucht wurden).
  • Vorlage: Allgemein 

• Eingangsrechnungsjournal (optional)

  • Verwenden Sie es zur Erfassung von Eingangsrechnungen und zur Buchung von Karten-/Privatauslagen bei einem Händler.

  • Vorlage: Kauf

  • Sie können dasselbe Journal verwenden wie im Ausgabenjournal.

• Eingangsrechnungszahlungsjournal (optional)

  • Verwenden Sie es zur Erfassung von Eingangsrechnungen und buchen Sie Karten- und Privatauslagen bei einem Händler.

  • Vorlage: Zahlungen 

  • Sie können dasselbe Journal verwenden wie im Ausgabenjournal.

Im Abschnitt Kontoeinrichtung richten Sie mehrere Konten ein, die von der Schnittstelle verwendet werden:

• Pleo Wallet Konto: um Ausgaben zu verfolgen, die mit Ihren Pleo-Karten getätigt wurden.

  Hinweis: Wenn Sie das Pleo Wallet-Konto als Bankkonto in Business Central führen möchten, setzen Sie den Pleo Wallet-Kontotyp auf „Bankkonto“ und erstellen Sie ein neues Konto

• Pleo Privatauslagen-Konto: um die Privatauslagen der Mitarbeiter zu verfolgen.

  Notiz: Erfahren Sie, wie Sie Business Central Mitarbeiter:innen mit Pleo Nutzer:innen verknüpfen, wenn Sie Privatauslagen und Rückerstattungen auf einen Händler oder einen:eine Mitarbeiter:in in Business Central buchen möchten.

• Pleo Gegenkonto: um Rückerstattungen zu verfolgen, die außerhalb von Pleo vorgenommen wurden.

• Standardhändlerkonto: Dieses Händlerkonto wird bei allen Ausgaben erfasst, wenn in Pleo kein tatsächlicher Händler angegeben wurde. Erforderlich, wenn Sie die Funktionen von Pleo Eingangsrechnungen nutzen möchten und/oder wenn Sie Kartenausgaben einem Händler in Business Central zuordnen möchten.

Kontokonfigurationen

Passen Sie bei Bedarf die Buchhaltungskonfigurationen der Schnittstelle an.

Händler auf Kartenausgaben erfassen

• Deaktiviert (Standard): Kartenausgaben werden als einzelner Journaleintrag im Ausgabejournal erfasst.
• Aktiviert: Kartenausgaben werden bei einem Händler gebucht.
  
  

Gut zu wissen: 

• Wenn Sie diese Konfiguration aktivieren, stellen Sie sicher, dass Sie das Standard-Händlerkonto eingerichtet haben.
• Wenn Eingangsrechnungen für Käufe ebenfalls aktiviert sind, werden Kartenausgaben als Eingangsrechnungen für Käufe in Business Central gebucht.

Eingangsrechnungen für Käufe

• Aktiviert (Standard): Eingangsrechnungen und alle anderen Ausgaben, die bei einem Händler gebucht werden, werden als Eingangsrechnungen für Käufe erfasst.
• Deaktiviert: Alle Ausgaben (einschließlich Eingangsrechnungen) werden als Journalbuchungen erfasst.

Beschreibungsfeld

Bestimmt, was in den Feldern „Beschreibung“ und „Kommentar“ bei exportierten Ausgaben in Business Central erscheint. Um einen Datenpunkt in die Beschreibung hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten
2. Wählen Sie den gewünschten Datenpunkt aus 
3. Klicken Sie auf OK
   
   

Gut zu wissen: Sie können auch benutzerdefinierten Text hinzufügen (verwenden Sie keine [ ] um Ihren Text), der in allen exportierten Ausgaben erscheint.

Lokaler Währungscode

• Automatisch zugewiesen aus der Einstellung für die lokale Währung im Setup von General Ledger.
• Aktualisieren Sie, indem Sie den erforderlichen Währungscode eingeben (nicht empfohlen).

Standard-Händler-Vorlage

Wählen Sie die Händler-Vorlage aus, die für alle in Ihrem Business Central von Pleo erstellten Händler verwendet wird.

