Cet article présente :

• Les avantages de la gestion des multi-entités

• Combien coûte la gestion des multi-entités

• Comment bien démarrer

• Comment les admins peuvent passer d’une entité à une autre

• Comment les admins peuvent consulter leurs propres cartes et dépenses

• Ce à quoi ressemblent les multi-entités pour les comptables

• Comment créer une équipe à plusieurs entités

Les avantages de la gestion des multi-entités

• Bénéficiez d’une vue centralisée de vos dépenses professionnelles

Grâce à la gestion des multi-entités, les admins peuvent rapidement voir 1) les sommes d’argent dépensées par les différentes entités et 2) les sommes d’argent restant à chaque entité dans leurs portefeuilles respectifs. Cette fonction est surtout utile pour les équipes de finance qui gèrent les dépenses des entités.

• Créez des équipes avec des employés au sein de différentes entités

Imaginez que la direction marketing de votre organisation est basée au Royaume-Uni (et fait donc partie de votre entité Pleo britannique). Cependant, l’équipe marketing est également répartie dans des bureaux à Berlin et à Copenhague. Grâce aux équipes multi-entités de Pleo, la direction marketing peut examiner toutes les dépenses Pleo relatives au marketing, même si elle est employée par une entité différente.

Combien coûte la gestion des multi-entités

Comme exposé sur notre page « Tarification » :

• Les forfaits Advanced et Beyond incluent un nombre illimité d’entités sans frais supplémentaires.

Si une entreprise active les multi-entités, l’entité parente règle-t-elle une seule facture, ou chaque entité règle-t-elle sa propre facture ? En règle générale, chaque entité est facturée séparément. Ceci dit, veuillez discuter de vos préférences avec votre gestionnaire de compte dédié. Vous ne savez pas qui est votre responsable de la réussite client ? Contactez notre équipe support, elle vous mettra en contact avec la bonne personne.

Comment bien démarrer

Les admins peuvent demander une configuration multi-entités avec l’application Web Pleo. Voici la marche à suivre :

1. Cliquez sur le nom de votre entreprise en haut à droite.

2. a) Pour les admins n’ayant pas encore accès aux multi-entités, cliquez sur « Plus d’entreprises ? » ou sur l’icône Plus :

   
   

   

   b) Pour les admins qui utilisent déjà les multi-entités, mais souhaitent ajouter une autre entité, cliquez sur l’icône Plus :

   
   

   

   c) Pour les admins et les secteurs comptables qui s’occupent également de la comptabilité de leurs clients, mais n’utilisent pas encore les multi-entités pour leur propre entreprise, cliquez sur « Plus d’entreprises ? » ou sur l’icône Plus :

   
   

   

3. Choisissez si vous souhaitez ajouter une nouvelle entité ou la fusionner avec une entité qui possède déjà un compte Pleo.

4. Ajoutez les informations de l’entreprise

5. Votre gestionnaire de compte vous contactera sous trois jours ouvrés pour configurer votre offre tarifaire. En attendant, vous pouvez poursuivre la vérification d’entité.

Comment les admins peuvent passer d’une entité à une autre

Une fois la fonctionnalité activée pour deux entités ou plus, tous les admins des entités concernées pourront facilement passer de l’une à l’autre. Les admins sont les seules personnes qui peuvent avoir un aperçu complet de toutes les entités. Cela signifie également qu’il n’est pas possible de nommer un admin avec accès limité (à, par exemple, une entité unique).

1. Connectez-vous à l’application Web Pleo.

2. Cliquez sur l’entité en haut à gauche.

3. Cliquez sur une autre entité pour changer de vues :
   
   

Comment les admins peuvent consulter leurs propres cartes et dépenses

Même si les admins ont accès à toutes les entités, leur(s) propre(s) carte(s) Pleo et dépenses respectives seront connectées à une seule entité.

• Pour consulter vos propres cartes :

1. Quelle que soit l’entité que vous consultez, cliquez sur votre photo de profil en bas à gauche.

2. Cliquez sur « Mes cartes ».

• Pour consulter vos propres dépenses :

1. Accédez à votre entité « mère » (celle à côté de laquelle se trouve une icône en forme de maison) :

2. Cliquez sur l’onglet Dépenses.

3. Pour consulter uniquement vos dépenses, cliquez sur « Utilisateurs », saisissez votre nom et cliquez sur « Appliquer » :

   
   

   

Ce à quoi ressemblent les multi-entités pour les comptables

Avant de lire cette section, il est important de noter que :

• La vue multi-entités s’applique aux experts-comptables externes, et non aux comptables partenaires.

• Pour bénéficier d’une vue multi-entités, un expert-comptable externe doit recevoir une invitation séparée de la part de chaque entité.

Ce que vous voyez en passant d’une entité à une autre ressemble un peu à ce que voient les admins :

1. Cliquez sur le nom de l’entreprise en haut à gauche.

2. Cliquez sur différentes entités pour passer de l’une à l’autre. Vous pouvez également savoir de quel client vous devez vous occuper sur la base du nombre de reçus et dépenses manquants dans la file d’attente d’exportation :

   
   

   

3. Lorsque plusieurs clients font partie de la même configuration multi-entités, nous les regroupons dans la vue comptable (deux entreprises seront par exemple regroupées sous la section « Une nouvelle organisation » dans la vidéo ci-dessous).

La vue de cet exemple s’adresse à un secteur comptable qui possède son propre compte Pleo en plus d’aider les clients avec le leur :

Comment créer une équipe multi-entités

Vous avez besoin de créer une équipe avec des employés provenant de différentes entités ? Une fois les multi-entités activées, il vous suffit de configurer une équipe comme à votre habitude. Vous recevrez une invite pour confirmer que vous souhaitez que l’équipe soit à multi-entités :

Tout le monde peut faire partie d’une équipe multi-entités et devenir un vérificateur d’une équipe à plusieurs entités, même s’ils ont un rôle de membre du personnel et non d’admin. Un vérificateur peut voir les dépenses d’une équipe multi-entités en utilisant ses identifiants de connexion habituels, sans avoir à faire des allers-retours.