Añadir revisores de respaldo

Mantén las aprobaciones de gastos en marcha cuando un revisor no esté disponible. Puedes añadir un revisor de respaldo a una política de aprobación o usar Fuera de la oficina para enviar las aprobaciones de un empleado a un sustituto designado mientras esté ausente.

Elige la opción adecuada:

• Respaldo de políticas de aprobación: Configura un revisor de respaldo para un paso de aprobación específico.
• Cobertura fuera de la oficina: Configura una cobertura temporal para la ausencia de un empleado, de modo que sus aprobaciones de gastos se envíen a un aprobador sustituto.

Antes de empezar

• Necesitas permiso para gestionar las políticas de aprobación o las asignaciones de revisores de empleados. Los empleados pueden registrar su propio estado Fuera de la oficina, pero no asignar un revisor sustituto.
• Elige un aprobador de respaldo o sustituto que tenga el contexto necesario y acceso a la empresa o entidad correctas.
• Para cubrir una política de aprobación, identifica el flujo de trabajo y el paso de aprobación que necesitan un respaldo.
• Comprueba cómo afecta el cambio a los gastos que ya están esperando revisión. No des por hecho que configurar una cobertura reasigna todas las aprobaciones pendientes.

Añadir un revisor de respaldo a una política de aprobación

Esta opción se aplica a las empresas que utilizan aprobaciones avanzadas. Si tu empresa utiliza los Ajustes de revisión existentes, consulta Asignar un revisor temporal.

1. Ve a Ajustes.
2. Abre Políticas de aprobación.
3. Selecciona el flujo de trabajo correspondiente.
4. Abre el paso de aprobación que contiene al revisor principal.
5. Añade un revisor de respaldo.
6. Configura cuándo el revisor de respaldo debe recibir gastos o poder revisarlos.
7. Guarda el flujo de trabajo.

Configura la cobertura de revisión con Fuera de la oficina

Usa Fuera de la oficina para proporcionar cobertura temporal de aprobaciones cuando un empleado esté ausente. Un administrador puede registrar la ausencia del empleado y asignar un aprobador sustituto. Mientras el empleado esté fuera de la oficina, sus aprobaciones de gastos se enviarán a esa persona.

Empleados: registra tu propia ausencia

• Puedes registrar tu estado Fuera de la oficina en Mi cuenta desde la web o la aplicación móvil de Pleo.
• Registrar una ausencia y asignar un aprobador sustituto son acciones independientes. Para organizar la cobertura de aprobaciones, pide a un administrador que revise la asignación de tu aprobador sustituto en la página Equipo.

Administradores: registra una ausencia y asigna un sustituto

En la página Equipo, los administradores pueden gestionar el estado Fuera de la oficina de un empleado y asignar un aprobador sustituto para recibir sus aprobaciones de gastos mientras esté ausente.

Administradores: gestiona ausencias en bloque

Los administradores pueden subir un archivo CSV en la página Equipo para gestionar entradas de Fuera de la oficina en bloque. Comprueba las ausencias registradas y las asignaciones de aprobadores sustitutos después de subir el archivo.

Comprueba la cobertura cuando alguien vuelva

• Respaldo de la política de aprobación: Revisa si el revisor de respaldo debe seguir configurado. Elimina o cambia la cobertura temporal si es necesario.
• Cobertura fuera de la oficina: Comprueba que el estado Fuera de la oficina del empleado refleje su regreso y que las aprobaciones se estén enviando correctamente.
• En cualquiera de las dos opciones, revisa los gastos que sigan esperando revisión y confirma que ninguno esté asignado únicamente a un revisor no previsto.

Información útil

• Configura la cobertura de ausencias antes de las vacaciones previstas siempre que sea posible.
• Haz el cambio más específico que resuelva el problema de la cobertura.
• Evita cambiar condiciones generales del flujo de trabajo para resolver la ausencia de un solo revisor.
• Si están configurados tanto un respaldo de la política de aprobación como un sustituto fuera de la oficina, comprueba quién recibe las aprobaciones en lugar de dar por hecho qué opción tiene prioridad.

Si una aprobación ya está bloqueada

• Confirma el flujo de trabajo, el paso de aprobación activo, el revisor asignado y el estado de la cuenta del revisor.
• Si interviene Fuera de la oficina, comprueba también el estado de ausencia del empleado y la asignación del aprobador sustituto.
• Añade la cobertura adecuada o utiliza el proceso de reasignación compatible. Comprueba el gasto existente por separado para confirmar si su asignación ha cambiado.