Gut zu wissen: Legen Sie diese Konfiguration fest, wenn Sie Händler zwischen Pleo und Business Central synchronisieren möchten.

Steuercodes und Tags

MwSt-Einstellungen mit Pleo-Steuercodes synchronisieren

1. Gehen Sie in Business Central zum Setup für die Pleo-Schnittstelle
2. Rufen Sie die Steuercode-Einrichtung auf
3. Klicken Sie auf Mit Pleo synchronisieren.

Gut zu wissen: 

• Um bestimmte MwSt-Einstellungen nicht als Steuercodes in Pleo zu importieren, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen In Pleo anzeigen und klicken Sie auf Mit Pleo synchronisieren 
• MwSt-Einstellungen, die blockiert sind oder den Typ „Sales & Full Tax“ aufweisen, werden nicht synchronisiert.

Dimensionen mit Pleo-Tags synchronisieren

• Verknüpfen einer Dimension mit bestehenden Tag-Gruppen
  1. Gehen Sie in Business Central zum Setup für die Pleo-Schnittstelle
  2. Klicken Sie auf Tag-Setup
  3. Fügen Sie die Dimensionen aus Business Central hinzu, die Sie mit Pleo synchronisieren möchten
     Hinweis: Die Dimensionen, die bereits als aktive Tag-Gruppen vorhanden sind, sind automatisch vorausgewählt
     
  4. Wählen Sie eine Dimension aus 
  5. Klicken Sie auf OK
  6. Klicken Sie auf Mit Pleo synchronisieren.

• Bearbeiten der Dimensionswerte, die mit Pleo synchronisiert sind
  1. Klicken Sie neben dem Dimensionsfeld auf das Drei-Punkte-Symbol
     
  2. Deaktivieren Sie In Pleo anzeigen für Dimensionswerte, die Sie NICHT als Tags in Pleo haben möchten
  3. Klicken Sie auf Mit Pleo synchronisieren 

Gut zu wissen: 

• Dimensionen sind mit Tag-Gruppen verknüpft
• Dimensionswerte sind mit Tags verknüpft
• Blockierte oder nicht standardmäßige Dimensionswerte können in Pleo nicht sichtbar gemacht werden
• Erfahren Sie, wie Sie Pleo Teams mit einer Dimension aus Business Central verknüpfen, um automatisch Dimensionswerte den Ausgaben zuzuweisen, basierend auf dem ausgewählten Team.

Händler-Tagging

Aktivieren Sie das Händler-Tagging, um die Synchronisierung von Händlern zwischen Business Central und Pleo zu ermöglichen, sowie die Möglichkeit, exportierte Ausgaben auf tatsächliche Händler zu buchen.

1. Gehen Sie in Pleo zu Einstellungen
2. Klicken Sie auf Buchhaltung
3. Wählen Sie Händler:innen taggen aktivieren.
4. Legen Sie den/die allgemeine:n Händler:in fest.
   Notiz: Er sollte mit dem/der Händler:in des Standard-Lieferantenkontos übereinstimmen, das für die Schnittstelle festgelegt wurde

Gut zu wissen: Wenn Sie den Block Händler-Tagging aktivieren nicht sehen:

1. Öffnen Sie in Business Central die Pleo Schnittstellen-Einrichtung
2. Klicken Sie unter Weitere Optionen auf Aktionen
3. Klicken Sie auf Händler jetzt synchronisieren

Gegenkonto

1. Gehen Sie in Pleo zu den Einstellungen
2. Klicken Sie auf Buchhaltung
3. Greifen Sie auf Gegenkonten zu
4. Wählen Sie Ihr Business Central Pleo Wallet-Konto als das Gegenkonto mit Standardwährung aus

Kategorien

1. Gehen Sie in Pleo zu Einstellungen
2. Klicken Sie auf Buchhaltung
3. Wählen Sie Kategorien aus 
4. Kategorien erstellen
5. Für jede Kategorie
   • Wählen Sie die relevante Kontonummer aus
   • Wählen Sie einen Steuercode aus dem Dropdown-Menü

Exportieren Sie eine Ausgabe